190万円のコスト削減、ハードトラブルからの解放、各拠点の情報集約。
クラウド型FAX送信サービスへの切り替えで
会社は新たなステージへ

　九州全域と山口県を中心に、外食、中食産業の顧客に対して業務用食品の卸業を展開する岩田産業株式會社。食品のほか、酒類や青果の卸、ピザ宅配までを手がける岩田産業グループの中核を担う企業だ。近年は、年々ニーズが高まっているメディカル領域にも積極的に進出し、病院や介護施設の給食事業にも寄与している。

　また、同社の取り組みで注目したいポイントは、“IT化の推進”にもある。
1年ほど前からRPAを導入し、商品の登録作業をはじめ約10の業務をロボット化。さらに現在は、Chatbotの開発も計画している。業務の効率化やサービスのクオリティー向上を目指し、今後もさらなるIT化に注力していくという。


　そんな同社が2020年6月に導入したのが、ネクスウェイのクラウド型の帳票FAX送信サービス『FNX e-帳票FAXサービス（以下『e-帳票』）』だ。現在、FAXによる商品の発注は、基本的にすべて本システムで行っているという。

　森山氏は『e-帳票』の導入について「コストカットを実現するだけでなく、よりスピーディーかつ確実なFAX送信ができるようになった」と話す。

　

　実は同社では、『e-帳票』を導入する以前からFAXの自動化を実践していた。しかし森山氏によると、従来のシステムには複数の課題があったそうだ。

「当時は各拠点に通信ハードウェアを設置するタイプのシステムを利用していました。しかし、利用していたバージョンが販売終了になり、もしハードが壊れてしまったら買い替えができない状態になっていました。つまり、同じシステムを使い続けるには、全拠点分のハードを新たに購入しなおす必要がありました。ハードの費用は1拠点あたり30万円を超えるため、グループ会社を含めると20拠点に上る当社の場合、600万円以上の投資になります」。

　また、課題は費用だけにとどまらない。旧システムではFAX回線を増やすことができず、全てのFAX送達には長い時間がかかっていた。
　さらに、発注担当者が休みのタイミングなどには、ハードの電源を入れ忘れたまま発注書のFAX送信指示を行い、翌日に必要な商品が入荷されないなどのヒューマンエラーも生じていたという。

　こうした状況を受け、ハードの要らないクラウド型のFAX送信サービスの検討に至った。


　選定にあたっては、上記の課題を解決することに加え、さらに条件を追加したと山田氏は話してくれた。

「せっかく新しいサービスを導入するなら、今後を見据えてよりよい環境づくりができるものを選びたいと考えていました。
　そのための条件のひとつは、各拠点の情報を1箇所に集約できること。
これまでは各拠点に通信ハードウェアがありましたが、これをひとつにまとめて管理したいとずっと考えていました。

　そしてもうひとつの条件は、汎用性が高いこと。
実は、FAXの“受信”は2年ほど前にサーバーリプレイスをしたばかりですが、ゆくゆくはそちらもクラウドサービスに切り替えたいと思っています。

　こうした条件も追加して選考を進めた結果、たどり着いたのが『e-帳票』でした。大量の回線数があってタイムリーに送信できるのはもちろん、クラウド上に情報を集約でき、ハードも一切不要。ネクスウェイはFAX受信の電子化や請求書発行のアウトソーシングにも対応していて、これなら長い目で見てもいいパートナーになってくれるだろうと思いました」。

　森山氏と山田氏は「『e-帳票』の導入は極めてスムーズに進んだ」と口を揃える。

「機能的にも価格的にも懸念点はなかったので、決裁はすぐに下りました。運用をスタートするにあたってもトラブルはなく、現在に至るまでシステム切り替えに対する不満の声ひとつ上がっていません。現場にしっかり根づいていると感じています」。

　とはいえ、『e-帳票』がすんなり受け入れられた理由は、その利便性や簡単な操作性だけではない。
同社では、『e-帳票』の導入に際して使い方を全社員にアナウンスし、グループ会社を含む各拠点の発注業務担当者約30名に対し、WEB会議ツールを活用したデモ/説明会を実施。マニュアルを共有しつつ、操作手順などを丁寧にレクチャーしたという。

　森山氏は、デモ/説明会で済ませられるのも『e-帳票』を選んだメリットだったと振り返る。
「従来のシステムと違ってハードの準備がいらないので、現地に赴いて設置や説明をする必要がなく、コロナ禍でも問題なく導入できました」。

　また森山氏は、スムーズな切り替えが実現した理由としてスモールスタートができたことも挙げた。
「『e-帳票』を導入したといっても、いきなり全拠点に入れたわけではないんです。まずは旧システムを使っていた事業所に導入し、その後これまでFAXを手送りし、自動FAXの仕組みを利用していなかった事業所にも順次導入しています。全拠点で一斉の導入ではないため、FAXの自動化に慣れているスタッフとそうでないスタッフに分けてレクチャーができるため、トラブルがなかったのではないかと思いますね」。