納‌期‌回‌答‌な‌ど‌FAX‌送‌信‌の
‌所‌要‌時‌間‌を‌従‌来‌の‌0.4‌％‌に‌削‌減‌！
貴‌重‌な‌マ‌ン‌パ‌ワー‌の‌効‌果‌的‌活‌用‌と
‌顧‌客‌満‌足‌度‌の‌向‌上を‌実‌現‌

浅井　私たち株式会社バートルは、ワークウェアの企画・製造・販売を行っています。製品をつくるうえで重視していることのひとつが、デザイン性。実際にお客様からは「バートルのワークウェアはおしゃれだね」と褒めていただくことが多いです。
しかし、当社のこだわりはデザインだけではありません。高機能であることや、素材選びも同じように大切にしています。具体的には、暑い季節や場所での作業に適した“ファン”付きウェアの『air craft（エアークラフト）』シリーズや、JIS規格適合の帯電防止素材を採用したワークウェアなどがわかりやすい例でしょう。他にも細かいところでいうと、ペンポケットの位置をミリ単位で調整するなど、ウェアを着て働くお客様のことをしっかりと見据えたものづくりを徹底しています。

村上　そのため、営業スタッフを筆頭に、常にお客様の声に耳を傾けることを忘れません。そして、その声を商品開発・改良に活かそうと試行錯誤する。そうやって今日まで成長してきました。

浅井　妥協なき“ものづくり”への情熱がバートルプライドです。

浅井　FAXは当社の業務になくてはならないツールです。
海外を含めた仕入先からの入荷明細、銀行からの入金明細や、何より顧客からの発注を受け取るのにも使用しています。発注時には、数字など口頭でのやりとりが適さない情報を扱いますが、FAXは言葉だけでは可視化できない情報が紙ベースの証憑として残るので、電話と同等、いやそれ以上に重要な存在かもしれません。
具体的な割合を見ても一目瞭然で、注文全体の65〜70％がFAXです。次いで25〜30％がWEB発注、約3％が電話、残りがEDIとなっています。

佐々田　それから、納期回答や欠品連絡にもFAXを使用していますよね。バートル様では注文が入ると、まずは基幹システムに受注情報を入力し、そこから受注残のみを抽出したうえで、納期回答もしくは欠品連絡を顧客にFAXで送っています。

村上　この納期回答や欠品連絡をお送りする業務を私が担当しているのですが、とにかく膨大な時間がかかっていました。

浅井　繁忙期には、1日に約300件、1ヶ月で5,000〜6,000件ものFAXを送りますから。

浅井　はい、FAX送信にマンパワーをとられてしまうことは課題のひとつでした。本来ならば他の業務、特に人にしかできない生産性のある仕事をやってほしいと考えていました。

出原　e-帳票FAXサービスの導入以前、バートル様ではオンプレのFAXサーバを用いてFAX送信を行っていましたが、FAX回線は1本のみでした。稼働開始後、5年程は問題なかったのですが、バートル様の売上急拡大に比例し、FAX送信量も増加し、従来の設備では耐えきれなくなっていました。

村上　送るべきFAXの全件をスムーズに送信できるわけではなく、正常に送れているか、FAXから目が離せなかったです。ちょっと目を離したすきに送信エラーが起こって送信が止まっていることもしょっちゅうでした。このような送達精度の低さをカバーするために、本来やらなくていいような余分な作業も発生していました。
それに、そうやって少しの遅延が積み重なると、全体のスケジュールに大きな影響が出てきます。本当は一刻も早くお客様に納期回答したいのに、それがなかなか叶わず、歯がゆい思いをしました。特に、e-帳票FAXサービスに切り替える直前などは、納期回答の遅れによる問い合わせが多くなっていて、場合によってはクレームをいただいてしまうこともありました。

浅井　そうやって受注時の納期回答などの対応が遅れると、顧客満足度も低下してしまいますよね。先ほどお話ししたマンパワーを割かれてしまうこともそうですが、何より顧客からの信頼を維持するために、システムを見直さなければならないと思いました。

佐々田　最初は、既存のFAXサーバのFAX回線数を増やすことを検討しました。
しかし、バートル様は6年間で売上を4倍に伸ばしている成長中の企業。今後の成長曲線を考えると、システムを変えずに補強するだけでは、近い将来また同じ状態になることが目に見えていました。
そこで色々と調べるなかで、たどり着いた答えが、ネクスウェイのFAX送信ASPサービスである「e-帳票FAXサービス」でした。

佐々田　大量のFAXをスムーズかつスピーディーに送信できることが一番の魅力でした。
FAX送信スピードはバートル様が感じられていた課題の一つでしたからね。基幹システムからテキスト連携を行い、e-帳票FAXサービス側で画像変換をしてもらえる点もよかったです。サーバ処理時間が削減され、スピード改善の一つの要因になりました。
また、WEB上で送信結果を確認できるなど基本機能が充実している点も、とても魅力的でした。他社のサービスではWEB画面は弊社で作り込みが必要と言われていましたからね。

浅井　競合他社のサービスとも比較しましたが、正直なところ、ネクスウェイの説明が一番わかりやすかった。
他の企業が“自分たちができること”を一方的にアピールしてくるのに対し、ネクスウェイは“バートルがやりたいこと”をベースに話をしてくれました。だから、製品の説明だけするのではなくて、当社の業務について熱心に耳を傾けてくれて、とてもうれしかったし、ぜひ任せたいと思いましたね。

佐々田　この機会に、より顧客にわかりやすい形にしようということで、これまで1パターンだった帳票を複数のパターンに分けたり、レイアウトを大きく変更したりしました。その調整には時間がかかりましたね。

浅井　時間をかけて丁寧に検討した分、帳票の変更に伴う顧客からの問い合わせは今のところありません。

村上　私は実際にe-帳票FAXサービスを使っていますが、操作で戸惑ったこともありませんでしたよ。非常にスムーズに切り替えができたと感じています。

浅井　これまではFAX送信に1日あたり750分を費やしていたのですが、なんとそれがわずか3分になりました。割合でいうと、従来の0.4％です。
e-帳票FAXサービスの導入以外にも、ここ数年間のうちに別分野のさまざまなシステムを新しくしてきましたが、これほどの感動はなかった。初めて利用したその日の朝一に、ネクスウェイの担当営業さんに電話しましたよ。「これはすごい」って。

村上　私も「感動した」の一言に尽きます。あんなに長い時間かかっていた作業が、瞬きする間に終わってしまったのですから。
e-帳票FAXサービス導入後は、納期回答がスピーディーにできるようになり、発注の変更要望への対応や欠品中のものについては代替サイズや品番を提案できるようになるなど、当社にとっても顧客にとってもメリットがあると感じています。

出原　「連絡が早くなったね」と顧客にも喜んでいただいているそうです。もっと早く出会いたかったと心から思いましたね。

浅井　もしかしたらこのタイミングだからよかったのかもしれません。事業が急成長した今、私たちは改めて顧客満足について考えるステージにあります。だからこそ、システムの見直しの必要性を痛感していました。

大崎　e-帳票FAXサービスに巡り会えて、またさらに弊社の事業がいい方向に進み始めています。本当にありがたいですね。

佐々田　サポートがしっかりしていて、こちらが質問すればいつも丁寧に回答してくれるので、信頼していますよ。レスポンスもスピーディーで、当日か翌日にはいつも連絡をもらっています。
あとは、導入前に先ほどお話しした帳票の調整で予定より時間がかかってしまったのですが、急かすことなく待ってくれたのもありがたかったです。

出原　e-帳票FAXサービスを選んだ最終的な決め手は、営業担当の方の人柄でしたよ。もちろん性能やアフターフォローの体制もチェックしましたが、最後は“人”だと思っていますから。

浅井　e-帳票FAXサービスを導入したことで、貴重な人員を最大限に活かすためにはどうするかということを考えるきっかけになりました。FAX送信以外にも、人が介在しなければならない業務はまだたくさんあります。今回の学びを活かして、あらゆる業務について今のやり方が本当にベストなのかを再考し、抜本的な改革に取り組めればと思っています。
それはもはや、業務効率化という単純なものではなく、会社の形や未来を考えること。そんな重要なミッションを、またアクトシステムズ、ネクスウェイとタッグを組んでクリアしていければと思いますね。

大崎　当社とアクトシステムズにネクスウェイ、こうやって3社が協力して成果を出せたことは、私たちにとって励みになりました。事業の未来を考えるうえで、可能性が開けたと感じられたからです。
いくら商品のブランディングがうまくいっても、それだけでは会社は発展できない。システム的なことを含めて、バートルという組織全体のブランディングをしなければならないと考えています。今回、ネクスウェイがそれを手助けしてくれました。
私たちは、“自分たちがなりたいカタチ”を目指して、まだまだ前進していきます。ネクスウェイには強力なサポーターとして、ぜひまた力を貸してほしいですね。


※記載している会社名、製品名はそれぞれの会社の商標もしくは登録商標です。掲載内容は2019年8月現在のものです。