業務の効率化・コスト削減を実現。
在宅勤務しやすい環境づくりにも一役買った
FAXの電子化。

　エコラボは、世界170ヶ国以上、300ヶ所に及ぶ顧客拠点で、衛生管理や食品安全、水に関するソリューションとサービスを提供するグローバル企業だ。日本では50年以上にわたり、食品安全の促進や清潔で安全な環境の維持、水・エネルギー使用の最適化、オペレーション効率とサステナビリティの向上などに寄与。顧客の業種は幅広く、ホスピタリティやフードサービス、食品・飲料工場、産業分野など多岐にわたる。


　そんな同社が、対顧客や社内のコミュニケーションに利用しているのがFAXだ。
なかでもメインとなる用途が、顧客からのオーダーの受付。オーダーはFAXの他に電話やメール、WEBシステムで受け付けているが、全体の約2割はFAXによるものだという。月末・月初や繁忙期にあたる年末年始、お盆休みといった長期休暇の前後には、その数はさらに増える。


　そんな膨大な量のFAXの処理について、遠山氏は次のように教えてくれた。

「当社では、オーダーのFAXはカスタマーサービス部門が処理しています。また、営業に届く見積り依頼などのFAXはセールスサポート部門が処理しており、複数の部門がFAXを扱っています。それに加え、お取引先様からのお知らせ、弊社からお取引先様へのお知らせもFAXで行っている他、拠点が離れている他部署間での帳票類のやり取りもFAXで行っていました」。

　同社がFAXの電子化を検討するに至った背景には、複数の課題があったという。

　1つ目は、2019年に本社オフィスを移転した際に、フリーアドレスを導入したことがあげられると遠山氏は話す。
「フリーアドレスになったことで、誰がどこで仕事をしているかを把握するのが難しくなりました。そのため、FAXの仕分けが困難になったのです」。

セールスサポート部門の原田氏はこう続ける。
「自分のチームのメンバーならどこにいるのかだいたいわかりますが、まれに他部署の担当者宛のFAXが届くと、どこに持っていったらいいのか見当がつかなくて困ることがありました」。

また、フリーアドレスのために、受取人が不在の場合の保管方法にも悩まされていたという。
「フリーアドレスで各自の固定席がないため、受取人が不在の場合に、FAXの保管場所に困っていましたね。FAXに付箋を付けて、部署共有の郵便ボックスに入れるなどしていましたが、ボックスを見に行くまでFAXが届いているか確認できないので、『見落としてしまわないか』という不安もありました」。


そして2つ目の課題は、「FAXの受取人が不在の場合、FAXの共有に手間がかかっていたこと」と松村氏は話す。

「外出していることが多い営業はもちろん、当社ではオフィス移転を機に在宅勤務を積極的に取り入れていたため、自宅で働いているメンバーへのFAXの共有が課題でした。当時は本社にいる社員がFAXをPDF化してメールで送っていたのですが、1件あたりにかかる時間はそれほど長くないものの、トータルで考えるとロスは大きかったと思います」。

この他にも、届いたFAXを拠点間で共有する際に、お客様から届いたFAXをさらにFAXで送ることで通信料の発生や紙の消費も引き起こしていた。同社が全社をあげて取り組むサステナビリティの観点からも、ペーパーレス化は課題の一つであったという。

　そんな課題を解決すべく同社が選択したのが、FAXの電子化という選択だ。電子化にあたっては、ネクスウェイを含め4社の製品を比較検討。結果的には、FAX番号を変えなくていいことや既存の設備をそのまま使用できること、そして導入前後のサポート対応の品質などを評価して、ネクスウェイの「e-受信FAXサービス」を導入した。

　また松村氏は、スモールスタートに向いている点も魅力だったと話す。
「FAXの電子化はスピード感をもって進めたかったのですが、当社には数多くの部門があるため、一斉に導入すると現状のヒアリングや説明、運用設計などにどうしても時間がかかってしまいます。そこで、まずは最も効果を実感できそうな部門から導入して実績をつくり、徐々に展開していくことを計画しました。そのように考えたときに、アダプタ単位で導入できる『e-受信FAXサービス』は拡張性という点からも最適でしたね」。

　さまざまな視点から検討した結果、「e-受信FAXサービス」の導入を決め、現在では多くの部署で活用しているという同社。

　しかし、展開していくにあたっては工夫する点もあったと遠山氏はいう。
「FAXの電子化を推進するにあたって、社内でアンケート調査を行いました。すると、“電子化で何が変わるのかイメージがわかない”“今までとやり方を変えて本当に支障が出ないのか”など、疑問の声も少なからず寄せられました。FAX電子化に限ったことではなく、今までとやり方を変えるとなると、やはり不安を覚える方は多いものだと思います。

　そこで、ネクスウェイさんにも協力してもらってデモンストレーションを実施しました。現状の課題の洗い出しから電子化のメリットの説明、『e-受信FAXサービス』の機能の活用法などを丁寧に説明しました。さらに、各部門が考えた運用フローを提出してもらってチェックし、きちんとシステムの機能を活用できているかレビューをつけて戻すこともしましたね。

　例えば、従来、社内の拠点間でFAX転送をしていた業務。転送先の部署も『e-受信FAXサービス』を導入していれば、サービス画面上でフォルダ移動することで送信費用の削減が可能ですが、今まで通りFAX送信してしまうと送信費用が発生してしまいます。このように、システムの機能を適切に活用しなければ効果が出せない業務もありますので、そういう点を意識しながらレビューを行いました。

　このように、最初のサポートをしっかりとやって私たちと実務者の目線や知識を合わせ、効率的かつ納得のいく形で運用をスタートできたことが成功のカギだったと感じています」。

　肝心の導入効果について、原田氏は「メリットを実感できている」と話す。

「まずは、これまで時間がかかっていた仕分け業務が格段に楽になりました。

　誰がどこに座っているか、出勤しているかを確認しなくても、パソコンの画面上ですぐにフォルダ移動できますからね。また、顧客から問い合わせを受けるなどして過去のオーダーを確認する際も、検索機能を使えばすぐに参照できます。これまでは、わざわざキャビネットまで歩いていってファイルを探し、そのなかから該当の1枚を見つけなければなりませんでした。

　また、FAXの処理を引き継ぐ際のやり取りも明快になりました。処理状況のステータスを設定したり、付箋機能を使って申し送りしたりすることで、処理漏れなどのリスクを減らせています」。


そして松村氏は、在宅勤務のさらなる推進にも一役買っていると話す。

「出社しなければFAXを確認できない、もしくは本社にいるメンバーに負担がかかるということがなくなったので、在宅勤務のハードルが大きく下がりました。おかげで昨今のコロナ禍においても、スムーズに在宅勤務に移行できています」。
極めつきは、紙の使用枚数の大幅な減少だ。サステナビリティ向上とコスト削減、両方の観点で明確に導入効果が出ているといえるだろう。
「効率化による時間コストの削減までを考慮すれば、さらにメリットは大きくなるでしょう。」と遠山氏は教えてくれた。

　そして最後に聞いたのは、「e-受信FAXサービス」へのさらなる要望だ。

　遠山氏は、期待を込めて以下のように語る。
「今後さらに幅広い部門への導入を進めていきたいと考えているのですが、その際に課題となるのが、FAXの送受信数が少ないチームではコストメリットを感じにくいということです。

　在宅勤務でもFAXを確認できる状態は全社的に整えたいと考えていますので、例えば使える機能をデータの参照とダウンロードだけというように制限して、その分料金を抑えたプランがあれば、部署の状況に応じて展開できるのではないかと思います。

　今回の電子化にあたって、ネクスウェイさんにはとてもしっかりサポートしていただけました。質問には迅速かつ的確に回答してくれましたし、社内説明会の際にも親身になってアドバイスしてくれて、信頼しています。だからこそ、今後もさらにサービスを進化させてくれるものと期待しています」。