FAX仕分けの手間の削減、発注書管理と処理の効率化、そして顧客対応のクオリティー向上へ
FAX受注の電子化によって実現した期待以上の効果とは

大阪府和泉市に本社・工場を構え、茨城と三重のそれぞれに工場、東京の日本橋に支店を展開する株式会社ヨネキン。会社設立50周年を迎え、創業からは100年を超える歴史をもつ老舗の金属製建築部材・金属成型品メーカーだ。長年にわたって培ってきた高い技術力が幅広い顧客から評価されており、2015年には「大阪ものづくり優良企業賞2015」の審査委員特別賞も受賞。また、特許を取得した自社製品もあるなど、技術を活かした開発にも力を入れている。

そんな同社の取引先数は、現在850社を超えるという。
内訳としてはハウスメーカーや建材メーカー、工務店、工事店などが主で、その規模は大小さまざまだ。取引先各社からの発注について、永見氏はこう話す。

「お客様からの発注の方法で最も多いのはFAXですね。割合でいうと、全体の7〜8割を占めます。残りの2〜3割は、メールと顧客のWEB発注システムを介したもので、特に大手メーカーの場合は後者が多いです。とはいっても、当社の顧客の大部分は中小企業。FAXは欠かせないツールです」。

同社に届くFAXの量は、1日あたり200〜300枚にものぼるという。特に集中するのが午前中だ。
また、顧客の多くは土日にも稼働しており、その間に送られたFAXの処理が週明けに集中する。

「週明けは、まず土日の間に溜まったFAXの対応からスタートしていましたね。連休ともなればその量は本当に膨大でした。また、複合機が紙切れを起こしていた場合には紙を補充して印刷を行うため、すべてを受信して確認するまでにはかなりの時間がかかっていました。しかも、当社が休みをいただいている分だけお客様をお待たせしていますから、回答を急がねばならず……なんとかこの状況を改善したいと思っていました」。


そして、時間がかかっていたのは受信だけではない。届いたFAXの仕分けにも毎日多くの時間を割いていたという。

「FAXを手作業で仕分けして各部署、担当者に配布するのにはやはり時間がかかりました。当社では営業部と経理などの本社部門で、使用するFAX回線を分けているのですが、お客様のほうで使い分けていただけないケースも珍しくなく、本社部門に営業担当者宛の見積りや問い合わせが届くことも多いです。そんな事情もあって、受信数や担当者にもよりますが、1日に40分〜1時間半くらいは仕分けに要していましたね」。


また、発注履歴をさかのぼるのにも苦労していたという。

「注文書が届いているか確認してほしい、注文の内容を変更したい、（納期回答を受けて）納期を短縮してほしい……
そんな問い合わせを受ける度に該当の注文書を大量の紙の中から探すのには、時間がかかっていました。」
またその注文が処理済みかどうかわからない場合もあり、担当者の負担になっていただけでなく、お客様をお待たせしてしまうことにも苦慮をされていたそうです。

こうした状況を受けて、同社はFAX受信の電子化を検討するようになったという。

同社はFAX受信の電子化を検討するにあたり、ネクスウェイの『e-受信FAXサービス』と他社のFAX送受信システムを比較したという。

「実際の画面や操作感などを比較し、最終的にはネクスウェイに決めました。決め手としては、まずシンプルでわかりやすいこと。これなら社員が受け入れやすいだろうと思いましたね。というのも、これまでずっと紙でやってきたので、本当に電子化がうまくいくのかという不安がありました。そんななかで、“とっつきやすさ”は非常に重要なポイントでした」。


さらに永見氏は、費用も魅力だったと続ける。

「FAX受信の電子化にあたり、社内から不安の声も挙がりました。満場一致で賛成というわけではない状況で導入に踏み切れたのは、もちろんそのメリットに惹かれたのが最大の理由ですが、費用が安かったのも一因です。
比較した他社はソフトウェアを弊社向けに開発することもあり、初期費用が大きく、万が一うまくいかなかったときのリスクが大きいと感じました。その点、『e-受信FAXサービス』は“一度試してみて、当社に合わなければやめよう”という判断がしやすかったですね」。


導入にあたっては、すぐに完全電子化したわけではないと永見氏は話す。まずはスモールスタートで、曜日や時間帯を見計らって段階的に活用していったそうだ。

「まだ使い慣れていない段階でいきなり業務が集中する週初めや午前中を迎えるのには不安があったので、それ以外のタイミング、例えば業務が比較的落ち着く午後の数時間で使い始めました。これならお客様にご迷惑をおかけすることも、社員の心理的な負担も少ないだろうと思って。こういう段階的な導入ができるのも、専用アダプタをFAX機につけるだけで使えるという『e-受信FAXサービス』ならではですよね」。

導入後の変化について、永見氏は次のように教えてくれた。

「なんといっても、FAXの仕分けやピックアップが格段に楽になり、作業時間が大幅に短縮されたのは最大のメリットでしょう。
また先ほど“お客様から問い合わせを受けた該当の注文が処理されているかわからない”と話しましたが、これも一目瞭然でわかるようになり、お客様とのコミュニケーションの品質も向上したと感じています」。

FAX受信の電子化により、仕分け作業にかかっていた毎日の1時間、週明けのFAX渋滞、問い合わせ対応の時間ロス……これらすべてが解消したのだ。


また、一日の多くを社外で過ごす営業との情報連携でもメリットがあるという。

「これまでは社外に出ている営業宛のFAXは、至急回答や確認が必要なものは1枚1枚データ化してメールで送り、それ以外はデスクに置いて帰社後や翌日に確認してもらうようにしていました。しかし『e-受信FAXサービス』を導入後、営業が外出先からでもFAXを確認できるようになりました。社内で対応していた人間の手間が省けましたし、よりスピーディーな対応も可能になりました。営業からも好評で、関東工場にも同サービスを導入し、より広範囲のFAXを外出先からも確認できるようにしたくらいです。
また、以前からFAX書類の扱いには細心の注意を払ってきましたが、『e-受信FAXサービス』のおかげで紛失のリスクがゼロになり、管理の観点でもメリットがあったと感じています」。


さらに業務部では、各人の仕事の状況を確認するのにも役立っているという。

「管理職の立場としては、担当者別に注文書の未処理件数を見られるようになったのはありがたいですね。“あの人は注文書の処理が遅れているな”とすぐに気づいて必要なフォローができるようになり、部署全体の業務効率を向上できていると実感しています」。

続いて永見氏に聞いたのは、ネクスウェイへの評価だ。導入時は電子化に対して不安もあったとのことだが、運用にあたってはどうだったのだろうか。
「ネクスウェイさんには導入後も丁寧にサポートしてもらって助かっていますよ。使い方の提案や指導など、いつも親切に対応してくれます。導入前は電子化への不安もありましたが、蓋を開けてみれば、特に問題なく電子化できたなと感謝しています」。