オンプレのFAXサーバーから
クラウド型FAX配信サービスに移行
業務効率化やコスト削減の実現はもちろん、
アウトソーシング推進のトリガーに

　トナミ運輸株式会社は、トラックによる荷物の運送を基幹事業とし、倉庫事業、引越事業、航空国際事業など色々な事業を手広く展開している、総合物流企業だ。
近年広く知られるようになった3PL、いわゆるサードパーティー・ロジスティクス（商品の保管や管理、運送など物流に関するあらゆる業務を企業からまとめて受託、改善提案なども行う）にいち早く注力してきた、運送業界大手の企業だ。そのノウハウを活かした物流システムの開発や車両整備事業も展開しており、さまざまなサービスを通じて、大企業から個人まで数多くの顧客に貢献している。

　そんな同社の事業規模を伺え知れるひとつの指標が、顧客や協力会社に送られるFAXの枚数だ。運賃報告や発注書など、FAXで送る各種帳票の合計枚数は、なんと毎月7万枚にも上るという。

　顧客とのコミュニケーションにおけるFAXの役割について、山下氏は次のように話す。
「出荷連絡や運賃報告など、顧客や協力会社への通知はEDIやメール、FAXで対応しています。最近では、メール通知を選ばれるケースも多いですが、連絡頻度が多いことや視認性の高さもあり、FAXでの通知を選ばれるケースも依然として多いです。そのため、当社にとってFAXは非常に重要なコミュニケーションツールになっています。FAX配信の品質を改善することは、サービスレベルの向上に直結すると考えていました」。

　同社はこれまで、東京と大阪、そして本社がある富山にFAXサーバーを設置し、運用していた。これはBCPや負荷分散などのメリットなどを考えての選択だった。

　しかし、事業規模の拡大に伴うFAX送信量の増加によって、予想以上にFAXサーバーの負荷が大きくなり処理能力が足りなくなったこと、また、日々の機器管理の工数などに悩まされていたと山下氏は語る。
「従来のFAXサーバーは、システムの老朽化が進み、エラー発生リスクが高まっていました。万が一、重大な障害が発生してFAX配信が遅延すれば、荷主や協力会社に多大な迷惑をかけることになりますので、FAXシステムのあり方を見直すことは急務でした」。

　そんな課題を解決すべく、同社が選択したのがFAX配信システムのクラウド化だ。

　選定の理由について、山下氏は以下のように話してくれた。
「最初はFAXサーバーのリプレイスを検討しました。しかし、初期費用が大きくなること、日々の管理や障害が起きたときの対応を自分たちでやることの負荷がネックと感じていました。そこで、外部のサービスを利用することを考え始めました」。

　そこで同社が目をつけたのが、ネクスウェイの『e-帳票FAXサービス』だ。山下氏は、同サービスに着目した理由について以下のように話す。
「クラウド型のFAX配信サービスをいくつか比較しました。そのなかで『e-帳票FAXサービス』は、耐障害を十分に考慮した信頼性の高いサービスであるという点、また長年大きな障害が発生しておらず安定運用しているという実績がある点が、選定時の考慮ポイントになりました。出荷連絡や運賃報告など、商取引上重要な帳票を送るため、安定稼働できるシステム基盤とフォロー体制は必須でした」。

　『e-帳票FAXサービス』導入後の変化について、「すぐに効果を実感できた」と山下氏は教えてくれた。

「まず、FAXの送信速度が格段に速くなりました。これまでは1日に数時間とかかっていたのが、ものの数十分にまで短縮できています。
また、リトライ送信の回数を細かく設定できるようになって、結果として、エラーで再送信が必要になる割合が減少しましたね。しかも、エラーが起きたときはその理由を詳細に分析できるので、その後の対応の手間を軽減でき、従来よりもスピーディーに対応できるようになりました」。

　また同社では、自社でシステム構築を行った場合と『e-帳票FAXサービス』を利用した場合とを比較して、今後5年間でどれだけコストに差が出るのかを算出したという。

　結果は、『e-帳票FAXサービス』を利用した場合のほうが、5年間で約15％のコストカットになることがわかった。
なお、これにはサーバー管理やトラブル処理にあたるスタッフの人件費は含まれていないというから、視野を広げて考えればその差はさらに大きくなるだろう。

　さらに北川氏は、『e-帳票FAXサービス』が優れているポイントは、処理スピードの向上や費用といった導入効果だけではないと話してくれた。
「『e-帳票FAXサービス』を選んでよかったと思うもうひとつの理由は、アフターフォローのクオリティーの高さですね。私たちの問い合わせにいつも迅速かつ親切に応じてくれて、とても印象がいい。もちろん回答は丁寧でわかりやすく、おかげで導入時から今まで、大きなトラブルはありません。現場からの問い合わせもほぼゼロです」。

　最後に横山氏は、今回FAXシステムの見直しに成功したことを次のように評価し、ネクスウェイへの期待を語った。
「実は、当社が大規模な業務のアウトソーシングを実践したのはこれが初めてでした。事業をさらに成長させていくためには、外部に出せる仕事はどんどん任せていきたいと考えており、『e-帳票FAXサービス』導入は最高の一歩になりました。
今回、ネクスウェイとはいい協力関係を築けましたから、今後他の領域でもぜひサポートをお願いしたいです。より頼もしいパートナーになってくれることを期待しています」。