RESULT 導入の効果
数十文字の手書き作業も今は3秒で完了、
受信FAXの検索性も飛躍的に高まる
現時点でサービスの導入から半年以上が経過しているが、実際に『e-受信FAXサービス』を使ってみた感想として、天王寺谷氏は「こんなに画期的なサービスがあったのかと、率直に思いました」と導入当時を振り返る。
「まず『e-受信FAXサービス』では、お客様やメーカーから受信したFAXをわざわざ紙に出力する必要が一切ありません。受け取ったFAXは自分のPC画面上で確認して、キーボードから見積もり金額や納期を入力し、そのまま返信あるいは転送することができます。文字の劣化も全くありませんし、FAX紙を段ボールに入れて保管・管理する手間も不要です。保管場所も要りません。
また自分が担当するお客様からのFAXについては、クラウド上の自分専用のフォルダーに入るように設定しておくことができるので、FAXを仕分けする手間も一切無くなりました。変な話ですが『e-受信FAXサービス』の利用が軌道に乗った現在、以前の方法でよく回していたなとつくづく思います」(天王寺谷氏)。
さらに天王寺谷氏は「実際の作業レベルでも『e-受信FAXサービス』には非常に便利な数多くの機能があります」と続ける。
「例えば『e-受信FAXサービス』では、お客様や仕入先とやり取りする際によく使用する定型的な文言やスタンプをあらかじめ登録しておくことができるので、返信の際にはそれらを画面上に呼び出して文面を簡単に作成することができます。これまでは手書きで40~50文字を書いていた作業が、今は画面上で、しかもたった3秒で完了するようになりました」(天王寺谷氏)。
また近郊1課では、FAX画面のメモ欄に営業担当者の従業員番号や発注番号などを記入しておくという工夫を凝らすことで、後からFAXを探す手間と時間を劇的に短縮した。
「私たち営業担当者が外出している時に、お客様から“あの見積もりの件で”という問い合わせのお電話をいただくことも珍しくありません。これまでは、それが3~4か月も前のものなら探すのに30分、場合によっては1時間以上もかかることがあったのですが、今では電話を受けた事務スタッフが10~20秒ですぐに画面上に呼び出すことができます。これも非常に大きな業務改善だと思います」(天王寺谷氏)。
さらに井上氏はこの業務改善について、顧客満足度の向上にも直結するものだと強調する。
「FAXを仕分けする手間が無くなったことで、まずお客様からの送達確認のお電話にも、すぐにお答えすることができるようになりました。また過去のFAXを探す時間も今では10~20秒です。実際にお客様からは“対応が速くなったね”というお声をいただくケースが出てきました。その意味で『e-受信FAXサービス』は社内の業務改善だけでなく、お客様対応の品質も高めてくれるものだったと言えます」(井上氏)。
今後電材西日本事業部では、まだ『e-受信FAXサービス』が導入されていない残りのセクションにも順次導入を進め、3年以内にはOCRソフトと『e-受信FAXサービス』との連携までを視野に入れている。
「お客様から受信したFAXをOCRソフトで電子データ化し、人手を介さずに受発注処理を自動化するという業務フローの実現を目指しています。その際にも今回同様、ネクスウェイの豊富な知見を頼りにしています」(井上氏)。