郵送コストを68%削減、
誰でも15分で納品書発行が可能に！
帳票業務の属人化を解消した、DXへの第一歩とは

　導入時には、帳票発行に携わる業務担当はもとより、営業、配送のメンバーも巻き込んで、部署横断の5名のプロジェクトチームで関連業務全体の見直しを推進。その一つの施策として『e-急便』導入を位置づけた。システム連携に関わる基幹システムの改修など、テクニカルな作業も発生したが、意外にも、これら技術部分にはそれほど大きなコストや手間はかからなかったという。「それ以上に、業務の全体像を把握するところに注力しました。取引先をリスト化して関連作業を洗い出し、帳票発送のパターンを整理したうえで『e-急便』の運用をスタートできたことが、大きな成功要因になっていると考えます」（堀内氏）

　運用開始時には、取引先ごとにアプローチを工夫した。まずWEB化を案内する取引先を精査し、現実的にWEB化が難しい取引先は従来通りの帳票対応を継続。一方で、件数が多かったり、専用伝票の対応が必要だったりと、WEB化によるメリットが大きい取引先にはより丁寧に説明した。「一律の案内に先立って、各取引先の担当営業が個別に電話や訪問で説明するようにしました。説明の際には、取引先にとってのメリットをわかりやすく伝えるようにしましたね。例えば、帳票到着までのタイムラグの解消、保管スペースの削減、CSVデータのダウンロードによる後続処理の効率化などです。各社への説得で押さえるべきポイントも、プロジェクトチームで入念に議論してから各担当営業に指示するなどして、戦略的にWEB化を進めていきました」（野田氏）。

　さらに、取引先向けにWEB帳票の加工マニュアルを作成したり、希望する取引先にはオンラインでのレクチャーも行ったりなど、万全のフォロー体制を整えて安心感を担保したという。「弊社都合の運用変更で、大切な取引先に大きな負担をかけてはいけないというのが大前提でした。取引先と弊社の双方がよりシンプルに、より効率的に帳票のやり取りができるよう、運用開始時から心がけていましたね」（堀内氏）

　導入の結果、運用開始から約4カ月の段階で、請求書および納品書の約68%のWEB化に成功。ペーパーレス化による成果は大きく、導入前の郵送件数は月平均で約2,000件、郵送費用は約21万円だったのが、導入後はそれぞれ約760件、約6.7万円まで減少した。特に業務負荷が大きかった取引先への帳票をWEB化できたことから「体感での業務負荷の軽減効果は数値以上」だという。現在はほとんどの帳票発行作業が数クリックで完了。

　その結果、請求書発行業務については残業がほぼゼロになり、作業が日をまたぐこともなくなった。「請求書の修正が必要になった場合も、同一の宛先・同一日なら追加料金なしで電子的に再発行できるのもとてもありがたいですね。数十枚におよぶ請求書を印刷し直したり、再度郵送したりする手間が省け、精神的な負担からも解放されました」（森氏）。

　一方、7人がかりで1時間半かけて行っていた納品書発行業務も、『e-急便』導入後は担当者1人が15分程で行えるように。業務負荷が軽減されたことに加え、以前は10日ごとにしか送れなかった納品書が、現在では毎日発行できるようになったメリットも大きいという。

　取引先からの反応もよく「反発されるどころか、むしろポジティブな感想が多く寄せられている」と野田氏。「請求書が即日に届くようになり、また納品書もすぐ送ってもらえるようになって、経理の処理がよりスピーディになった」「CSVでダウンロードできるので、仕入れデータと請求データの照合が楽になった」「こちら（取引先側）の請求業務も効率化できた」といった声もあるそうだ。

　『e-急便』導入をきっかけにブラックボックス化を解消できたことで、今では誰もが帳票発行作業を行えるようになったという同社。こうした一連の取り組みが、従業員の意識変化にもつながっていると堀内氏は強調する。「これまで、営業担当はどうしても取引先に遠慮してしまいがちでしたが、『e-急便』の導入を機に『双方のメリットになる事柄であれば、恐れず取引先と交渉するべきだ』という意識が芽生えたように感じます。また、業務担当と営業担当の意思疎通を図れたのも大きいですね。業務担当側では、現在でも一部手書きの専用伝票などの個別対応が残ってはいますが『担当営業と取引先がしっかり話し合った結果なのだ』と納得して、より前向きに業務に取り組めるようになりました。業務効率化だけでなく、意識改革も含めたDXへの第一歩を踏み出せたのではないかと思っています」（堀内氏）

　今後は『e-急便』を他の帳票にも展開し、さらなる業務改善を進めていきたいという。「弊社のように厳しい価格競争にさらされている中小製造業者にとって、こうした間接経費や業務量の削減は永遠のテーマであるといえます。『e-急便』のような外部サービスを利用すれば初期投資もいらず、技術面でのサポートも受けられるので、中小企業であってもそのハードルは高くありません。もし弊社と同様の課題をお持ちであれば、帳票周りのDXは簡便で有効な方法だと思います。また、今回弊社での挑戦は、『自分たちでもDXを推進できるのだ』という従業員の自信につながりました。生き残りには変化への対応が欠かせません。そのカギになるツールとして、引き続き『e-急便』を活用していきたいと思っていますので、絶えず進化し続けるサービスであってほしいと期待しています」（堀内氏）