EDIとの併用でスピードアップと
キャパシティアップを実現

導入企業様の声 日本生活協同組合連合会様

食料品を中心にオリジナル商品の開発・卸売を行っている、日本生活協同組合連合会。

EDIと併用して、取引先と会員生協への連絡のために月間11万4,000枚ものFAX送信を行っているが、スピードアップとさらなる処理量の増大に備えて「FNX e-帳票FAXサービス」を導入した。
その目的を果たすとともに、コストダウンも実現した。
事例詳細
本 部 東京都渋谷区渋谷3-29-8 コーププラザ
設 立 1951年3月20日
代表理事会長 本田 英一(ほんだ えいいち)
会員数 319会員(2018年度末)
職員数 1,454人(2018年度末)
ホームページ

https://jccu.coop/

BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介

背景

EDIと併用してメーカーや会員生協へ月間11万4,000枚の帳票をFAX送信。

【図1】DC納品検収結果通知書
日本生活協同組合連合会(以下日生協)は、全国各地に展開する地域生協、職域生協、学校生協など約500の会員生協向けに、食品を中心とした独自のコープ商品を企画開発し、卸売を行っている。
常に消費者の視点に立った商品づくりのコンセプトは「安全性の確保」「品質の確かさ」「低価格の実現」。その実現のために商品検査センターを自ら所有し、全商品の安全性を検査するという徹底ぶりだ。

日生協の業務にはどうしてもFAX送信が必要だ。
コープ商品の生産を担う各メーカーへの発注業務は、EDIを利用して行っているが、1割弱はEDIに対応できていない。そういったメーカーに向けては、発注書をFAXで送信する必要がある。 取扱い総数が多いため、1割弱といっても、発注書だけで月間に約7,000枚ものFAX送信を行う必要がある。
他にも、物流センターに商品が納品された時点でメーカーへ送信するDC(ディストリビューションセンター=物流センター)検収結果通知書【図1】や、全国の生協で週1回発行される商品チラシに掲載予定の商品を生産計画のために予めメーカーへ伝える共同購入・店舗企画案内書【図2】など、様々な帳票をFAX送信している。
その送信枚数の合計は月間で約11万4,000枚にもなる。

課題

鮮度が命の日配品発注のために送信スピードの向上が必須。

日生協では従来、FAX送信業務には他社のFAX送信サービスを利用していた。しかしスピードとボリューム増への対応に不安をもっていた。
特に課題となったのが、「生産支援情報」という帳票のFAX送信。これは、メーカーで毎日生産・配送される牛乳やヨーグルト、納豆や惣菜などの日配品の発注に欠かせないものだ。賞味期限の短いこれらの商品は当日発注が基本。

日生協では、全国の会員生協から受注した時点で、すぐに生産支援情報としてメーカーにFAX送信。メーカーは、この帳票を元にその日のうちに生産する量を決定する。メーカーへは午後2時頃までに生産支援情報をFAX送信する必要があり、送信が30分遅れるだけでも生産に支障が出てしまう可能性がある。しかし午後2時は、ほかのFAX送信業務も集中するため、データの滞留が発生し送信完了まで1時間以上かかることもあった。

また2005年から、業務効率化のため他の事業連合の発注書送信業務を受託していたため、FAX送信枚数は増大。スピードと処理能力に限界を感じ、他のサービスを検討することにした。

選定のPOINT

実績・信頼性と送信管理機能が決め手。

自社で FAXサーバを構築した場合、1,000社以上の取引先に、様々な帳票をアト・ランダムに送信するためには、大がかりなシステムが必要になる。それでは運用・管理コストがかかり過ぎ、現実的ではなかった。
日生協のFAX送信業務において、ASPサービスの利用は必然の選択だった。

新システムの構築にあたっては、ネクスウェイ以外の類似サービスも合わせて検討した。他社のサービスはEDIの付随サービスという扱いで、FAX送信には力点を置いていないような印象を受けた。

ネクスウェイはFAXに特化したサービスで、リクルート時代からの実績もあり、スピードやボリューム増に対応できると感じた。また、当時他社にはなかった、送信後の送信結果を照会できたり、不達の再送が簡単にできるサービスも、ネクスウェイを選んだ理由だった。

BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介

導入後の効果

送信能力の高さで遅延送信を排除。再送信の容易さもユーザーに好評。

生協では、2006年9月から「FNX e-帳票FAXサービス」の運用を開始した。
通常、新たなサービス導入時は事前に、現場のユーザー向け勉強会を開き、運用方法をマスターした上で実稼働を迎える場合が多い。
ところが「FNX e-帳票FAXサービス」では、導入前とほとんど作業手順が変わらないことに加え、操作の容易さで誰もがすぐに使いこなせたため、現場のユーザーへの操作説明会などは一切行う必要はなかった。

また、再送信などのイレギュラーな作業の手間が省けるようになったため、ユーザーからの機能に関しての評価も非常に高い。
「FNX e-帳票FAXサービス」は、送信管理機能として「FNXnavi II」を提供している。これは、FAX送信後に送信状況や送信原稿の確認、不達宛先への再送信といった作業をPCのWeb画面上から簡単に行うことができる機能だ。ユーザーごとにログインIDを持つことができるため、送信したFAXが未達であれば、ユーザーが自分で再送信処理を実行することができる。
日生協では、以前、不達を検知して再送や転送をするためには依頼書の提出が必要だったため、タイムラグが発生していたが、今では、ユーザーがWeb画面上で簡単に再送や転送を行うことができるので、業務スピードが向上して、結果ユーザーからの評価が高くなった。
事実、利用開始後にユーザーへ行った満足度アンケートでは、5点満点中平均4.5点という高い評価を得た。

日生協の帳票の中で共同購入・店舗企画案内書などは、情報量が多く、繰り返し回数の不定な明細行があるなど、レイアウトが複雑だ。現行の帳票レイアウトを変えずに移行できるか、不安があったが、ネクスウェイ側で柔軟に対応したため、全く問題なく帳票を作成することができた。

現在では、前述したDC検収結果通知書や共同購入・店舗企画案内書、生産支援情報、発注書の他に在庫数確認書、会員別納品書など、10種類もの帳票のFAX送信を全て「FNX e-帳票FAXサービス」で行っている。課題だった送信スピードの向上も実現し、日配品の生産支援情報の送信も遅れることがなくなった。

従来利用していたサービスは、1時間あたりの処理枚数が300枚程度だったが、「FNX e-帳票FAXサービス」は高い処理能力があるため安心だ。さらにトータルの運用コストもほぼ半額に抑えられたという。

導入の成功要因

増大するFAX送信量にも対応。システム共同化にも明るい見通し。

日生協は、組合員へより高い満足を提供していくという“2010年ビジョン”に取り組んでいる。その中で、会員生協や各事業連合とのシステム共同化を行い業務の効率化とコストダウンを図るという構想もあり、実現に向けて動き始めている。 すでに日生協では、システム共同化の先駆けとして他の事業連合の発注書のFAX送信代行を行っているが、今後その受託量は今の数倍になることが予想される。しかし、「FNX e-帳票FAXサービス」なら、信頼性に全く不安は感じていないという。

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