全国8,000社への請求書を
『FNX e-急便WEB発行サービス』でデジタル化
3ヶ月間の運用で約50％のコスト削減に成功！

　尾家産業では、毎月、全国約8,000社の取引先へ請求書を送付している。これまで、請求書の印刷・発行にはアウトソーシングサービスを活用していたが、運用コストが課題になっていた。アウトソーシングサービス利用料、紙代、郵送料金を合わせたコストは、かなりの金額に上っていたという。

当時の状況について、同社システム部長の越智亮介氏は次のように振り返る。
「業務用食品卸売業では、請求書に細かな品目をすべて記載するため、1通数百ページを超える取引先もあり、郵便物の重量も重くなっていました。また、速達を希望する取引先も多く、郵送料金だけでもかなりのコストでした」（越智氏）

　さらに、各地区の営業所では郵送のタイムロスに起因する作業の手間も掛かっていた。当時の請求書発行業務は、本部からアウトソーシング会社へ一括して請求データを送り、アウトソーシング会社が印刷した請求書を、大阪から全国の取引先へ送付する形で運用。通常では請求書が先方に到着するまでに5日ほど掛かるため、受領を急ぐ取引先には、各営業所が個別に送付対応していた。

「営業所のスタッフ自ら、請求書をFAXやメール、郵便で送付し、場合によっては取引先を直接訪問して対面で渡していました。こうした業務の非効率性を解消するためにも、請求書のデジタル化・WEB化が急務であると考えました」（越智氏）

　請求書のWEB化は、同社でデジタル化を推進するシステム部が主導した。5社のサービスを比較し、最終的にe-急便の導入を決定。選定の決め手は、リーズナブルな価格設定、そして取引先への展開のしやすさだったという。

「非常にシンプルな工程で請求書をWEB化できると感じました。例えば、運用開始時には各取引先にマイページ登録用のURL・ログインID・照合項目をご案内し、先方にはメールアドレスの登録をしてもらうだけで、メールアドレスの自動収集が完了。事前にWEB請求書の送付用メールアドレスを取引先から収集しておく必要がありません。

また、既存の請求書フォーマットをそのままe-急便上にアップする形で運用でき、請求書のレイアウトを変更しなくてよい点も魅力でした。取引先に負担を掛けず、私たち自身も効率的に運用できそうだと思いましたね」（越智氏）

　運用開始直後には、すぐに30％のWEB請求書化に成功。導入に携わった同社システム部の長谷川氏は成功要因として、取引先へスモールステップで展開してきたことを挙げる。

まず、e-急便の導入を決めた段階で、WEB化に向けて請求書のレイアウトを変更。従来、専用帳票にドットプリンターで印刷していたものを、PDF化に即したA4サイズのフォーマットにした。それから約5ヶ月後に、今度はWEB請求書の運用を開始したという流れだ。

「請求書のレイアウト変更とWEB化のタイミングをあえてずらすことで、取引先の事務負担を軽減し、心理的なハードルを下げる狙いがありました」（長谷川氏）。

　また、運用開始時のアナウンスも時間を掛けて丁寧に行った。スタート2ヶ月前には各営業所のスタッフが取引先を訪問し、WEB請求書の案内文書を手渡して説明。翌月、マイページのログインIDなどを記載したe-急便登録用の文書を請求書に同封して、再度周知した。

「請求書のWEB化には取引先の協力が不可欠ですから、展開時にいかに理解を得られるかが重要です。移行の際には、ネクスウェイの担当営業にサポートしてもらいながらスケジュールを組むことができ、とても頼もしかったですね」（長谷川氏）

　並行して、効率的な社内運用の仕組みも整えた。ポイントとなったのは、販売管理システムとの連携だ。全拠点分の請求書のPDFデータを販売管理システムで一括作成し、自動でe-急便上に連携できるようにした。また、各事業所が管轄する取引先ごとにe-急便の利用ステータスを把握できるよう、APIでステータスを取得し、BIツール上で管理・把握ができるようにしている。

「請求書のダウンロード状況や、請求書の送付方法の区分（WEBのみ、郵送＋WEBなど）を、販売管理システム内の顧客情報に一元化しています。万が一、取引先が請求書を閲覧できていない場合は、各営業所のスタッフからリマインドしてもらう必要があるため、情報の閲覧性を工夫しました」（長谷川氏）

　その後も全社的な取り組みとして請求書のWEB化を推進した結果、取引先への展開から約3ヶ月で、WEB化の割合は全体で50％を超え、営業所によっては約80％に達した。コスト削減効果は50％にも上り、財務状況に直結する成果は同社役員や部門長からの評価も高い。

「各営業所から取引先への粘り強い働きかけが、請求書のWEB化の成功を導いていると考えます」と越智氏は話す。営業所スタッフのモチベーションアップを図るため、毎月、システム部が拠点ごとのWEB化の実績をまとめて、全社公開しているそうだ。

　業務効率化の効果も大きい。請求書到着までのタイムロスがなくなったことで、各営業所での個別対応は激減したという。「『残業時間が減った』など、どの営業所からも喜びの声が上がっていますね」と、両氏は笑顔を見せる。

　取引先の反応もよく、e-急便へのアップ直後に請求書がダウンロードされているケースも多いそうだ。
「私たちが想定していた以上に、ニーズがあったのだと思います。当初は、請求書の確認漏れや、それによる入金漏れの懸念もありましたが、ふたを開けてみると、トラブルはほとんどありませんでした。e-急便はマイページがわかりやすく、取引先にとっても使いやすい、メリットのあるツールになっていると感じます」（長谷川氏）


　今後は、WEB請求書への移行が滞っている営業所の底上げに注力したいと越智氏はいう。
「現時点では営業所間にばらつきがあり、請求書のWEB化率が30％程度にとどまっているエリアもあります。なんらかの要因が絡んでいる可能性があるので、個別にヒアリングすることも検討中です」（長谷川氏）

　最後に、越智氏はネクスウェイについて、次のように期待を語った。
「ネクスウェイには、e-急便のほか、仕入先に発注書を送付する際に『FNX e-帳票FAXサービス』でもお世話になっています。いずれも使い勝手がよく、成果の出ているツールですので、引き続き、安定したサービス提供を維持してほしいと思います。併せて、当社のさらなるペーパーレス化・業務効率化の推進に向け、ぜひネクスウェイからもアイデアをいただけると幸いです」（越智氏）