受発注のFAXを100%ペーパーレス化！
『FNX e-受信FAXサービス』で
業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現

東京住設グループの受発注業務では、FAXがコミュニケーションの柱となっている。なかでも、受注に関する取引先とのやり取りは大部分がFAXで行われており、注文書だけで1日約70～80件のFAXを受信。さらに、社内の工場への見積依頼や、商品を管理する倉庫とのコミュニケーションでもFAXを使用しており、受信するFAX数は月間で2000件を超える。

こうしたFAX受発注業務を見直すきっかけになったのは、コロナ禍による全社的なテレワークを主とする在宅勤務だった。

出社率を抑えるべく、同部門ではシフト制でリモートワークを実施。在宅からの販売管理システムへのリモートアクセスを可能にしたり、部門メンバー全員にスマートフォンを支給して在宅でも電話応対できるようにしたりと、環境を整えてきた。

しかし、紙のFAXがボトルネックとなり、受発注業務はリモートワーク時にはほとんど行えなかったという。

同部門で営業マネジメントを行う大石氏は、当時の状況を次のように振り返る。
「顧客からの注文書や工場への見積依頼を対応する営業アシスタントは、リモートワーク中は実質的に自宅待機の状態にならざるを得ない状況でした。必然的にシフト出社している営業アシスタントに業務負荷がかかるなど、対策は急務でしたね。こうした紙のFAXに起因する業務の課題は、全社的にも強く認識されるようになっていました。
そこで、将来的な全社展開を視野に、まずは東京住設グループからFAXの電子化を推進することになったのです」（大石氏）

「選定時は、ほぼ『e-受信』一択でした」と話すのは、同社でサービス導入を主導した伊藤氏だ。

特に大きな決め手になったのは、従来のFAX番号を変えずにFAXを電子化できることだったという。
「リモートワークに適したFAXの電子化サービスは色々とありましたが、そのほとんどが電子化にあたってFAX番号が変わるものでした。しかし、番号が変わってしまうと顧客側に混乱を招き、場合によっては注文書の不着といった重大なトラブルも起こりかねません。そのため、番号変更が不要であることは必須条件でした」（伊藤氏）

加えて、『e-受信』の導入ハードルの低さにも魅力を感じたそうだ。FAX機に専用のアダプタを接続するだけで簡単に運用開始できるため、FAXの電子化をスモールスタートしたいと考える同社のニーズに合致していたという。
「さまざまなFAXサービスをリサーチしていましたが、運用イメージをもっとも明確に描けたのが『e-受信』でしたね」（伊藤氏）

現在、東京住設グループでは、9名（部門長1名、営業担当4名、営業アシスタント4名）が『e-受信』のIDを取得し、業務に活用している。

運用開始時、特に工夫したのはフォルダ分けだという。
まず、各営業担当および営業アシスタントの個人名でフォルダを作成。顧客からの受信FAXは、担当アシスタントのフォルダへ自動仕分けされるように設定している。顧客からのFAXのうち、アシスタントが処理する注文書は、処理状況に応じたステータスを付与。個人名ファイルの下にステータスごとのフォルダも作成して、書類の管理方法を標準化した。

「紙のFAXでは管理が煩雑な『注残』のフォルダなども作っているのがポイントですね」と、営業アシスタントの加々美氏は話す。
「今までは、『注残』になった注文はFAX紙を保管し、次回納期がわかったら対応していました。しかし、紙ベースの管理のため、担当者の急なお休みや人によって管理方法が異なるなど属人的な管理方法が課題でした。『e-受信』上の管理になったことで、グループ内で『注残』の件数や対応状況も可視化できるようになりました」（加々美氏）


また、営業担当のダブルチェックが必要な処理済みFAXは、アシスタントが各営業担当のフォルダへ移動させている。各営業担当は自分のフォルダを確認して、ダブルチェックを行うなど、『e-受信』上に受発注業務全体をフロー化した形だ。
「現場のメンバーがいろいろと操作してみながらアイデアを出し合い、自分たちにとってベストな運用方法を模索しています。折角なので、使える機能はどんどん活用していきたいですね」（加々美氏）

運用の結果、当初の課題だった受発注業務のリモートワーク対応に成功し、現在では出社時とほぼ変わりなく在宅でも業務を遂行できるようになった。

加えて、導入時には想定していなかったペーパーレス化による業務効率化も大幅に推進。1年足らずの運用で、FAX関連の紙はほぼゼロになった。

ペーパーレス化の効果について、大石氏は「業務が可視化され、マネジメント負担が格段に軽減された」と話す。「各フォルダのFAX件数をもとに、メンバーの業務状況を一目で把握できるようになったのは大きいですね。ステータスを確認すれば、処理漏れ・対応漏れのFAXがないかもわかり、注意喚起にも役立っています」（大石氏）

また、書類管理の効率性を実感したというエピソードも。

「社内監査の対応で資料を集めていたのですが、対象期間となっていた1年間のうち、ちょうど半年が紙のFAXで受発注業務を行っていた期間、残り半年が『e-受信』導入後の期間でした。私は前者分の資料を集めたのですが、書類の保管スペースから該当のファイルを探し出し、ファイリングされた大量の書類の中から必要なものをピックアップして、提出用にコピーを取る、という一連の作業に、かなりの手間を要しました。

私を含めた2名でも、作業完了までに1日掛かりましたね。これに対して、アシスタントの加々美が1人で行った後者分の資料収集は、『e-受信』で検索を掛け、結果を印刷するだけで完了、所要時間は実に30分。ペーパーレス化によって、業務効率にこれほど差が出るのかと驚きました」（大石氏）

加々美氏も、業務効率化の効果を日々感じているという。『e-受信』ですべてのFAXを共有できるようになったため、作業の属人化が解消。誰かが休暇を取った際にも、ほかのアシスタントが代理で対応できるようになった。

さらに、各自のデスクで紙を管理する必要がなくなったことでできたスペースを活用し、デュアルディスプレイで業務を行うようになったそうだ。
「『e-受信』と販売管理システムを同時に開けるようになったため、問い合わせ対応や入票処理がスムーズになり作業効率があがりました。リモートワーク時にもデュアルディスプレイで業務を行うようになるなど、このスタイルがすっかり定着しましたね」（加々美氏）

営業担当の加藤氏は、コミュニケーション面の改善について言及。
従来、顧客から問い合わせがあった際、社内の営業アシスタントに該当のFAXの写真を携帯に送ってもらっていたが、写真を見ながら通話ができないなど不便な点もあった。

『e-受信』導入後は、PC上で該当のFAXを瞬時に検索し、FAXを見ながら通話することで、顧客対応スピードが向上したという。また、受信したFAXへの追記内容やその返信の送達状況まで確認できるため、いわゆる“送った・送らない”問題も解消した。


「FAXの状況がグループ全体で見られるため、『滞留させないようにしよう』という意識を持つようになったのも大きいですね。また、FAXに手書きで書き込みをしなくてよくなったのもうれしいポイントです。見積依頼への回答時などに、タイピングできれいな文字を書き込めるので、相手に読みやすい状態で送れるようになりました。

以前はお客様から見えづらい箇所について、電話でお問い合わせをいただくこともあったので、こうした対応の質の向上が、顧客満足度アップにもつながるのではと期待しています」（加藤氏）

東京住設グループでの導入成功を受け、2021年7月には別の5拠点でも『e-受信』の運用を開始。ただ、現時点では『e-受信』を活用しきれていない拠点もあるという。

今後の全社展開に向け、伊藤氏は「ネクスウェイに期待している」と話す。

「東京住設グループとは異なる業務フローで受発注を行っている部門へ展開するにあたっては、既存の社内ノウハウを共有するだけでは限界があります。そこで、ある拠点ではネクスウェイの担当営業に説明会を開催してもらうなどサポートをしてもらい、非常に助かりました。全社展開と運用定着に向け、これからもますますネクスウェイの力をお借りしたいと思っています」（伊藤氏）