納品書の迅速な発行、
郵送作業にかかる大幅なコスト削減を実現
ペーパーレス化を推進する技術商社が選んだ
“納品書電子化”の一手

　商社とメーカー、両方の機能を併せもつ“技術商社”として知られる、因幡電機産業株式会社。
その柱となる電材カンパニーは、1938年の創業当時に設立された同社で最も歴史ある部門だ。電材卸売業者に対し、電線や照明器具、エアコンをはじめとした様々な商材を供給しており、顧客数は約4,000社にも上るという。

　そんな電材カンパニーは、北は北海道、南は九州の福岡、熊本まで、全国各地に多数の拠点をもつ。その各拠点で負担になっていたのが、顧客に送る“納品書”を作成、郵送する業務だ。

　電材カンパニー企画室の井上氏は「1ヶ月に送付する納品書の発行件数は全拠点で約5万件にも及びます。その準備や発送には膨大な時間がかり、また作業のスピードに関しても課題を抱えていました」と話す。

　従来の納品書作成の流れについて、井上氏に聞いた。

「私たち電材カンパニーでは、仕入先から商材を購入し、それを顧客へ販売しています。そのため、顧客への納品書の作成は仕入先からの伝票の到着を待ってからスタートするんです。
作業の具体的な流れは、仕入先から届いた伝票の情報を全国各拠点の事務スタッフがシステムに入力して、納品書のデータを作成。その後、1枚の紙にまとめて印刷された納品書を切って仕分けし、専用の機械で計量後、郵便局へ局出しします。期限ギリギリになってしまったときは、誰かが個別に郵便局へ直接持ち込まなければなりませんでした。なお、納品書のデータ作成は毎日行っているものの、印刷と発送は週に2回、決められたタイミングでやっていました。
この方法だと、顧客の手元に納品書が届くのがどうしても遅くなってしまうんですよね……。仕入先から当社へ伝票が届くのにも時間がかかりますし、そのうえ発送するのは週に2回だけですから」。

　納品書の発行スピードについては、大きなクレームにはなっていなかったものの、「もっと早く送ってほしい」「商品は1週間前に納品されたのに、納品書がまだ届いていない」などという問い合わせを受けることはしばしばあったという。

　また、納品書の作成、発送にかかるコストも解決を急ぐ課題だったと情報システム部の田中氏は続ける。
「納品書を準備するために、各拠点で毎日1時間ほど割いていたと聞いています。電材カンパニーは拠点数が多いので、会社全体で考えると非常に大きなコストですよね」。

　もちろんこの他にも、紙やインク代、プリンターの維持費、郵送費などもかかってくる。同社の電材カンパニーの場合、納品書の作成・発送にかかる総費用はなんと年間1億円弱に達していた。

　こうした課題を解決すべく同社が導入したのが、ネクスウェイの『FNX e-急便WEB発行サービス』だ。納品書や請求書、支払明細などといった各種帳票の発行を自動化させるクラウドサービスである。納品書をデータで送ることはもちろん、「紙で送ってもらわないと困る」という顧客に対する原本の発送もできるサービスだ。

　導入を検討した過程について、田中氏は次のように話す。
「初めは自動化システムを自社で開発することも考えたんですが、それだとどうしても時間がかかって導入が遅れてしまいますし、自社での保守面にも不安があるかなと。そこで、外部サービスを利用することを決めました。選定にあたっては、競合製品も検討しましたよ。
そのなかで『FNX e-急便WEB発行サービス』に決めた最大の理由は、当社の納品書の発行件数が約5万件と非常に多かったこと。競合製品は発行件数が多くなればなるほど料金が上がるのに対し、ネクスウェイには発行件数に応じたプラン制での料金体系となっており、ボリュームディスカウントされることが、当社にぴったりでした」。

　さらに田中氏は、製品そのものだけでなく、ネクスウェイに対する信頼感も理由だと続けた。
「実は、当社では以前からネクスウェイと取引があって『FNX e-受信FAXサービス』という、FAXを電子化する製品を利用していたんです。その導入時の対応、および導入後のサポートがとても丁寧で、またこちらの要望にも柔軟に応えてくれると知っていたので“ネクスウェイなら大丈夫だろう”と思っていました」。

　では、実際に『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入してどんな変化があったのか。井上氏は、納品書送付のスピードアップとコスト削減、両方に効果を実感していると話す。

「『FNX e-急便WEB発行サービス』導入後は、日中に届いた仕入先からの伝票をもとに夜間に納品書を作成し、システムにデータをアップロード。深夜1時頃には、顧客の元にデータが届くと同時に通知メールが飛んで、翌朝には確認してもらえる状態になっています。これまでは納品書を作成しても週2回の発送日まで溜めていましたから、スピードはぐっと上がりました。また、紙の納品書を送る顧客が減ったことで、作業時間も格段に削減できましたよ。そのため、当初は拠点ごとに作業をしていましたが、現在は1箇所にその機能を集約。具体的な人数としては、これまで全国で約50名弱が作業していたのが、たった5名を充てるだけでよくなりました。現時点でも10分の1程度に縮小できているので、コスト削減の効果は非常に大きいと思います」。

　しかし、ここでひとつ気になるのが“顧客が納品書の電子化をスムーズに受け入れてくれたのか？”という点だろう。顧客側の処理フローを変えるのはそう容易ではないはずだ。
「顧客には納品書の電子化についての案内文をお送りして通知するとともに、マニュアルを作成し、営業担当者に配ってもらいました。顧客の反応は、正直なところバラバラでしたね。よりスピーディーな送付や過去のデータをさかのぼりやすくなるなどメリットを理解してすぐに了承してくれるケースもあれば、「やはり紙がないと困る」ということで引き続き郵送しているケースもあります。とはいえ、現段階で納品書をWEBのみでお送りしている顧客の割合は、全体の43％ほどに上っています。短期間でこれだけの成果が出ているのはうれしいですね。残りの顧客にも丁寧に働きかけて、9月中にはWEB発行の割合を50％まで引き上げることを目指しています」。

　最後に井上氏と田中氏に聞いたのは、同社の業務効率化、そしてサービス品質向上に対する取り組みの展望だ。井上氏は納品書電子化の見通しについて、次のように教えてくれた。

「先ほど、9月中には納品書のWEB発行の割合を50％まで向上したいとお話しましたが、さらにその先の目標として80％という数字を掲げています。その目標達成のためにも、WEB発行の知見を持つネクスウェイ様に相談にのっていただき、さらなる業務改善をご支援いただければと思います」。

　また同社では、『FNX e-急便WEB発行サービス』の導入以外にも、ペーパーレス化を積極的に推進すべく取り組んでいると田中氏は話す。
「納品書の電子化のほかにも、電子契約を導入するなど、会社全体でペーパーレス化をどんどん進めていくことを目指しています。業務効率化の意味でも、企業が負うべき社会的責任の観点からも、ペーパーレス化は避けて通れない課題ですから。そういう意味でも、今回の取り組みが功を奏してよかったです」。