WEB発行率80%達成。
請求書データが確定した当日の午前中には、
お客様が請求データを見られる状態になりました。

　スーパーマーケットやコンビニエンスストアなどで販売されている生鮮食品、惣菜などに使われるプラスチック製食品包装容器を開発・販売している、中央化学株式会社。1957年創業のメーカーで、現在は日本全国に8つの販売拠点と、8つの工場、中国にも現地法人を構えている。
　強みは、顧客からの多彩なニーズに応えられること。その製造品目は数千種類にも及ぶという。また、人々の生活スタイルが変化し、家で食事をとる “中食”や“内食”が増加した。これを受けて同社の製品のニーズはさらに高まり、ますますその開発力や柔軟性が評価されている。

　そんな同社では、長らく帳票類の発行・郵送作業に課題を感じていたという。

　是永氏は、次のように話す。
「これまで当社では、請求書の発行・郵送作業の大部分を各拠点のスタッフが手作業で行っていました。
具体的な流れとしては、注文品のピックアップから出荷までを一括管理している基幹システムに受注登録をし、請求データを作成します。その後、専用プリンターで請求書と内訳明細書を印刷。この2つはミシン目でつながった状態で出力されるので、裁断した後に担当者が仕分けます。そしてようやく封入するのですが、ここでミスを防ぐために仕分けた担当者と別の担当者がダブルチェックを行いつつ封入作業をしております。しかし、サイズが異なる請求書と内訳明細書をひとつひとつ折りたたんだりしているため、かなりの時間がかかっています。

　しかも、お客様によって請求締切日が異なるため、請求書を発送するタイミングも異なっています。例えば月末締めの取引先の場合、基本的には月末に締めて翌月の第2営業日の朝に発行しますが、イレギュラー対応を求められるケースも多く、請求書発行に関する一連の作業は常に発生するといっても過言ではないです。用紙代や印刷代などはもちろん、人件費まで考慮したら、非常に大きなコストがかかっていました」。

　また、どれだけ慎重に作業をしても、やはり人の手で行うと仕分け間違いや誤発送をゼロにするのは難しいと是永氏は教えてくれた。

　そんな折に出会ったのが、ネクスウェイの『e-急便WEB発行サービス』でした。
業務改善イベントを通じて同サービスのことを知り、現場が抱える帳票類の発行・郵送作業の課題を再確認するなどして、WEB化を推進できないか模索。最終的には、業務効率化やコスト削減を目指して『e-急便WEB発行サービス』を導入するに至った。

　導入理由について、笠氏は“信頼感”というキーワードを挙げてくれた。
「請求書のWEB化にあたっては、競合にあたるサービスも検討しました。そのなかで『e-急便WEB発行サービス』を選んだのは、ネクスウェイの帳票類のFAXを送信するサービス『FNX e-帳票FAXサービス』を当社ですでに導入していたこともあり、同社のサービスならきっとうまくいくだろうという信頼感がありました。

　あとは、発行できる帳票の種類に制限がなかったことも魅力でした。請求書を皮切りに、帳票類のWEB化を進めていきたいと考えておりましたので」。


　そして2019年10月から、『e-急便WEB発行サービス』を利用した請求書発行をスタート。

　実際に発行業務を担当する金地氏は、手間が省けただけでなく、スピードアップした点も高く評価している。
「導入後のフローとしては、システムで請求情報のCSVが自動的に作成され、『e-急便WEB発行サービス』にアップロードされるようになりました。あとは、パソコンの画面上で内容を確認、承認するだけで作業完了。ここまで一連の作業は、どんなに長くても15分ほどしかかかりません。請求データが確定した当日の午前中には、請求書をお客様に提示できている状態になっています」。

　なお、サービス導入後のコストは、人件費を除いても従来のおよそ50％に減らせたという。

　サービス導入後、狙いどおり業務効率化を成功させた同社。しかし、請求書発行という顧客との信頼関係にも大きく影響する業務の変革は、決して簡単にできるものではないだろう。

　『e-急便WEB発行サービス』導入に向けてどんな工夫をしたのか、是永氏に聞いた。
「『e-急便WEB発行サービス』を導入することで最もメリットを受けられるのは、実際に作業する私たち業務部です。そのため、まずは業務部向けに説明会を行いました。
　具体的には、課題の再確認や、『e-急便WEB発行サービス』を入れることで改善できることとできないことを細かく伝えています。ちなみにここでの“改善できないこと”とは、一部イレギュラー対応が必要な請求書の発行は、『e-急便WEB発行サービス』による発行が行えないということです。数としては、全体の1割にも満たないですが。

　その後は、私たちからの説明を受けた各拠点の業務部スタッフが、お客様への案内を担う営業に説明します。
今振り返っても、この営業との連携が非常に重要だったと感じており、丁寧に情報を共有するのはもちろん、お客様から問合せがあった際は、営業担当だけでなく業務部でもフォローしていました。このように社内できちんとコミュニケーションをとっていたので、全員で一丸となってWEB化を進められたんです。営業のなかには、一度お客様からWEB化に難色を示されたにもかかわらず、粘り強く交渉して最終的にOKの返事をもらってきてくれた担当者もいました」。


　また、導入を全国の拠点で一斉スタートではなく、スモールスタートとして始めたことも、成功の秘訣のようだ。まずは東京の一部のお客様に限定してWEB化を進め、その反応を確認しながら全国に広げたという。
　こうしたさまざまな工夫の末、現在までのWEB移行率はなんと82％に到達し、作業負担もコストも大幅な削減に成功したのだ。

　是永氏は『e-急便WEB発行サービス』の導入効果について次のように振り返る。

「一番の収穫は、やはり請求書発行作業をシステム化できたこと。誤発送によるトラブルもほぼゼロにすることができ、顧客を失うリスクが減って、営業的なメリットも非常に大きいと感じています。

　あとは、これまで各拠点がそれぞれのやり方で行っていた請求書発行業務を体系化できたことも、大きな成果だと感じています。当社では、『e-急便WEB発行サービス』を利用するにあたり、“キーユーザー”と“スーパーユーザー”を設定しました。
　キーユーザーとは、管理アカウントをもった各拠点の代表者のこと。お客様から請求書に関する問合せがあった際、基本的にはキーユーザーが内容を確認して対応しています。先ほど触れたサービス導入時の営業担当への説明を行ったのも、このキーユーザーです。
　そしてスーパーユーザーは、キーユーザーのさらに上位フェーズにある役割です。請求書の発行処理やシステム操作、キーユーザーからの質問や、拠点では解決できないトラブルの対応などにあたってくれています。このキーユーザー、スーパーユーザー制度を確立できたことは、組織の体制強化につながったと実感しています」。


　最後に是永氏は、今回の請求書発行のWEB化成功を受け、今後は納品書の発行もWEBへ移行していきたいと話してくれた。
「納品書は請求書よりも発行頻度がさらに高く、これもWEB化できれば大きなメリットがあると考えていて、実は先日からすでに業務部への説明会を開始し、今年中には移行を完了したいと考えています。
　そして、このプロジェクトの進行は、頼もしいスーパーユーザーのメンバーがメインでやってくれているんですよ。組織改革をベースにした確かな業務効率化を実現できていると感じています」。