業務の効率化・コスト削減を実現。
在宅勤務しやすい環境づくりにも一役買った
FAXの電子化。

導入企業様の声|エコラボ合同会社様

 
設立 1969年
事業内容

衛生管理や食品安全、水に関する

ソリューションとサービスの提供

ホームページ https://www.ecolab.com
 導入前の課題
  • フリーアドレスで席が固定されていないこともあり、担当者へのFAXの仕分けに時間がかかっていた。

  • 在宅勤務中など、社外で働いている社員がスピーディーにFAXを確認することができなかった。

  • 顧客からのFAXを拠点が離れている部署間で共有する際にもFAXを使用しており、通信料や紙代がかかっていた。

 導入の効果
  • 仕分けや過去のオーダーの検索などが容易になり、大幅な業務効率化を実現できた。

  • 社外からでもすぐにFAXを確認できるようになり、円滑に在宅勤務ができる体制が整った。

  • FAX処理にかかる作業時間や紙の使用量を減らすことができ、コスト削減やペーパーレスによる資源保全につながった。



 アメリカのミネソタ州に本社を構え、世界170ヶ国以上で事業展開するグローバル企業のエコラボ。
日本では、50年以上の長きにわたり、ホスピタリティ、フードサービス、食品・飲料工場、産業分野などの顧客と共に、食品安全の促進、清潔で安全な環境の維持、水・エネルギー使用の最適化、オペレーション効率とサステナビリティの向上に取り組んでいる企業だ。

 そんな同社の社内外のコミュニケーションツールとして重要な役割を担っているのがFAXだ。一方で、FAX運用においては、業務効率化やペーパーレス、在宅勤務の推進などさまざまな観点で課題があったという。

 そのようなときに出会ったのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス(以下、e-受信FAXサービス)」だった。
 「FAXの電子化に踏み切ったことで、FAXに関するあらゆる課題を解決できました」と語るのは、松村氏、遠山氏、原田氏の3名。同社がFAXの電子化によって実現できたことについて、話を聞いた。

インタビュイープロフィール

インフォメーションテクノロジー ビジネスITリーダー 松村 英樹 様
インフォメーションテクノロジー アプリケーションスーパーバイザー 遠山 直哉 様
フードアンドビバレッジ事業部  フィールドサポートスペシャリスト 原田 恭子 様

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導入の背景

FAXは主にオーダーの受付や見積り依頼で活用

 エコラボは、世界170ヶ国以上、300ヶ所に及ぶ顧客拠点で、衛生管理や食品安全、水に関するソリューションとサービスを提供するグローバル企業だ。日本では50年以上にわたり、食品安全の促進や清潔で安全な環境の維持、水・エネルギー使用の最適化、オペレーション効率とサステナビリティの向上などに寄与。顧客の業種は幅広く、ホスピタリティやフードサービス、食品・飲料工場、産業分野など多岐にわたる。


 そんな同社が、対顧客や社内のコミュニケーションに利用しているのがFAXだ。
なかでもメインとなる用途が、顧客からのオーダーの受付。オーダーはFAXの他に電話やメール、WEBシステムで受け付けているが、全体の約2割はFAXによるものだという。月末・月初や繁忙期にあたる年末年始、お盆休みといった長期休暇の前後には、その数はさらに増える。


 そんな膨大な量のFAXの処理について、遠山氏は次のように教えてくれた。

「当社では、オーダーのFAXはカスタマーサービス部門が処理しています。また、営業に届く見積り依頼などのFAXはセールスサポート部門が処理しており、複数の部門がFAXを扱っています。それに加え、お取引先様からのお知らせ、弊社からお取引先様へのお知らせもFAXで行っている他、拠点が離れている他部署間での帳票類のやり取りもFAXで行っていました」。

導入前の課題・検討のポイント

仕分けの手間や社外にいる社員への共有に課題
既存の設備を活かし、アダプタ単位で導入できる「e-受信FAXサービス」を選択

 同社がFAXの電子化を検討するに至った背景には、複数の課題があったという。

 1つ目は、2019年に本社オフィスを移転した際に、フリーアドレスを導入したことがあげられると遠山氏は話す。
フリーアドレスになったことで、誰がどこで仕事をしているかを把握するのが難しくなりました。そのため、FAXの仕分けが困難になったのです」。

セールスサポート部門の原田氏はこう続ける。
「自分のチームのメンバーならどこにいるのかだいたいわかりますが、まれに他部署の担当者宛のFAXが届くと、どこに持っていったらいいのか見当がつかなくて困ることがありました」。

また、フリーアドレスのために、受取人が不在の場合の保管方法にも悩まされていたという。
「フリーアドレスで各自の固定席がないため、受取人が不在の場合に、FAXの保管場所に困っていましたね。FAXに付箋を付けて、部署共有の郵便ボックスに入れるなどしていましたが、ボックスを見に行くまでFAXが届いているか確認できないので、『見落としてしまわないか』という不安もありました」。


そして2つ目の課題は、「FAXの受取人が不在の場合、FAXの共有に手間がかかっていたこと」と松村氏は話す。

「外出していることが多い営業はもちろん、当社ではオフィス移転を機に在宅勤務を積極的に取り入れていたため、自宅で働いているメンバーへのFAXの共有が課題でした。当時は本社にいる社員がFAXをPDF化してメールで送っていたのですが、1件あたりにかかる時間はそれほど長くないものの、トータルで考えるとロスは大きかったと思います」。

この他にも、届いたFAXを拠点間で共有する際に、お客様から届いたFAXをさらにFAXで送ることで通信料の発生や紙の消費も引き起こしていた。同社が全社をあげて取り組むサステナビリティの観点からも、ペーパーレス化は課題の一つであったという。
FAX電子化でできることをもっと知りたい方へ

 そんな課題を解決すべく同社が選択したのが、FAXの電子化という選択だ。電子化にあたっては、ネクスウェイを含め4社の製品を比較検討。結果的には、FAX番号を変えなくていいこと既存の設備をそのまま使用できること、そして導入前後のサポート対応の品質などを評価して、ネクスウェイの「e-受信FAXサービス」を導入した。

 また松村氏は、スモールスタートに向いている点も魅力だったと話す。
「FAXの電子化はスピード感をもって進めたかったのですが、当社には数多くの部門があるため、一斉に導入すると現状のヒアリングや説明、運用設計などにどうしても時間がかかってしまいます。そこで、まずは最も効果を実感できそうな部門から導入して実績をつくり、徐々に展開していくことを計画しました。そのように考えたときに、アダプタ単位で導入できる『e-受信FAXサービス』は拡張性という点からも最適でしたね」。

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導入の効果

各部門へのきめ細やかなサポートが運用成功のカギ
業務効率化や在宅勤務の円滑化、コスト削減を実現

 さまざまな視点から検討した結果、「e-受信FAXサービス」の導入を決め、現在では多くの部署で活用しているという同社。

 しかし、展開していくにあたっては工夫する点もあったと遠山氏はいう。
「FAXの電子化を推進するにあたって、社内でアンケート調査を行いました。すると、“電子化で何が変わるのかイメージがわかない”“今までとやり方を変えて本当に支障が出ないのか”など、疑問の声も少なからず寄せられました。FAX電子化に限ったことではなく、今までとやり方を変えるとなると、やはり不安を覚える方は多いものだと思います。

 そこで、ネクスウェイさんにも協力してもらってデモンストレーションを実施しました。現状の課題の洗い出しから電子化のメリットの説明、『e-受信FAXサービス』の機能の活用法などを丁寧に説明しました。さらに、各部門が考えた運用フローを提出してもらってチェックし、きちんとシステムの機能を活用できているかレビューをつけて戻すこともしましたね。

 例えば、従来、社内の拠点間でFAX転送をしていた業務。転送先の部署も『e-受信FAXサービス』を導入していれば、サービス画面上でフォルダ移動することで送信費用の削減が可能ですが、今まで通りFAX送信してしまうと送信費用が発生してしまいます。このように、システムの機能を適切に活用しなければ効果が出せない業務もありますので、そういう点を意識しながらレビューを行いました。

 このように、最初のサポートをしっかりとやって私たちと実務者の目線や知識を合わせ、効率的かつ納得のいく形で運用をスタートできたことが成功のカギだったと感じています」。
FAX電子化でできることをもっと知りたい方へ

 肝心の導入効果について、原田氏は「メリットを実感できている」と話す。

「まずは、これまで時間がかかっていた仕分け業務が格段に楽になりました。

 誰がどこに座っているか、出勤しているかを確認しなくても、パソコンの画面上ですぐにフォルダ移動できますからね。また、顧客から問い合わせを受けるなどして過去のオーダーを確認する際も、検索機能を使えばすぐに参照できます。これまでは、わざわざキャビネットまで歩いていってファイルを探し、そのなかから該当の1枚を見つけなければなりませんでした。

 また、FAXの処理を引き継ぐ際のやり取りも明快になりました。処理状況のステータスを設定したり、付箋機能を使って申し送りしたりすることで、処理漏れなどのリスクを減らせています」。


そして松村氏は、在宅勤務のさらなる推進にも一役買っていると話す。

「出社しなければFAXを確認できない、もしくは本社にいるメンバーに負担がかかるということがなくなったので、在宅勤務のハードルが大きく下がりました。おかげで昨今のコロナ禍においても、スムーズに在宅勤務に移行できています」。
極めつきは、紙の使用枚数の大幅な減少だ。サステナビリティ向上とコスト削減、両方の観点で明確に導入効果が出ているといえるだろう。
「効率化による時間コストの削減までを考慮すれば、さらにメリットは大きくなるでしょう。」と遠山氏は教えてくれた。

ネクスウェイへの期待

プランの多様化やさらなる機能拡充に期待
信頼をおくネクスウェイだからこそお願いしたい

 そして最後に聞いたのは、「e-受信FAXサービス」へのさらなる要望だ。

 遠山氏は、期待を込めて以下のように語る。
「今後さらに幅広い部門への導入を進めていきたいと考えているのですが、その際に課題となるのが、FAXの送受信数が少ないチームではコストメリットを感じにくいということです。

 在宅勤務でもFAXを確認できる状態は全社的に整えたいと考えていますので、例えば使える機能をデータの参照とダウンロードだけというように制限して、その分料金を抑えたプランがあれば、部署の状況に応じて展開できるのではないかと思います。

 今回の電子化にあたって、ネクスウェイさんにはとてもしっかりサポートしていただけました。質問には迅速かつ的確に回答してくれましたし、社内説明会の際にも親身になってアドバイスしてくれて、信頼しています。だからこそ、今後もさらにサービスを進化させてくれるものと期待しています」。
FAX電子化でできることをもっと知りたい方へ

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