190万円のコスト削減、ハードトラブルからの解放、各拠点の情報集約。
クラウド型FAX送信サービスへの切り替えで
会社は新たなステージへ

導入企業様の声|岩田産業株式會社

 導入前の課題
  • 利用していた通信ハードウェアのバージョンが販売終了となり、替えがきかない状況に。また、新バージョンへの切り替えには多額の費用が必要だった。
  • 回線の増設ができないことによる送信スピードへの不満や、ハードに起因する課題があった。
  • 属人的な運用のために、ヒューマンエラーが発生していた。
 導入の効果
  • ハード不要の『e-帳票』に切り替えたことで、ハードならではのトラブルから解放された。
  • この先5年間で190万円のコスト削減が可能に。
  • 送信結果やエラー発生を簡単に確認でき、人に依存せずに、確実にFAXを届けられるようになった。
創業 1971年4月3日
設立

1975年4月3日

資本金 5,000万円
従業員数 631名
事業内容 外食産業専門総合商品商社
ホームページ https://www.iwatasangyo.co.jp/group/group01.php



FNX e-帳票FAXサービス 導入事例
 
 九州エリアと山口県を中心に、飲食店などの外食、中食産業の顧客に食品卸業を展開する岩田産業株式會社。平成29年には経済産業省が認定する「地域未来牽引企業」にも選出され、多くの人々の食生活、そして地域経済を支える企業として知られている。

 そんな同社は、商品の仕入れの際に利用するFAXシステムに課題を抱えていたという。
「従来のシステムでは、コストやスピード感、送信エラーへの対応などに満足できていませんでした」と話すのは、情報システム部の森山氏と山田氏だ。

 課題解決のために同社が選んだ『FNX e-帳票FAXサービス』導入という選択の背景、そしてその効果について詳しく聞いた。

インタビュイープロフィール

ビジネスサポート本部 情報システム部 課長 森山 憲治 様
ビジネスサポート本部 情報システム部 主任 山田 剛司 様

導入の背景

RPA導入やChatbot開発……
IT化に注力する企業が決断したクラウド型の帳票FAX送信サービス導入の一手

 九州全域と山口県を中心に、外食、中食産業の顧客に対して業務用食品の卸業を展開する岩田産業株式會社。食品のほか、酒類や青果の卸、ピザ宅配までを手がける岩田産業グループの中核を担う企業だ。近年は、年々ニーズが高まっているメディカル領域にも積極的に進出し、病院や介護施設の給食事業にも寄与している。

 また、同社の取り組みで注目したいポイントは、“IT化の推進”にもある。
1年ほど前からRPAを導入し、商品の登録作業をはじめ約10の業務をロボット化。さらに現在は、Chatbotの開発も計画している。業務の効率化やサービスのクオリティー向上を目指し、今後もさらなるIT化に注力していくという。


 そんな同社が2020年6月に導入したのが、ネクスウェイのクラウド型の帳票FAX送信サービス『FNX e-帳票FAXサービス(以下『e-帳票』)』だ。現在、FAXによる商品の発注は、基本的にすべて本システムで行っているという。

 森山氏は『e-帳票』の導入について「コストカットを実現するだけでなく、よりスピーディーかつ確実なFAX送信ができるようになった」と話す。


 

導入の経緯

従来のハードを設置するシステムからハード不要のクラウド型へ
現状の課題を解決するだけでなく“さらに先”を見据えた選択

 実は同社では、『e-帳票』を導入する以前からFAXの自動化を実践していた。しかし森山氏によると、従来のシステムには複数の課題があったそうだ。

「当時は各拠点に通信ハードウェアを設置するタイプのシステムを利用していました。しかし、利用していたバージョンが販売終了になり、もしハードが壊れてしまったら買い替えができない状態になっていました。つまり、同じシステムを使い続けるには、全拠点分のハードを新たに購入しなおす必要がありました。ハードの費用は1拠点あたり30万円を超えるため、グループ会社を含めると20拠点に上る当社の場合、600万円以上の投資になります」。

 また、課題は費用だけにとどまらない。旧システムではFAX回線を増やすことができず、全てのFAX送達には長い時間がかかっていた。
 さらに、発注担当者が休みのタイミングなどには、ハードの電源を入れ忘れたまま発注書のFAX送信指示を行い、翌日に必要な商品が入荷されないなどのヒューマンエラーも生じていたという。

 こうした状況を受け、ハードの要らないクラウド型のFAX送信サービスの検討に至った。


 選定にあたっては、上記の課題を解決することに加え、さらに条件を追加したと山田氏は話してくれた。

「せっかく新しいサービスを導入するなら、今後を見据えてよりよい環境づくりができるものを選びたいと考えていました。
 そのための条件のひとつは、各拠点の情報を1箇所に集約できること。
これまでは各拠点に通信ハードウェアがありましたが、これをひとつにまとめて管理したいとずっと考えていました。

 そしてもうひとつの条件は、汎用性が高いこと。
実は、FAXの“受信”は2年ほど前にサーバーリプレイスをしたばかりですが、ゆくゆくはそちらもクラウドサービスに切り替えたいと思っています。

 こうした条件も追加して選考を進めた結果、たどり着いたのが『e-帳票』でした。大量の回線数があってタイムリーに送信できるのはもちろん、クラウド上に情報を集約でき、ハードも一切不要。ネクスウェイはFAX受信の電子化や請求書発行のアウトソーシングにも対応していて、これなら長い目で見てもいいパートナーになってくれるだろうと思いました」。

導入のポイント

決裁から運用開始まで一貫して非常にスムーズ
デモ/説明会の実施とスモールスタートがカギだった

 森山氏と山田氏は「『e-帳票』の導入は極めてスムーズに進んだ」と口を揃える。

「機能的にも価格的にも懸念点はなかったので、決裁はすぐに下りました。運用をスタートするにあたってもトラブルはなく、現在に至るまでシステム切り替えに対する不満の声ひとつ上がっていません。現場にしっかり根づいていると感じています」。

 とはいえ、『e-帳票』がすんなり受け入れられた理由は、その利便性や簡単な操作性だけではない。
同社では、『e-帳票』の導入に際して使い方を全社員にアナウンスし、グループ会社を含む各拠点の発注業務担当者約30名に対し、WEB会議ツールを活用したデモ/説明会を実施。マニュアルを共有しつつ、操作手順などを丁寧にレクチャーしたという。

 森山氏は、デモ/説明会で済ませられるのも『e-帳票』を選んだメリットだったと振り返る。
従来のシステムと違ってハードの準備がいらないので、現地に赴いて設置や説明をする必要がなく、コロナ禍でも問題なく導入できました」。

 また森山氏は、スムーズな切り替えが実現した理由としてスモールスタートができたことも挙げた。
「『e-帳票』を導入したといっても、いきなり全拠点に入れたわけではないんです。まずは旧システムを使っていた事業所に導入し、その後これまでFAXを手送りし、自動FAXの仕組みを利用していなかった事業所にも順次導入しています。全拠点で一斉の導入ではないため、FAXの自動化に慣れているスタッフとそうでないスタッフに分けてレクチャーができるため、トラブルがなかったのではないかと思いますね」。


FNX e-帳票FAXサービス 導入事例

導入の効果

この先5年間で190万円のコストカットができる見通し
受注面でのサービス利用も検討へ

 システム切り替えにあたって問題はなかったという『e-帳票』だが、肝心の導入効果はあったのだろうか。山田氏は次のように話す。

「最もわかりやすいメリットはコストですね。従来のシステムを採用した場合に比べて、この先5年間で190万円コストを削減できる試算が出ています。
 運用面でいうと、先ほど少しお話しした電源の入れ忘れなどといったヒューマンエラーや、2ヶ月に1度くらいの頻度で生じていたハードの不調がなくなりました。また送信結果はパソコンで確認でき、エラーが起きた際はFAXで知らせてくれるように設定しているので、『ちゃんと届いただろうか』と確認したり気を揉んだりすることもなくなりましたよ。

 もちろん送信スピードも向上しています。FAXを手送りしていた拠点では、1日あたり2時間ほど作業時間を短縮できたと聞いていますね」。
FNX e-帳票FAXサービス 導入事例


 そして森山氏は、ネクスウェイのサポート力の高さも評価してくれた。

「どんな要望にも真摯に対応してくれたので、不安も不満もなく導入に至りました。コロナ禍でもスピード感を持って対応してもらいました。そうした意味でもネクスウェイを選んでよかったと思っています」。


 そして最後に森山氏と山田氏の両名に聞いたのは、ネクスウェイへの今後の期待だ。

「直近でお願いしたいのは、やはりFAX受注の電子化サービス。WEBの受注も徐々に増えてはいますが、現段階では注文の7割はFAXです。
 今後も総合的にネクスウェイにお任せできればいいなと考えているため、サービスの幅を広げ、またクオリティーも高めていってくれることを期待しています」。

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