請求書発行コスト40％CUT
“コスト倍増のピンチ”を
コスト削減、WEB化推進のチャンスに変えた

　エスアイエナジー株式会社は、産業エネルギービジネス、バンカービジネス、リテールサポートビジネス、並びに省エネルギー提案ビジネスの4つの事業を柱に、燃料油以外のガスや電力、バイオマス、照明や空調など環境商材の提案活動を通して、お客様との信頼関係を深めてきた。

　そんな同社は、請求書発行に課題を抱えていたと、人事経理部の小野氏は話す。
「2019年の10月頃、過去10年以上にわたって請求書の発行業務を委託していた印刷会社から、突然値上げの話がありました。大幅なコスト増となり、頭を抱えましたね」。

　同社は数年前に社内の基幹システムを変更しており、それに伴ってこの印刷会社とも何度もテストを繰り返しながら綿密な調整を重ね、やっとトラブルなく稼働するようになった頃のことだったというから、“頭を抱える”のも無理はない。

「コストのことを考えれば、別の業者を検討するのがいいだろうと思いました。しかし、その印刷会社とは長い付き合いでしたし、請求書というデリケートな帳票を扱うこともあって、上層部は委託先の変更に慎重だった。そんななかで無事に切り替えられたのは、ネクスウェイの『FNX e-急便WEB発行サービス』に出会ったからですね」。

　請求書発行の委託先を再検討するにあたっては、従来の委託先の印刷会社を含め、複数の他社サービスを比較検討したという。そのなかで『FNX e-急便WEB発行サービス』を選んだ理由について、小野氏は次のように話す。

「最大の決め手は、やはりコスト。以前は印刷会社への支払いに加えて郵便局への支払いも発生していましたが、『FNX e-急便WEB発行サービス』は月額利用料のみで、郵便局への支払いがありません。さらに値上げ後の金額と比較すれば、その差は歴然で本当に大きなメリットを感じられますよね」。


　また、他社サービスとの違いについて、同じく人事経理部の田中氏はこう続ける。
「比較したいくつかの他社サービスは、従来の委託先の印刷会社をそのまま利用した場合とそれほど金額に差が出なかったり、従来の請求書発行フローを大きく変更しなければなりませんでした。具体的には、これまでは請求書を毎日発行できるようにしていたところを週に数日に減らす、などという感じですね。請求書の発行枚数は日によって大きく異なり、日によっては0枚のことも……そう考えると、枚数が増える月末以外は、毎日発行する必要はないかもしれません。
しかし、顧客のことを考えれば、これまでより対応が遅くなることは避けたかった。この要望を汲んでくれたのが『FNX e-急便WEB発行サービス』だったんです」。


　さらに、同社が導入を決めた理由は、コスト以外にもあると小野氏はいう。
「この先の時代を見据え、会社として将来的には請求書の70～80％をWEB化したいと考えていて。とはいえ、当社の顧客のなかには職場にパソコンを設置していないところもあるので、すぐにWEB化できるのは20％ほどの見込みでした。
そこで私たちが求めていたのは、 WEB化に対応でき、かつその割合が低くてもコストを抑えられるサービスだったんです。『FNX e-急便WEB発行サービス』は、そのニーズを満たしてくれたのも魅力でした。 ちなみに、従来の委託先の印刷会社もWEB発行には対応していましたが、オプションのような形で料金がさらに上乗せになってしまうので、この点は比較するまでもありませんでしたね」。

　コストや会社の方針に合致することなどを理由に、『FNX e-急便WEB発行サービス』を選んだ同社。では、導入前後では具体的にどのような変化があったのだろうか。田中氏は、“変わらなかったこと”を高く評価しているという。

「従来の請求書発行フローでは、まず当社のスタッフが請求データを基幹システムに入力し、それが夜間にまとめて印刷業者に自動送信されます。そして翌営業日の朝に印刷会社のシステムでデータが請求書の形になって、印刷が始まり、午前中には封入が完了して郵便局に持ち込まれるという流れでした。
そして『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入した現在、“スタッフの作業”にほぼ変化はありません。
これまでどおり、基幹システムにデータを入力し、速達など一部イレギュラーの請求書を各部署で処理するだけ。また、顧客マスタの登録・編集についても、基幹システムに入力した内容がAPIで15分おきに自動連携されるため、こちらも別途の作業は必要なし。このようにやり方が変わらないことが、社内で受け入れられやすかったポイントだと感じています」。

　請求書発行フローが変わると、現場には少なからず負担がかかるもの。コスト削減のためとはいえ、もしも請求書発行フローを大幅に変える必要があったら、不満の声が上がっていたのは想像に難くないだろう。


　なお、請求書発行フローは変わっていないものの、 WEBの請求書発行のスピードは早くなっているという。以前は1日に1度だけだったデータの自動送信が、『FNX e-急便WEB発行サービス』導入後は12時半、16時半、 20時半の3回に増加。WEBは随時発行、郵送は16時半に出したものまでが翌日送られる仕組みだ。


　『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入後に新たに行っている作業として、小野氏は「請求書のWEB化を希望する顧客への案内」を挙げた。
「今年4月に請求書のWEB発行を顧客に勧めてから、現在まで毎週1件くらいのペースでWEBへの切り替え申し込みの連絡が届いています。その際は、まず顧客マスタの請求書発行種別を“郵送”から“WEB”に変更することで自動的に顧客の元にログインパスワードが記載されたメールが届く仕様を活用しています。
また、それと併せてマニュアルを添付し、顧客マスタがAPIで連携される約15分後には、WEB上で請求書が見られるようになることを案内しています。今は移行期なのでこのような対応が必要ですが、WEB発行の割合を増やすのは会社として目指すところですし、特に負担にもなっていないので気になりませんよ」。

　『FNX e-急便WEB発行サービス』の導入で、現場の負担を増やさずにコストの削減や請求書のWEB化推進に成功した同社。小野氏、田中氏は今年4月の導入から今日までを振り返り、「円滑に切り替えられた」と話す。

　しかし、顧客へ“請求書の発行方法を変更したい”と案内すれば、問い合わせが集中しそうなもの。
その理由について、田中氏は「案内方法を工夫したことにある」と教えてくれた。

「『FNX e-急便WEB発行サービス』導入にあたり、もちろん顧客には請求書発行をWEB化できる旨を案内しました。しかも、“当社としてはWEB化を推進したい”というニュアンスが伝わるような形で。 ただ、案内するにあたっては、案内状を2種類用意しました。ひとつは、今お話ししたとおりWEB化を促すもの。そしてもうひとつは、WEB化には一切触れず、請求書のレイアウトが変わることだけを案内したものです。 先にも述べたとおり、当社の顧客のなかには、環境の問題で紙ベースでの発行が必須であることが最初からわかっているところもありました。そこにWEB化の案内をしてしまったら、余計な混乱を招き、間違いなく問い合わせ等のご連絡が数多く届く。だから、最初から除外したんです。 具体的なやり方としては、事前に各部署へ顧客マスタのデータを共有し、担当顧客にどちらの案内状を送るかを選んでもらいました。顧客ごとの特性は現場にしかわかりませんからね」。

　このように案内方法を工夫することで、切り替えにあたってのトラブルを最小限に抑えつつ、WEB化も推進できたのだ。

　現在WEB発行を希望する顧客数は、今年4月の導入時と比べ倍近くに増え、全体の比率では約30％に及ぶという。

今後の目標について、田中氏は次のように語る。
「今のところ、WEB化のペースは想定よりも順調だと感じています。ただ、今後さらにWEB発行の割合は増やしたいので、タイミングを見てもう一度案内状を送ることも検討していますよ。顧客に無理を強いることのないよう注意しながら少しずつ、しかし着実に進められればと思っています」。

　最後に小野氏、田中氏に聞いたのは、『FNX e-急便WEB発行サービス』の今後の活用方針、方法について。

　田中氏は、請求書だけでなく、領収書の発行にも本サービスを利用したいと考えているという。

「請求書と併せて領収書もお送りしなければならない顧客が複数いるんですが、数がそれほど多くないこともあって、今はスタッフが手動で印刷、封入をして郵送しているんですね。ただ、昨今のコロナウイルス流行の影響もあり、できれば出社が必須となる作業はなくしたい。
そこで、『FNX e-急便WEB発行サービス』上で請求書に添付したり、本サービスを利用して請求書とは別に送ったりすることを検討しています。このようにどんどん活用の幅を広げて、請求書以外の帳票や営業用の案内状などの送付など今後も広く利用し、業務効率化を実現していきたいですね」。