『FNX e-受信FAXサービス』を活用して
顧客からの製品化依頼や注文のFAXを電子化
業務効率を劇的に向上させ、働き方改革を実現

　東京ダイヤモンド工具製作所では、顧客企業から新たな工具の生産を依頼された場合、まず製品化の可否を検討し、可能であればその旨と見積もり金額を顧客に回答、その後正式な注文書を受け取るという業務プロセスを採っている。この時に、大手顧客なら顧客側が構築したEDI（電子データ交換）の仕組みを使うが、全体の3分の1の依頼はFAXで受け取ることになる。

　しかしFAXによるコミュニケーションは、営業担当者とバックヤードで営業を支える事務スタッフに多大な手間を強いることになっていた。当時の状況について、国内営業部 仙台営業所 所長の濱口勉氏は、次のように説明する。

　「EDIの場合、お客様からの依頼書や注文書は、我々営業担当者に直接、メールにPDFファイル添付の形で送られてきます。営業担当者は一人1台、ノートPCを持ち歩いているので、それらを出先などで確認し、対応することができますが、FAXの場合は、受注対応や修理・再生品の手配、出荷などの事務業務を担当するCRセンターに一旦入り、そこで仕分けをされて各担当者の机の上に置かれることになります。営業担当者は夕方オフィスに戻ってからでなければ、その内容を確認することができず、必然的に帰る時間も遅くなっていました」（濱口氏）。


　一方のCRセンターも、紙による業務対応に大きなフラストレーションを抱えていた。営業企画部 CRセンター センター長の平松美由紀氏は、次のように説明する。

　「CRセンターで受けたお客様からのFAXは、まず内容を確認して、リピート品の注文など私たちで作業内容が判断できるものについては、そのまま対応しますが、製品化の検討依頼など営業判断が必要なものについては、一旦各担当者に渡してから指示をもらう形になります。
しかし営業担当者の確認は帰社後で、届いたFAXの件数が多い日には、私たちへの対応依頼が翌日になることもありました。また営業担当者が出張の際には、届いたFAXを私たちがPDFファイルに変換して、メール添付で送るという手間が発生していたのです。これは非常に大きなストレスでした」（平松氏）。

　同社は国内5か所（仙台・東京・名古屋・大阪・福岡）に技術営業拠点を置いているが、実はこのうち東京の拠点では、複合機メーカーの提供する文書電子化ツールを利用した“FAXの電子化”が実現されていた。

　今回『e-受信FAXサービス』の導入対象となったのは仙台の拠点だが、これはCRセンターの平松氏が東京から仙台に移り、営業担当者の業務内容を約1か月間、観察していて“大変そうだ”と感じたことが出発点となっている。

　「まず仙台でも文書電子化ツールが使えないかと考えたのですが、仙台では東京とは違うメーカーの複合機を利用していました。そこで複合機のリプレイスを濱口と共に管理部門に相談したのですが、リース契約の縛りなどがあって叶いませんでした。そして東京本社のIT部門に相談したところ、“複合機を替えなくてもFAXを電子化できる仕組みがある”ということで紹介してもらったのが、『e-受信FAXサービス』でした」（平松氏）。


　『e-受信FAXサービス』は、既存の環境に一切手を加えることなく、電話回線口とFAX機器の間に専用アダプタを取り付けるだけで、受信した全てのFAXを電子化し、PCの画面上で確認・対応することができるサービスだ。受信したFAXはネクスウェイのクラウドサーバに保存されるので、紙切れを起こす心配も無い。通信履歴の管理や、受信FAXにコメントを付けて返信・転送する作業もPC上で簡単に行うことができる。フリーダイヤルやナビダイヤルを含め、現在利用中のFAX番号をそのまま使うことができるのも大きな特徴だ。

　仙台の拠点に『e-受信FAXサービス』を紹介したシステム担当 担当部長の小久保拓志氏は、当時の状況を次のように振り返る。
　「以前よりネクスウェイからサービスの紹介は受けていて“これはうちで使えるサービスだ”と感じていました。そこでまず2017年10月頃に、仙台と同じ課題を抱えていた他の2拠点で試用してみたのですが、そこでは“紙の文化”が根付いており、今は時期尚早という判断をしました。そんなタイミングで仙台から相談を受けたのです」（小久保氏）。

　その後、仙台拠点では2018年4月にネクスウェイからの詳しいサービス説明を受けて5月から早速試用を開始、7月に導入を決定し、8月から正式な運用をスタートさせた。

　サービスの試用に際し、営業グループをまとめる濱口氏は、1つのルールを設けた。
それが“受信したFAXを紙で出力することは一切禁止”というものだ。
その意図について、濱口氏は次のように説明する。

　「受信したFAXを全て電子化してPC上で確認・対応できるという点に、『e-受信FAXサービス』を利用する意味があります。日々の営業活動の中で運用に乗るかどうかは、使ってみなければ分かりません。使わなければ、ずっと紙のままということが分かっていました」（濱口氏）。

　そこで濱口氏はCRセンター側にも“営業担当者からFAXをPDF化してメールで送って欲しい”といった依頼を受けても一切対応しないで欲しいという旨を伝え、“もう使わざるを得ない”という状況を作った。今実際にサービスを利用している国内営業部 仙台営業所 所長代理の渡辺敏和氏は「やはり使ってみるまでは少し抵抗がありました」と当時を振り返る。
　「しかし1回使い方を教えてもらえれば大体分かりましたし、1～2週間経つと操作の簡単さも実感することができました。“ああ、これは便利だ”と思いましたね」（渡辺氏）。

　また同じく国内営業部 仙台営業所の小松佑輔氏も「これまで夕方オフィスに戻ってからしか確認・対応できなかったFAXが、出張時や外出時の空き時間に対応できることに大きなメリットを感じました」と仕事の効率が大きく向上したことを強調する。

　さらに濱口氏は、試用期間中にCRセンターからも意見を聞き、『e-受信FAXサービス』を効率的に活用していくための業務フローも確立した。
　「今までCRセンターは営業担当者がオフィスに戻ってきてから、FAX対応の指示をもらうという流れでしたが、『e-受信FAXサービス』を使えば、営業は外出先でもFAXの内容をPCで確認できるので、CRセンターに対応して欲しいものについては『e-受信FAXサービス』の中に対応依頼用のフォルダを作っておき、そこに入れていくというフローにしました。これで指示待ちの時間ロスを大幅に低減することができます。こうした仕組みは全員で意見を出し合って決めました」（濱口氏）。

　そして『e-受信FAXサービス』の導入効果について、濱口氏は「試用期間中から既に実感できていました」と続ける。
　「今まではオフィスに戻ってきた時に5枚、10枚のFAXが机の上に置かれており、その対応に時間を取られていました。そのFAXが、今はゼロになったのです。そのおかげで、お客様へのご提案資料などを前倒しで作成することが可能になりました。働き方改革にも繋がっていると思います」（濱口氏）。

　また小松氏も『e-受信FAXサービス』の効果として、外出時の空き時間を活用できる点を挙げる。
　「移動中にはPCを開いてメールの返信を書いたりしていますが、その流れの中でお客様からのFAXに対応することができるのは本当に便利です。出先でFAXの内容を確認して、自分で対応するものは対応し、CRセンターに依頼するものは、依頼用のフォルダに入れておけばいい。お客様への製品化可否の回答なども、格段に速くできるようになりました」（小松氏）。

　一方のCRセンターでも、これまで抱えていた数々の悩みを解消することができた。
　「まずFAXをPDF化する手間が一切不要になったことは、本当に大きなメリットです。また私たちは複合機のある場所とは違う部屋でセンター業務を行うこともあるのですが、そうした場合、今まではFAXが届いているかどうかを、いちいち階段を上がって複合機のある部屋まで行って確認する必要がありました。それが今では営業担当からの対応依頼も併せて、手元のPCですぐに確認することができます。さらにお客様への納期回答なども、これまでは受け取ったFAXに手書きで納期を書いて返信する必要がありましたが、今ではPC上で納期を入力し、そのまま送信指示を出すことができます。業務効率は劇的に向上しました」（平松氏）。

　今では間違ってプリントボタンを押さない限り、複合機から出力されるFAX紙も無くなった。平松氏は「裏紙が使えなくなって困っています」と笑う。

　今後同社では今回の導入成果を踏まえ、先に導入を見合わせた2つの拠点でも改めて『e-受信FAXサービス』の利用を検討する予定だ。

　そして最後に、全社システムを担当する小久保氏は、今後の展望を次のように語る。
　「東京のように複合機とセットになった文書電子化ツールを使っている環境では、例えばOSを入れ替えるタイミングで電子化ツールも利用者分のPCにインストールし直す必要があるなど、多大な手間がかかります。そうした点を考えれば、複合機と電子化ツールは切り離したい。そこで今後他の拠点の電子化を進めていく上で、複合機と電子化を別々に考えることのできる『e-受信FAXサービス』は非常に強い味方になってくれると考えています」（小久保氏）。