請求書発行を9割WEB化、
作業時間も4分の1に!
請求書即日発行で郵便法改正にも対応

導入企業様の声|生駒商事株式会社様

生駒商事株式会社
設 立 1964年
従業員数 42名(2021年8月現在)
主な事業内容 自動車ガラスおよび部品用品の輸入販売
ホームページ https://www.ikoma.co.jp/
e-急便導入事例|生駒商事株式会社様|請求書発行を9割WEB化、作業時間も4分の1に!
 抱えていた課題
  • 手作業で請求書発行の業務を行っており、経理担当の業務負荷が大きくなっていた

  • 請求書を発行してから取引先へ到着するまでにタイムラグがあり、取引先のスムーズな経理業務を妨げてしまっていた

  • 2021年10月の郵便法改正により、到着までのタイムラグがさらに大きくなることが予想されていた

 導入効果
  • 請求書を即日発行できるようになり、顧客サービス品質が向上した

  • 請求書発行に関する作業量が大幅に減り、作業時間が約4分の1に短縮

  • 導入から4カ月足らずで請求書のWEB化率9割を達成

 

 半世紀以上にわたって国産車および、外国車用補修ガラスを取り扱ってきた専門商社、生駒商事株式会社。特に外国車用ガラスはほぼ100%をカバーしているというラインナップの幅広さで、北海道から沖縄まで、全国の自動車ガラス施工店に支持されている。

 同社は『FNX e-急便WEB発行サービス』(以下、e-急便)による請求書のWEB化を決断。わずか4カ月足らずで請求書のWEB化率9割を達成し、顧客サービスの向上と業務効率化を同時に実現した。

インタビュイープロフィール

システム部 課長 杉山 智和氏 / 財務部 安倍 優香氏

導入の背景

月1,000通の請求書を手作業で発送。
郵便法改正による到着遅延も懸念

 同社では全国の取引先に対して、月1,000通以上の請求書を発行している。『e-急便』の導入前は、すべての請求書を社内で印刷・封入し、郵送していた。これらの請求書関連の業務は、経理担当の安倍氏一人がすべて手作業で行っていた。「封入・封緘機も利用していましたが、紙詰まりや封筒にうまく糊付けできないことも多く、手作業でのやり直しが頻繁に発生していました」と安倍氏は振り返る。

 さらに、2018年に郵便局の法人向け集荷サービスが廃止されて以降は、台車を使って、安倍氏自ら数百メートル離れた郵便局へ大量の請求書を持ち込まなければならなくなった。「特に毎月20日と末日は丸一日掛けて請求書関連の業務を行わなければならず、兼務している他の業務はストップせざるをえない状況でした」(安倍氏)


 加えて、同社システム部の杉山氏は、顧客サービスの面からも、紙の請求書による運用が限界を迎えつつあったと話す。郵送の場合、請求書を発行してから取引先へ到着するまでに少なくとも2~3日のタイムラグがあり、取引先のスムーズな経理業務を妨げてしまっていたこともあったという。「2021年10月に予定されている郵便法改正以後は、土曜日の配送が廃止されるとともに、配達日数が一日程度繰り下げられ、タイムラグが大きくなることが予想されます。取引先側、弊社側の双方で、今以上に業務に支障が生じることは明らかでした」(杉山氏)
財務部 安倍 優香氏
財務部 安倍 優香氏
 さらに、昨今深刻化している自然災害の影響から、郵送が遅延したり、不着になったりしてしまうこともあった。その場合、取引先から再送の依頼を受けてFAXで再発行する個別対応も生じていた。「ますます過重になる経理担当の業務負荷の軽減が急務であったのはもちろん、何より取引先にご迷惑をお掛けしないために、何らかの対策が必要だと強く感じました」(杉山氏)

導入の経緯

様式変更不要のシンプルさが決め手に。
取引先に合わせた柔軟な対応も自動化

 こうした課題感からネクスウェイの担当営業の提案を受け、『e-急便』の導入を決定。決め手のひとつになったのは、シンプルな運用が可能な点だ。「既存の請求書の形式はそのままに、基幹システム上で作成した請求書データをPDF化してシステムにアップするだけで、請求書のWEB化ができるところに魅力を感じました」と杉山氏。
 また、かねてより納品書の送付にネクスウェイのクラウド型FAX送信サービス『FNX e-帳票FAXサービス』を活用していたことから、ネクスウェイのサービスに対する信頼感もあったという。「一つひとつのシステムがピンポイントな領域に特化している分、機能にこだわりが感じられます。例えば、弊社の請求書発行業務ではよくある『各請求書は事業所ごとに発行するものの、送付はまとめて本社へ』といった複雑なパターンも『e-急便』上で簡単に再現できるため、取引先の多様な要望にも柔軟に対応可能です。こうした“かゆいところに手が届く”機能は、ネクスウェイのサービスならではだと思いますね」(杉山氏)

 請求書の運用変更に対しては、取引先への影響を懸念する声も社内で多く上がったが、杉山氏は「取引先へのメリットこそ大きい」と説得。「請求書を即日発行できるようになれば、顧客サービスの品質は大きく向上します。また、どうしても郵送を希望する取引先がいらっしゃった場合には『e-急便』から郵送手配できる点も、説得時の安心材料になりました」(杉山氏)

導入の成功要因

「スマホ閲覧可能」でハードル低下。
コロナ禍でデジタル化はより許容されやすく

生駒商事株式会社 システム部 課長 杉山 智和氏
システム部 課長 杉山 智和氏
 運用開始後、請求書のWEB化は期待以上に進み、導入から4カ月足らずで取引先の9割がWEB請求書へ移行した。成功要因となったポイントは2つある、と杉山氏。

 1つ目は運用面で「はじめから郵送とWEBの選択制にするのではなく、原則WEB請求書へ移行する方針で進めたこと」だという。運用方法が複数になれば、むしろ従来よりも非効率化してしまうためだ。取引先に対しては、移行3カ月前から請求書へ案内を同封したのに加え、別途封書でも案内し、計5回にわたって協力を依頼。さらに、自社のオンライン発注システムのトップ画面にも説明文を掲載した。「思い切った判断をした分、取引先へのアナウンスは時間を掛けて丁寧に行うようにしました」と杉山氏は強調する。

 2つ目の成功要因は『e-急便』の機能面で「スマートフォンで請求書の閲覧ができる」点だと杉山氏は分析する。取引先である自動車ガラス施工店は、その業務の形態上、日常業務でPCの前にいる時間が少ない場合がほとんどだ。しかし『e-急便』であれば、PCの前にいなくとも、手元のスマートフォンで請求書を受け取り、閲覧することが可能だ。「コロナ禍を機にペーパーレス化の機運が高まり、業界内でも請求書のWEB化が少しずつ進んできたことも追い風となって、今回の運用変更を受け入れていただけたと感じています」(杉山氏)

導入の効果

請求書送付が数クリックで完了。
即日発行で取引先から喜びの声も

 『e-急便』の導入により、現在では請求書発行・送付業務はわずか数クリックで完了。PDFデータ作成の待ち時間を含めても作業時間は2時間程度と、これまで丸一日掛かっていた業務が、約4分の1の時間で行えるようになった。「他の業務に取り組む時間を確保しやすくなり、本当に助かっています」と安倍氏は笑顔を見せる。将来的に、基幹システムとの自動連携も検討中で、さらなる業務効率化も目指している。

 また、杉山氏は、請求関連業務の属人化を解消できた点も大きいと話す。「取引先によっては『至急で請求金額だけ確認したい』と、受注窓口へ電話でお問い合わせいただく場合もあります。これまでは基幹システムの権限上、請求情報は安倍しか閲覧できなかったため、すべての問い合わせを安倍に回さなければならず、業務負荷が集中していました。これに対して、現在では受注担当の一部メンバーにも『e-急便』を閲覧できるように設定。電話を受けた窓口の担当者が直接回答できるようになり、一層の業務効率化につながっています」(杉山氏)
e-急便WEB発行サービス
※画面は弊社テスト環境でのサンプル画面です
 取引先からも『e-急便』のWEB請求書は好評で「すぐに請求書が届いて支払い業務がスムーズになった」「WEB請求書の画面が見やすくて安心した」といった声が多数上がっている。杉山氏は「社内・社外からデジタル化への反発があっても、どうにか一歩を踏み出すことが大切」だと力説する。
 「変化を恐れてしまうのは、新しいシステムやデジタルな運用方法を知らないから。逆にいえば、こちらが丁寧に説明したり、一度使ってみてもらったりして、新しい仕組みを体感してもらえれば、恐怖心もなくなります。やがて新しい仕組みのほうに慣れてしまえば、そちらのほうがスタンダードになるでしょう。アナログ文化が根強く残る業界の企業で『うちにはデジタル化は無理だ』と思っている方も、あきらめないで一歩踏み出してみるといいかと思います」(杉山氏)

請求書発行を9割WEB化、作業時間も4分の1に。


 導入成果を受け、今後も『e-急便』の活用の幅を広げたいと杉山氏。直近では、一部の取引先に対する領収証の発行にも『e-急便』を活用するようになっており、将来的には納品書もFAXからWEBへの移行を検討中だ。発行頻度の多い領収証や納品書をWEB化することで、紙代やインク代、領収証の印紙代といったコストを削減するとともに、取引先側の利便性も一層向上させたいという。「業務効率化、顧客サービス向上の余地はまだまだあると思っています。今後もネクスウェイには、新しい機能やサービスを通じて、思いもよらないアイデアを提供してもらえることを期待しています」(杉山氏)

※本事例は2021年10月時点の内容となります。

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