FAX送信に1日あたり最大750分。
マンパワーを割かれるだけでなく、顧客満足度低下の懸念にも。
――御社の業務フローのなかで、FAXはどのような役割を果たしていますか?
浅井 FAXは当社の業務になくてはならないツールです。
海外を含めた仕入先からの入荷明細、銀行からの入金明細や、何より顧客からの発注を受け取るのにも使用しています。発注時には、数字など口頭でのやりとりが適さない情報を扱いますが、FAXは言葉だけでは可視化できない情報が紙ベースの証憑として残るので、電話と同等、いやそれ以上に重要な存在かもしれません。
具体的な割合を見ても一目瞭然で、注文全体の65〜70%がFAXです。次いで25〜30%がWEB発注、約3%が電話、残りがEDIとなっています。
佐々田 それから、納期回答や欠品連絡にもFAXを使用していますよね。バートル様では注文が入ると、まずは基幹システムに受注情報を入力し、そこから受注残のみを抽出したうえで、納期回答もしくは欠品連絡を顧客にFAXで送っています。
村上 この納期回答や欠品連絡をお送りする業務を私が担当しているのですが、とにかく膨大な時間がかかっていました。
浅井 繁忙期には、1日に約300件、1ヶ月で5,000〜6,000件ものFAXを送りますから。