BtoB取引の帳票業務効率化
導入事例
FAX送信、FAX受信、帳票配信などの業務改善事例
BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介
BtoB取引のFAX・帳票業務カイゼン
20社の導入事例集
紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようになっただけでなく、受発注FAXの100%ペーパーレス化も実現。さらに、脱手書きや送受信履歴の追跡で顧客とのコミュニケーションもスムーズになったという。
業務の効率化や通信料、紙の使用量などのコスト削減のみならず在宅勤務しやすい環境づくりにも一役買ったFAXの電子化。既存の設備を活かし、スモールスタートできるのも魅力だった。
発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。顧客価値向上に全社で取り組んでいるなか、どうにかこのFAX処理を効率化できないものかと悩んでいた。そんなときに出会ったのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」だった。「導入の効果は非常に大きく、当支店での成果をもとに、今後、全社的な導入を推進していく予定です」と話すのは、北関東支店の東氏と森井氏。今回はこの2人に、FAX電子化による変化について話を聞いた。
ひとつの部門だけで1ヶ月に届く発注書は約1500枚。ファイリングだけで毎月40時間のロスが生じていた。YKアクロス株式会社様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。
1日に100枚弱も届くFAXを複合機へ取りに行くのに余計な時間がかかっていた。こうした課題を解決するために、ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入。発注書の仕分けも画面上で簡単に操作できるため、1日あたり約20分の時間削減につなげている。また、発注書がすべてデータ管理になり、保管場所を用意する必要がなくなった。また、3ヶ月で25,000枚分ものペーパーレスにつながった。
営業担当者1人当たり1日100枚弱のFAXが届き 仕分けや処理に多大な手間がかかっていた。こうした課題を解決するために、同社はネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入、営業担当者と事務スタッフの業務を大幅に改善し、顧客満足度の向上までを実現した。
1日あたり200〜300枚届くFAXの仕分けに40分〜1時間半もの時間がかかっていた。「『FNX e-受信FAXサービス』を導入したことで、受注処理や問い合わせ対応といった業務のクオリティーが格段に向上しました」
1日最大500枚を超えて受信するFAXに移動、仕分け、後から探す… 膨大な工数が割かれていた。こうした課題を解決するために、ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入、大幅な業務効率の向上を実現し、受発注業務の拠点フォロー体制構築の糸口も発見した。
FAXで送られてくる注文書の仕分けや内容の確認・対応に多くの時間が割かれる状況が続いていた。こうした課題を解決するために、ネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス』を導入、営業担当者および事務スタッフの業務効率化を実現すると共に、働き方改革に繋げることにも成功した。
利用していた通信ハードウェアのバージョンが販売終了となり、替えがきかない状況に。また、新バージョンへの切り替えには多額の費用が必要だった。課題解決のために同社が選んだ『FNX e-帳票FAXサービス』導入という選択の背景、そしてその効果について詳しく聞いた。
トナミ運輸株式会社では顧客や協力会社とのやりとりに、EDIやメール、FAXなどを用いているが、従来のFAX配信の体制に不安を感じていたという。「『FNX e-帳票FAXサービスを導入して、業務効率化やコスト削減、そして会社の成長促進を実現できた」今回は同社がFAXの見直しで変わった現状と未来について詳しく聞いた。
貴重なマンパワーの効果的活用と顧客満足度の向上、その両方を実現し“企業全体のブランディング”に貢献。ワークウェアの製造・販売を手がけ、顧客目線で革新的な商品を数多くリリースしてきた株式会社バートル。顧客からの受注を受け、納期回答や欠品連絡をする際にFAXを使用。繁忙期には1ヶ月で5,000～6,000件ものFAXを送り、その所要時間は1日あたり750分にも上る。送信作業にマンパワーを割かれるだけでなく、迅速な対応がかなわず、顧客満足度の低下を感じていた。
これまで航空会社や海運会社へ配送依頼をFAX送信するために利用していた帳票サーバのリースアップに伴い、従来のサーバ環境をクラウドへと移行、FAX送信の新たな仕組みとして、ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスを採用した。これにより同社は5年間で400万円以上のコスト削減と、不達再送時の負荷軽減という大きな2つの効果をもたらした。
株式会社ノーリツでは、提供する商品の幅が拡大するにつれ、同社では新たな課題も見えてきた。「住宅設備機器は工事が伴い、販路なども複雑で、それに合わせ、商品ごとに業務システムを構築してきましたが、システムが複雑になり、運用に大きな負荷がかかっていました。」基幹系システムは26システムにも及んでいた。そこで、同社ではシステムの集約を目指し、基幹系全体の見直しに着手することになった。
コクヨS&T株式会社（現コクヨ株式会社）様の帳票データを配信するクラウドサービス「@Tovas（あっととばす）」。 配信手段の１つであるFAX送信機能でFNX e-帳票FAXサービスと連携いただいています。 お客様に提供するサービスの一部としてのFAX配信サービスとして重視している点と、FNX e-帳票FAXサービスの評価についてお聞きしました。
手作業で請求書発行の業務を行っており、経理担当の業務負荷が大きくなっていた。同社ではこの課題を解決するべく、ネクスウェイの『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入。請求書発行の作業時間を約4分の1に短縮。さらに導入から4カ月足らずで請求書のWEB化率9割を達成。
業務用食品卸売業の尾家産業株式会社様では、取引先の数が多いことに加え、請求書1件あたりの分量も膨大なため、紙ベースでの運用には多大なコストが掛かっていた。同社ではこの課題を解決するべく、2020年にネクスウェイの『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入。請求書のWEB化を推進し、運用開始から3ヶ月程で約50％のコスト削減に成功した。
請求書発行を手作業で行うことで生じるスタッフの負担やコスト、そして顧客からの信頼を失いかねない誤発送リスクに課題があった中央化学株式会社。ネクスウェイの『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入することで、請求書発行にかかるコストを50％削減し、即日発行が可能に。さらには組織の体制強化にもつながった請求書WEB化の取り組みをご紹介します。
毎日行う請求書発行フローはそのままに月40％のコスト削減。“コスト倍増のピンチ”をコスト削減、WEB化推進のチャンスに変えた。
納品書発行のスピードと膨大な作業時間が課題、総コストは年間1億円弱にも達していた因幡電機産業株式会社。ネクスウェイの『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入することで、電子化で納品書発行が格段にスピードアップ。発送業務に充てる人員を10分の1に削減することに成功。全社的なペーパーレス化推進を牽引する取り組みに
レガシーマイグレーションが叫ばれるようになって久しくなるが、いまだに多くの企業でホストシステムが残っている。そのような中、オープン化への切り出しとして効果的とされているのがEDIだ。運用負荷の軽減やコスト削減が可能となる。エバラ食品工業とエバラ物流では、インテックの「EINS/EDI-Hub Nex」アウトソーシングサービスを採用し、転送時間の大幅なスピード化と信頼性の向上、そして煩雑なモデム/TAの取り扱いから解放された。インテック採用の決め手は、ファイネット*1の運営や食品業界での実績にあると語る。
EOSからEDIへ。市場の拡大や技術の進化によって、受発注業務は電子化が進められてきた。このような変化と進化を、身をもって体験してきたのがブラザー販売株式会社である。同社では1990年に大手スーパー相手にいち早くEOSを構築。2003年には主要顧客10社とのEDI化を推進、基幹システムのSAPとのデータ連携も実現している。2008年にはパッケージで対応していたEDIをASPサービスに変更、2012年には自社で手作業で対応していたWeb-EDIもアウトソーシングし、情報通信機器事業ではほとんどの受発注業務の自動化を成功させた。これら一連のEDI化の推進を支援してきたのがインテックである。
「アウトソースして、 情報システム部員としての本業に打ち込めるようになりました」 ハードウェア障害への対応、モデム生産中止への準備、Web-EDIへの手動対応……。EDIは卸商社にとって大動脈となるシステムだが、情報システム部員には極めて運用負荷の大きな業務だった。そこで日用雑貨卸売大手である株式会社あらたのとった解決策が、株式会社インテックの提供するクラウド型EDIサービス「EINS/EDI-Hub Nex（以下EDI-Hub Nex）」の採用だった。
クラウド型 EDIサービスの利用でサービスレベルが向上 理想の運用を維持しつつ確実なコスト削減を実現。日配品とは、日持ちのしない冷蔵が必要食品のことを指す。具体的には、乳製品、畜産加工品、チルド飲料、漬物、練物、生麺類、生菓子などである。製造後の販売可能期間が短いため、毎日発注され毎日納品される。流通業者には受注～納品までスピーディーな対応が求められる。これら日配品の受発注の仕組みを日本水産株式会社では、オンプレミス（自社構築型）のEDIサーバから株式会社インテックの提供するクラウド型EDIサービス「EINS/EDI-Hub Nex（以下、EDI-Hub Nex）」に切り替えた。
株式会社ワコールでは、グループ会社の株式会社ルシアンと共に、株式会社インテックが提供するクラウド型EDIサービス「EINS/EDI-Hub Nex（以下EDI-Hub Nex）」を導入した。
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