業務の効率化や通信料、紙の使用量などのコスト削減のみならず在宅勤務しやすい環境づくりにも一役買ったFAXの電子化。既存の設備を活かし、スモールスタートできるのも魅力だった。
発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたという。顧客価値向上に全社で取り組んでいるなか、どうにかこのFAX処理を効率化できないものかと悩んでいた。そんなときに出会ったのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」だった。「導入の効果は非常に大きく、当支店での成果をもとに、今後、全社的な導入を推進していく予定です」と話すのは、北関東支店の東氏と森井氏。今回はこの2人に、FAX電子化による変化について話を聞いた。
ひとつの部門だけで1ヶ月に届く発注書は約1500枚。ファイリングだけで毎月40時間のロスが生じていた。YKアクロス株式会社様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。
1日あたり200〜300枚届くFAXの仕分けに40分〜1時間半もの時間がかかっていた。「『FNX e-受信FAXサービス』を導入したことで、受注処理や問い合わせ対応といった業務のクオリティーが格段に向上しました」
1日に100枚弱も届くFAXを複合機へ取りに行くのに余計な時間がかかっていた。こうした課題を解決するために、ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入。発注書の仕分けも画面上で簡単に操作できるため、1日あたり約20分の時間削減につなげている。また、発注書がすべてデータ管理になり、保管場所を用意する必要がなくなった。また、3ヶ月で25,000枚分ものペーパーレスにつながった。
1日最大500枚を超えて受信するFAXに移動、仕分け、後から探す… 膨大な工数が割かれていた。こうした課題を解決するために、ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入、大幅な業務効率の向上を実現し、受発注業務の拠点フォロー体制構築の糸口も発見した。
営業担当者1人当たり1日100枚弱のFAXが届き 仕分けや処理に多大な手間がかかっていた。こうした課題を解決するために、同社はネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入、営業担当者と事務スタッフの業務を大幅に改善し、顧客満足度の向上までを実現した。
東京ダイヤモンド工具製作所では、注文書がFAXで送られてきており、仕分けや内容の確認・対応に営業担当者と事務スタッフの多くの時間が割かれる状況が続いていた。こうした課題を解決するために、ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入、営業担当者および事務スタッフの業務効率化を実現すると共に、働き方改革に繋げることにも成功した。
