3ヶ月で25,000枚の紙を削減。
FAXと座席間の移動、
発注書の仕分けや管理、印刷費用……
FAX受注の処理が劇的に変化

導入企業様の声

株式会社オーリック様
設 立 1949年10月
資本金 5,000万円
売上高 グループ合計284.6億円(2017年3月期)
従業員数 グループ合計1,215名
事業内容 酒類・食品類の卸売
株式会社オーリック様
 導入前の課題
  • 1日に100枚弱も届くFAXを複合機へ取りに行くのに余計な時間がかかっていた。

  • 受信したFAXは形式や配送コース別に分類しなければならず、手を動かしてFAX紙を一枚ずつ仕分けるのに工数や手間がかかっていた。

  • 受信した発注書を2ヶ月間保管しなければならず、管理の手間や場所の問題を抱えていた。

 導入の効果
  • FAXで送られてきた発注書をパソコン上で確認できるため、移動する必要がなくなった。

  • 発注書の仕分けも画面上で簡単に操作できるため、1日あたり約20分の時間削減につながった。

  • 発注書がすべてデータ管理になり、保管場所を用意する必要がなくなった。また、3ヶ月で25,000枚分ものペーパーレスにつながった。

 
 九州エリアに6つの支店と50を超える店舗を展開し、種類豊富な商品を顧客に提供している株式会社オーリック。配送スピードの速さが大きな強みだが、それを支えるのは、迅速かつ正確な受注処理だ。

 しかし、同社はFAXでの受注に長年課題を抱えていたという。処理や発注書の仕分け、管理などに手間がかかってしまい、作業効率向上の障壁になっていたのだ。

 そんな状況を打破すべく導入したのが、『FNX e-受信FAXサービス(以下、e-受信FAXサービス)』。営業企画課 係長の安樂氏は、「導入は大成功だった」と力強く語ってくれた。

インタビュイープロフィール

株式会社オーリック 営業企画課 係長 安樂 卓也 様

“お客様がほしい商品を、ほしいときに届ける”
スピードにこだわった酒類配送サービスで九州全域のニーズをカバー

 株式会社オーリックは、1949年の設立から70年以上続く酒卸業者だ。品揃えの豊富さは、九州全域をみてもトップクラス。福岡、北九州、久留米・佐賀、大分、熊本、鹿児島に支店を、これに宮崎を加えた7エリアに51の店舗を構え、九州各地のお客様に酒類を提供している。

 そんな同社がこだわっているのが、商品を迅速に配送することだ。配送の形態は、“計画配送”と“クイックデリバリー”の2種類。前者では、朝の5:30までに受けた注文分をすべて当日に配送する。後者にいたっては、注文から15分以内に配達を完了させると公言しているから驚きだ。

 安樂氏は、この取り組みについて次のように話す。
「お客様がストレスを感じずに待てるのが約15分間といわれているため、その時間内にお届けする体制を整えています。私たちは弊社の配送サービスを“冷蔵庫代わりに使ってほしい”と打ち出しているので、時間には並々ならぬこだわりがあります」。

導入の背景

サービスのクオリティー担保のカギとなる受注処理
FAX注文の処理にかかる時間と手間が課題だった

オーリックには毎日、数多くのお客様から注文が入る。注文は電話、留守電、オンラインショップ、そしてFAXで受け付けるという。
そのなかで電話に次いで多いのがFAXによる注文で、割合としては全体の約3割。重要な役割を担うツールであるにもかかわらず、その処理に課題を感じていたと安樂氏は話す。

「スピードを重視する弊社にとって、発注書を早く、そして正確に処理することは必須課題。特に、当日注文の締め切り時間である5:30頃は、1日の注文量の約7割が集中するので、1秒も惜しいほど対応に追われます。
そのような状況下で、FAXの処理スピードがなかなか上がらないことに悩まされていました。FAXの場合、送られてきた発注書を取りに行って、注文内容をシステムに入力し、管理のために発注書を仕分けして、さらには一定期間保管して、最後は破棄処理……という数多くの工程を踏まなければなりません。
これをなんとかできないかと思い、たどり着いたのが『e-受信FAXサービス』でした」。

導入の効果

3ヶ月で25,000枚分のペーパーレスを実現
さらに、作業時間や保管場所などの問題をクリアし
よりスピーディーな対応が可能になった

『e-受信FAXサービス』を導入後、FAX注文の処理にかかる時間は確実に変わったという。
まずは、わざわざ注文書を取りに席を立たなくてよくなったこと。1回の動作にかかる時間はわずかかもしれないが、オーリックには1日あたり300件以上の注文があり、その3割を占めるFAXで届く注文書は90枚にものぼる。

さらに、削減された時間はこれだけにとどまらない。これまでは、入力作業の前に発注書を集めてそのフォーマット形式によって3つに分類、また入力作業後には配送ルートごとに10パターンに分け、最後にFAX紙をまとめて保管。そして、専用の箱に格納して2ヶ月間は破棄せずに管理していたため、保管場所の問題まで発生していたのだ。

それが『e-受信FAXサービス』を使用して画面上で発注書の仕分けることで、仕分け時間は1日あたり約20分削減、保管作業にかかる時間と場所はゼロになった。

「これに加え、FAX用紙の紙代も削減できました。導入3ヶ月でおおよそ25,000枚分のペーパーレスが実現しましたからね。メリットが多く、とても満足していますよ」。

導入・運用までの経緯

時間やコストの抑制というメリットが明確で経営層も納得
現場での運用も使い方のルールを決めた後はスムーズ

ここで気になるのが、導入までの経緯だろう。新しいシステムの導入には、会社としてはコストが、現場の社員はやり方を変えるためにかかる手間が気になるものだ。安樂氏は、この点について次のように教えてくれた。

「『e-受信FAXサービス』導入に際しては、まずネクスウェイのデモを確認して弊社のニーズに合うことを確認した後、経営層も参加する会議で2回プレゼンを実施しました。導入効果について事前にシュミレーションし、受注業務にかかる費用を確実に削減できることを確認していたこともあり、スムーズに決済が下りました。専務からも『これはよさそうなシステムだね』と好評でしたよ。
現場での運用については、私自身も一緒に使いながら、担当スタッフと一緒にルールを決めていきました。特に、受注したFAXの処理漏れを発生させないように、フォルダの設定にはこだわりましたね。機能が充実している分、最初に“自分たちはどうやって使うか”をしっかり決める必要はありますが、そこさえ確立できれば後はスムーズでしたね。
今では、年齢を問わずすべてのスタッフがまったく問題なく使用できていますし、みんな確実に業務が効率化したと感じています」。

ネクスウェイへの評価

営業担当者とサポートスタッフの支えがあったから不安はなかった
今後もさらに使いやすくバージョンアップしてほしい

安樂氏は、現場でのスムーズな運用が実現した背景には、ネクスウェイの営業担当者やサポートスタッフの存在もあったと話してくれた。

「最初のデモのときから、営業担当の方が親身になってわかりやすい説明をしてくれたので、導入にあたっての不安というのはあまりなかったですね。導入後も、わからないことがあればいつでもサポートの方に連絡できたので、安心感がありました。
FAXデータが『e-受信FAXサービス』に連携されないと困って連絡したら、専用アダプタがつながっていなかったなんていうこともあったのですが(笑)、そういう基礎的なことを聞いても丁寧に対応してくれてありがたかったです」。

最後に安樂氏は、今後の『e-受信FAXサービス』、そしてネクスウェイへの期待を語ってくれた。
「実際に現場で『e-受信FAXサービス』を使ってみて、もっとこうなったらいいなと思うことはもちろんあります。そうした要望はユーザーによって異なるでしょうけれど、一つひとつの声をできる限り拾って、もっと使いやすいサービス、各社が“自社らしく”使えるサービスにしていってほしいですね。今後もバージョンアップを重ねていくと聞いているので、進化に期待しています」。

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