郵送コストを68%削減、
誰でも15分で納品書発行が可能に!
帳票業務の属人化を解消した、DXへの第一歩とは

五洋パッケージ株式会社様

 抱えていた課題
  • 取引先ごとの個別対応など、帳票業務がブラックボックス化していた

  • 非効率的な作業フローにより郵送ミスが生じていた

  • 業務負荷が大きく、残業や翌日への持ち越しが発生していた

 導入効果
  • 約4ヶ月で郵送コストが68%削減

  • ほとんどの帳票発行作業が数クリックで完了し、残業がほぼゼロになった

  • ブラックボックス化を解消でき、誰もが帳票発行作業を行えるようになった

 選定のポイント
  • 請求書、納品書、領収書など多様な帳票の発行に対応していること

  • 技術面・運用面のサポート体制

設 立 1964年
資本金 1億円
従業員数 143名
主な事業内容

段ボールケース・段ボールシートの製造販売

ホームページ http://www.goyo-package.co.jp/
FNX e-急便WEB発行サービス導入事例 五洋パッケージ株式会社
写真左から野田氏、森氏、竹中氏、馬場崎氏、堀内氏
 
 段ボール製造をシートからパッケージまでワンストップサービスとして提供する五洋パッケージ株式会社。小ロット・多品種製造や短納期への対応に強みを持ち、専門商社から食品・機械・アパレルなど各種メーカー、農業生産者までに至る多くの業種、また大手から個人事業主までの幅広い事業者から支持を得ている。
 同社では2021年10月から『FNX e-急便WEB発行サービス(以下『e-急便』)』の運用をスタート。ペーパーレス化による業務効率化・コスト削減に成功しただけでなく、関連業務全体の見直しが従業員の意識改革にもつながるなど、DXを大きく前進させている。

インタビュイープロフィール

総務部経理課 堀内 雅之 氏 / 営業部 係長 野田 耕平 氏 / 業務部製品課 森 綾乃 氏

BtoB取引のFAX・帳票業務を効率化した20社の取り組みをご紹介
導入の背景

専用伝票対応など複雑な帳票業務が属人化
郵送ミスなど深刻なヒューマンエラーも

 事業成長に伴い、ここ10年で取引先数が約2倍に増加した同社では、現在約1100社もの事業者と取引を行っている。請求書・納品書をはじめとする各種帳票の発行件数も急激に増加しており、従来通りの作業フローでは徐々に対応しきれなくなっていた。
「単純に発行件数が増えていくだけでなく、取引先ごとの個別対応がどんどん複雑化する状況にも悩まされていました」と堀内氏は振り返る。

請求書発行業務を例にあげると、同社発行の請求書だけを送ればよいケースに加え、取引先の専用伝票を同封しなければならないケース、専用伝票のみを送るケース、納品書の同封が必要なケースなど、パターン分けが膨大に。この全貌を把握していたのはわずか1〜2名の担当者だけで、完全に業務が属人化していたという。
「特に専用伝票はほとんどが手書きだったため、業務負荷はかなりのものでした」と業務担当の森氏は話す。請求書の発行作業が集中する月末は残業が長時間におよび、翌日に持ち越す場合も多かった。また、アナログ作業で複雑な対応を行っていたために、郵送ミスが生じてしまったこともあったという。

「個々の取引先から要望される諸条件があまりにも多様なため、請求書発行の“専門家”を養成しなければ業務を遂行できないレベルにまで達していました」と堀内氏は話す。
五洋パッケージ株式会社 総務部経理課  堀内 雅之 氏
総務部経理課 堀内 雅之 氏

 納品書についても同様に、取引先ごとの条件や複雑な作業が属人化していた。発送タイミングの月3回は、7人が1時間半かけて納品書を発行していたという。「通常時の作業は業務担当が行うのですが、コロナ禍によって業務担当がリモートワークになった際には、代わりに営業メンバーらで発送作業を行いました。10人以上を動員して3時間近くもかかり、いつもの3倍以上の人時をかけたにも関わらず、取引先の要望にあわない送り方になってしまったものもあり、クレームをいただいてしまったのです」と、営業担当の野田氏は話す。

 非効率的な作業フローによって従業員に過重な業務負荷がかかっているだけでなく、取引先にも迷惑がかかってしまっている状況に危機感を抱き、同社ではブラックボックス化していた帳票関連の業務全体の見直しを決意。その一環として、帳票のWEB化を検討し始めたという。


帳票電子化でできることをもっと知りたい方へ
導入の経緯

『e-急便』の決め手は多様な帳票への拡張性
CSV出力機能で取引先側の利便性も確保

 数ある帳票WEB化システムの中から『e-急便』を選んだ理由は「機能とサポートの両面で自社にマッチしていたから」だと堀内氏は話す。
 機能面では、請求書や納品書はもちろん、領収書なども含めた多様な帳票の発行に対応している点が決め手になった。加えて、CSVに対応している点も重視。「基幹システムから出力したCSVデータをそのままシステムにアップするだけでWEB帳票を発行できますし、受け取った取引先側でもCSVをダウンロードしてデータ処理に使えるため、双方にとって利便性が高いと感じました」(堀内氏)

 サポート面では「システム実装から運用体制の整備まで、幅広くフォローしてもらえた」と堀内氏。ネクスウェイの担当営業から紹介された『e-急便』ユーザーの事例やノウハウを積極的に取り入れて導入を進めたという。「こちらの背景までくみ取りながら先回りでアドバイスしてもらえて、とても安心感がありました。『ネクスウェイの担当営業に聞けば大丈夫』という信頼感は何ものにも代えがたかったと思います」(堀内氏)
e-急便WEB発行サービス
※画面は弊社テスト環境でのサンプル画面です
導入の成功要因

業務担当・営業担当の部署横断チームで
戦略的に帳票のWEB化を推進

五洋パッケージ株式会社 営業部 係長 野田 耕平 氏
営業部 係長 野田 耕平 氏

 導入時には、帳票発行に携わる業務担当はもとより、営業、配送のメンバーも巻き込んで、部署横断の5名のプロジェクトチームで関連業務全体の見直しを推進。その一つの施策として『e-急便』導入を位置づけた。システム連携に関わる基幹システムの改修など、テクニカルな作業も発生したが、意外にも、これら技術部分にはそれほど大きなコストや手間はかからなかったという。「それ以上に、業務の全体像を把握するところに注力しました。取引先をリスト化して関連作業を洗い出し、帳票発送のパターンを整理したうえで『e-急便』の運用をスタートできたことが、大きな成功要因になっていると考えます」(堀内氏)

 運用開始時には、取引先ごとにアプローチを工夫した。まずWEB化を案内する取引先を精査し、現実的にWEB化が難しい取引先は従来通りの帳票対応を継続。一方で、件数が多かったり、専用伝票の対応が必要だったりと、WEB化によるメリットが大きい取引先にはより丁寧に説明した。「一律の案内に先立って、各取引先の担当営業が個別に電話や訪問で説明するようにしました。説明の際には、取引先にとってのメリットをわかりやすく伝えるようにしましたね。例えば、帳票到着までのタイムラグの解消、保管スペースの削減、CSVデータのダウンロードによる後続処理の効率化などです。各社への説得で押さえるべきポイントも、プロジェクトチームで入念に議論してから各担当営業に指示するなどして、戦略的にWEB化を進めていきました」(野田氏)。

 さらに、取引先向けにWEB帳票の加工マニュアルを作成したり、希望する取引先にはオンラインでのレクチャーも行ったりなど、万全のフォロー体制を整えて安心感を担保したという。「弊社都合の運用変更で、大切な取引先に大きな負担をかけてはいけないというのが大前提でした。取引先と弊社の双方がよりシンプルに、より効率的に帳票のやり取りができるよう、運用開始時から心がけていましたね」(堀内氏)
導入の効果

68%以上の帳票ペーパーレス化に成功
DXに向けた従業員の意識の変化も

 導入の結果、運用開始から約4カ月の段階で、請求書および納品書の約68%のWEB化に成功。ペーパーレス化による成果は大きく、導入前の郵送件数は月平均で約2,000件、郵送費用は約21万円だったのが、導入後はそれぞれ約760件、約6.7万円まで減少した。特に業務負荷が大きかった取引先への帳票をWEB化できたことから「体感での業務負荷の軽減効果は数値以上」だという。現在はほとんどの帳票発行作業が数クリックで完了。

 その結果、請求書発行業務については残業がほぼゼロになり、作業が日をまたぐこともなくなった。「請求書の修正が必要になった場合も、同一の宛先・同一日なら追加料金なしで電子的に再発行できるのもとてもありがたいですね。数十枚におよぶ請求書を印刷し直したり、再度郵送したりする手間が省け、精神的な負担からも解放されました」(森氏)。

 一方、7人がかりで1時間半かけて行っていた納品書発行業務も、『e-急便』導入後は担当者1人が15分程で行えるように。業務負荷が軽減されたことに加え、以前は10日ごとにしか送れなかった納品書が、現在では毎日発行できるようになったメリットも大きいという。
五洋パッケージ株式会社 業務部製品課 森 綾乃 氏
業務部製品課 森 綾乃 氏
FNX e-急便WEB発行サービス導入事例 五洋パッケージ株式会社
 取引先からの反応もよく「反発されるどころか、むしろポジティブな感想が多く寄せられている」と野田氏。「請求書が即日に届くようになり、また納品書もすぐ送ってもらえるようになって、経理の処理がよりスピーディになった」「CSVでダウンロードできるので、仕入れデータと請求データの照合が楽になった」「こちら(取引先側)の請求業務も効率化できた」といった声もあるそうだ。

 『e-急便』導入をきっかけにブラックボックス化を解消できたことで、今では誰もが帳票発行作業を行えるようになったという同社。こうした一連の取り組みが、従業員の意識変化にもつながっていると堀内氏は強調する。「これまで、営業担当はどうしても取引先に遠慮してしまいがちでしたが、『e-急便』の導入を機に『双方のメリットになる事柄であれば、恐れず取引先と交渉するべきだ』という意識が芽生えたように感じます。また、業務担当と営業担当の意思疎通を図れたのも大きいですね。業務担当側では、現在でも一部手書きの専用伝票などの個別対応が残ってはいますが『担当営業と取引先がしっかり話し合った結果なのだ』と納得して、より前向きに業務に取り組めるようになりました。業務効率化だけでなく、意識改革も含めたDXへの第一歩を踏み出せたのではないかと思っています」(堀内氏)


帳票電子化でできることをもっと知りたい方へ


FNX e-急便WEB発行サービス導入事例 五洋パッケージ株式会社

 今後は『e-急便』を他の帳票にも展開し、さらなる業務改善を進めていきたいという。「弊社のように厳しい価格競争にさらされている中小製造業者にとって、こうした間接経費や業務量の削減は永遠のテーマであるといえます。『e-急便』のような外部サービスを利用すれば初期投資もいらず、技術面でのサポートも受けられるので、中小企業であってもそのハードルは高くありません。もし弊社と同様の課題をお持ちであれば、帳票周りのDXは簡便で有効な方法だと思います。また、今回弊社での挑戦は、『自分たちでもDXを推進できるのだ』という従業員の自信につながりました。生き残りには変化への対応が欠かせません。そのカギになるツールとして、引き続き『e-急便』を活用していきたいと思っていますので、絶えず進化し続けるサービスであってほしいと期待しています」(堀内氏)

※本事例は2022年2月時点の内容となります。

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