納品書のWEB化で週180時間分の人的リソースを創出
「建設業界はアナログ」の固定観念を覆すDXを推進

株式会社オータケ様

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集
 抱えていた課題
  • 毎月8万枚にも上る納品書の発行業務に、過大な業務負荷が掛かっていた

  • 郵便物到着までのタイムラグや、郵便事故などで帳票が紛失してしまうリスクがあった

 導入効果
  • 半年余りで納品書の80%WEB化を実現

  • 切手代などのコストカットに加え、週180時間程の人的リソースを創出できた

  • 帳票到着の遅れや紛失のクレーム対応がなくなった



株式会社オータケ様
創業 1946年
資本金 13億1,220万円
従業員数 253名
主な事業内容 管工機材・住宅設備機器・空調設備機器の販売
ホームページ https://www.kk-otake.co.jp/
FNX e-急便WEB発行サービス事例【オータケ様】
写真左から齊藤氏、池滝氏、小山氏、松永氏
 バルブ、パイプ、ジョイントなどの管工機材の専門商社として業界で確固たる地位を築いてきた株式会社オータケ。全国11の拠点で各地域に根付いたサービスを展開し、取引実績はプラントユーザーからサブコン・工事事業者、各地域の管工機材販売店に至るまで約2,600社に上る。

 同社では2021年9月に『FNX e-急便WEB発行サービス(以下『e-急便』)』の運用を開始し、半年余りで納品書の80%をWEB化することに成功した。「アナログの根強い建設・建築業界ではデジタル化が難しい」という固定観念を覆し、DX化を強力に推進する同社の『e-急便』活用法を伺った。

インタビュイープロフィール

システム室 室長 塩田 眞也 氏 / 設備営業部 次長 齊藤 豊 氏 / システム室 松永 充恵 氏

導入の背景

週3時間、各営業拠点6人掛かりで納品書を発送
本社総務でも後納郵便の持ち込みに1時間

 同社におけるWEB帳票化の最大の目的は、納品書発行業務の効率化だ。日々の納品のたびに発行する納品書は枚数換算で毎月8万枚にも上る。『e-急便』の導入前は、こうした納品書業務をすべて紙ベース、手作業で行っており、各拠点の内勤者(営業事務、新入社員など)や本社総務部スタッフに過大な業務負荷が掛かっていた。
 「当時、各営業拠点の内勤者は、納品書を印刷、封入したのち、切手を貼って郵送したり、後納分を計量して仕分けしたりする作業を週に2〜3回の頻度でまとめて行っていました。5〜6人掛かりで作業し、多いときには1時間掛かるケースもありましたね」と、営業部の齊藤氏は話す。

 一方、本社総務部でも、膨大な後納分の郵便物を再計量したうえで、一括して郵便局に持ち込む手間が掛かっていた。「郵便局での手続きには毎回約1時間掛かっていました。加えて2020年1月に本社オフィスが移転したことで郵便局までの距離が遠くなり、他の業務をますます圧迫するようになっていました」と、当時の状況を知るシステム室の松永氏は振り返る。

 こうした現状にメスを入れるきっかけになったのは、ある拠点の営業社員によるボトムアップでの改善提案だったそうだ。「弊社には、業務改善の一貫として各社員から業務改善を提案できる制度があります。この提案制度に寄せられた、『納品書の発送業務を効率化し、その分の人的リソースを他の業務にあてられないか』という声がきっかけとなり、納品書を始めとする帳票のWEB化の全社プロジェクトが始動しました」と齊藤氏。
齊藤 豊 氏
設備営業部 次長 齊藤 豊 氏
帳票電子化でできることをもっと知りたい方へ
導入の経緯

スムーズなAPI連携が『e-急便』選定の決め手
格納フォルダから帳票PDFを自動でアップ可能に

 WEB帳票ツールの導入はシステム室が主導した。かねてよりネクスウェイのFAX配信サービス『FNX-e帳票FAXサービス』を活用していたことで、ネクスウェイから提案を受け、『e-急便』を候補のひとつとしたという。

 複数のサービスを比較検討した結果『e-急便』を選んだ決め手は「スムーズなAPI連携が可能だったこと」とシステム室の塩田氏。中でもネクスウェイのパートナー会社による『e-急便Connect』の活用によって実装の負担を軽減できるのが大きかったという。

 「取引先ごとに異なる環境に合わせてAPI連携の手順を考え、自社データに当てはめて実装するのはオーバーヘッドですし、万が一うまく連携できず帳票を発行できなければ、致命的な問題にもつながりかねません。これに対して『e-急便Connect』を使えば、帳票のPDFを特定のフォルダに格納しておくだけで自動的に『e-急便』上へのアップが可能になります。導入負担を低減できるのはもちろん、運用の確実性も担保できると考えました。ネクスウェイさんとはすでにお取引もありましたし、とても安心感がありましたね」(塩田氏)

※『e-急便Connect』e-急便にデータをアップロード・連携するための専用ソフトウェア(サービス提供会社:株式会社グローバル・ネットワーク)  

FNX e-急便WEB発行サービス事例【オータケ様】
 
帳票電子化でできることをもっと知りたい方へ
導入の成功要因

3カ月の猶予期間後はWEB納品書へ完全移行
「DX」を合い言葉に強力にWEB化を促進

 『e-急便』導入後は、各拠点から基幹システムで印刷された納品書のデータを本社システムから、そのまま自動でWEB帳票化、発行する流れに。プロジェクト全体を塩田氏が統括し、運用体制については齊藤氏と松永氏が役割分担した。システム管理部分を松永氏、WEB化推進に向けた営業部へ施策展開を齊藤氏がそれぞれ担当する形だ。

 最大の導入成功要因について、齊藤氏は「取引先に対し、WEB化の取り組みについて強く発信したこと」だと強調する。齊藤氏は取引先に対する帳票WEB化の案内方針の決定や、実際に取引先にアプローチする各拠点の営業担当への働きかけを行ってきた。当初はWEB化のメリットが大きい大口の顧客にターゲットを絞ってWEB化を案内したものの、WEB化率は40%弱と伸び悩んだという。
 そこで思い切って取引先に「DXのために帳票をWEB化します」と強く発信したところ、意外にも納得して受け入れる取引先が多かったそうだ。「伸び悩んだ原因は取引先側にあるのではなく『建設業界・建築業界はアナログ文化が根強いから、WEB化は現実的には難しいだろう』という、当社側の固定観念にあったのだと感じました。国を挙げたDX推進の機運の高まり、またコロナ禍をきっかけとしたテレワークの普及など、さまざまなタイミングも重なって、一気にWEB化が進んだ印象です」(齊藤氏)

 とはいえ、取引先の負担にならないよう、移行は丁寧に行ったと齊藤氏。取引先向けの説明資料を作成した他、特徴的なのは『e-急便』登録後3カ月間の移行期間を設定している点だ。移行期間中はWEB帳票と紙の帳票を併用できるが、終了後は強制的にWEB帳票のみの発行となる。
 「WEB化への移行後『やはり紙でほしい』という取引先も出てきていますが、取引先側の都合もありますので、それはそれでよいと考えています。まずは移行期間中に『e-急便』というツールやWEB帳票というものを試してみていただくことが大切だと思います」(松永氏)
松永 充恵 氏
システム室 松永 充恵 氏
 社内への働きかけとしては、拠点ごとのWEB化の状況(『e-急便』登録件数、紙の納品書発行の停止件数、WEB化率など)や過去からの推移をまとめて全営業担当へ公開するとともに、毎月の営業会議でも報告。WEB化が遅れている拠点は、自発的に「WEB化を推進するためにはどうしたらいいか」という意識になったという。「社長をはじめ、役員からもトップダウンで継続的にメッセージを発信するなど、全社的に根強く取り組んだのも成功のカギになったと考えています」(齊藤氏)


BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集
 
導入の効果

精神的負担軽減、コミュニケーション活性化──
数値化できない効果も見逃せない

 現在では全取引先の約80%に当たる2,000社程の取引先が『e-急便』に登録しており、完全にWEB移行した取引先も1,500社以上にのぼる。2022年5月現在、月間で約1万件の納品書を『e-急便』で発行しているという。導入によるコストカット効果は大きく、実に30%のコストカットを実現した。「コストカットに加えて、全拠点合わせて週180時間程の人的リソースを創出できたと考えると、導入の効果は非常に大きいです」(塩田氏)。

 取引先と拠点の内勤者の双方が、精神的なストレスを解消できたのも大きい。「郵便物が到着するまでのタイムラグや、郵便事故などで帳票が紛失してしまうリスクを解消できるWEB帳票は、取引先にも好評です。拠点の内勤者からも、帳票到着の遅れや紛失のクレームを受けて対応する心理的負担がなくなり、より気持ちよく働けるようになったとの声が上がっています。数値化はできない部分ですが、見逃せない成果だと感じますね」(松永氏)

e-急便WEB発行サービス
※画面はデモアカウントでのイメージとなります
FNX e-急便WEB発行サービス事例【オータケ様】
 
帳票電子化でできることをもっと知りたい方へ
 
 さらに派生的な効果として、業務プロセスの刷新を機に拠点内のコミュニケーションも活発化したと齊藤氏は話す。「これまでの郵送業務は、本社では総務部門が、各拠点では内勤者が郵送処理をしていましたが、『e-急便』導入後は郵送業務が軽減、集約されるようになりました。本社での総務が一括で行っていた郵便局への持ち込みもなくし、郵送物については各部署でポストインする形式に変更しました。この業務プロセス変更の説明会を拠点に向けに行ったところ、営業担当から『初めて内勤者の業務状況を知った』『内勤者がこれ以上煩雑な作業をしなくてよいように、取引先にWEB化を促したい』という反応が多数あったのはとても興味深かったですね。内勤者からも『WEB化の説得をがんばってください』と営業担当に言いやすい雰囲気になるなど、拠点内や本社・拠点間の風通しがよくなったのは予想外のうれしい導入効果です」(齊藤氏)

 『e-急便』の導入成功を受け、同社では現在、ネクスウェイが新規事業プロジェクトとして取り組む買掛管理効率化の実地検証にも協力しているところだ。「『e-急便』による帳票のWEB化にとどまらず、新しい分野でもぜひしっかりとした商品・サービス開発に取り組み、価値を提供いただけることに期待しています。ネクスウェイさんにはより幅広い業務効率化のパートナーとして積極的に提案してほしいですね」(塩田氏)

※本事例は2022年7月時点の内容となります。

BtoB取引の帳票業務をカイゼンした 20社の事例集

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