FAX受発注業務のブラックボックス化を解消。
業務継続体制の強化にも直結

　同社で受発注業務を担当するのは業務部内の約20名の担当者だ。お客様からFAXで受け取った発注書を加工して仕入先に発注し、仕入先からのFAX返信を受けてお客様に納期回答、基幹システムで伝票を起票するまでが一連の業務フローとなっている。
　『e-受信』の導入前は、この受発注業務で扱う大量の紙のFAXに頭を悩まされていたと、業務部部長の駒形氏は振り返る。お客様からの発注書は1件につき3〜4枚にわたることがほとんどで、1日の受信FAX枚数は平均約1,600枚、多いときには1日で2,000枚以上を受信することもある。紙での運用時はこれらの仕分けだけでも一苦労で、毎日20分近くはかかっていたという。他方、FAX送信時もストレスを感じるシーンが多かったと駒形氏。

「1件の発注書につき複数の仕入先への発注が必要になると、同じ発注書を元原稿に、手書きやカバーアップテープでの加工を繰り返して何度も送信していたため、複合機がしょっちゅう紙詰まりを起こしてしまっていました。また複合機2台でやりくりしていたことから、送る枚数が多い担当者がいると複合機の前に行列ができてしまうこともしばしばでしたね」（駒形氏）

　こうした非効率的な運用の問題点を、代表の菅谷氏は経営、マネジメントの観点からも指摘する。「担当者がそれぞれのデスクで、独自の方法で紙の書類を管理、処理しており、作業が属人化、ブラックボックス化している状況でした。誰がどの程度作業を抱えているかがわかりませんし、負担が集中していそうな担当者がいたとしてもサポートのしようがなかったのが正直なところです。その結果、作業負荷の偏りを放置することとなり、夜遅くまで残業している担当者も見られました」（菅谷氏）。

　さらに決定打となったのは、コロナ禍におけるテレワーク対応だ。紙のFAXを扱う業務部は緊急事態宣言発令時も出社せざるを得ず、その結果、テレワークをしている営業部との連携が困難に。例えば、お客様からの発注書の情報を共有するため、業務部が紙の発注書を都度スキャンしてメールで送らなければならなくなるなど、新たな手間が発生してしまっていた。「今後に向けて多様な働き方を実現するためにも、今こそFAXの電子化を進めるべきだと決意したんです」（菅谷氏）

　菅谷氏自らリサーチする中で目に留まった『e-受信』の導入は、ほぼ即決だったという。「全員が自席のPCはもちろん、テレワーク時や外回り中などオフィス外でも受信FAXを確認し、加工や返信までできてしまうというサービスを大変魅力的に感じました。問い合わせへの反応もスピーディで安心感がありましたね」（菅谷氏）

　導入の成功要因について、菅谷氏は「トップダウンでFAXの電子化を推進したこと」だと話す。菅谷氏の判断で、導入のタイミングはあえて繁忙期である決算時に設定。「はじめに繁忙期を乗り越えられれば、その後も運用を続けられる」という狙いがあったという。長らく紙ベースで業務を行ってきた業務担当者の抵抗感は少なくなかったが「ネクスウェイのサポートのおかげで解消できた」と『e-受信』導入を担当した業務部課長の菅原氏は話す。
「ネクスウェイの担当営業には、導入開始から2日間にわたって当社オフィスに常駐してもらったんです。現場の担当者の質問を随時受け付けてくれたり、実際に操作して見せながら教えてくれたりと、本当に助かりました」（菅原氏）

　これらの結果、最初は慣れない操作に戸惑っていた業務担当者も「次第に紙を扱うのが煩わしいと感じるようになってきた」と駒形氏。「当初は複合機1台分のみの導入だったのですが、ほどなくして『PC上ですべての受発注FAXを一元管理したい』という声が上がるようになったんです。3週間後にはもう1台の複合機にも『e-受信』を導入し、完全移行することができました」（駒形氏）

　現在では、伝票の起票を除く受発注業務の大半のフローが『e-受信』上で完結し、当初の課題だった現場の業務負担は大幅に解消された。中でも菅谷氏は、受発注業務全体がオープンになり、作業の平準化が進んだ点を評価する。
「『e-受信』上のステータスを見れば作業が偏っている担当者が一目でわかりますし、手が空いている人間が代わりに処理することもできるようになりました。私もちょっとした空き時間に『e-受信』を見ながら、たまっている伝票の起票作業を手伝っているんですよ。作業負荷の偏りを解消できるようになり、また働き方改革への対応もあり、夜遅くまで残っている従業員もいなくなりました」（菅谷氏）

　このようなブラックボックス化の解消は、業務継続体制の強化にもつながっている。例えば菅原氏は「私が研修で不在の日にお客様から問い合わせが来た際も、出社中のメンバーに代わりに回答してもらえて助かりました」と実体験を語ってくれた。駒形氏も、テレワーク対応の観点から自身の体験を紹介。「私が新型コロナウイルス陽性者の濃厚接触者になった疑いが生じ、2日間ほど在宅勤務をしていましたが、『e-受信』のおかげで業務にはまったく支障がありませんでした。その事実を知ったお客様にも驚かれましたね」（駒形氏）

　もちろん、受信FAXの仕分けや問い合わせ対応のための書類探し、複合機までの往復移動など、個々の作業にかかる時間と手間も激減。菅原氏は『e-受信』上で原稿の加工がしやすい点も気に入っているそうだ。「もう紙には戻れないですね」と菅原氏は笑顔を見せる。

　さらに、営業部と業務部のコミュニケーションにもよい影響が出ているそうだ。「今までは営業が業務担当者に依頼し、紙をスキャンしてメールで送ってもらっていましたが、依頼する営業も『忙しいのに申し訳ない』と感じていた様子でした。今では、外回りの間の時間でも、『e-受信』でFAXをすぐに確認できますし、同じFAXをみながら業務担当者と電話で会話することもでき、スムーズなコミュニケーションができるようになりました」（菅谷氏）

　菅谷氏は『e-受信』を運用する中で、事業経営面での効果も感じていると強調する。「消耗品について、紙だけでなく、付箋やホチキス芯など付随する消耗品も減らせたのは大きいですね。さらに『e-受信』の導入後に売上も28%ほど増えているんです。さまざまな要因はあると思いますが、『e-受信』によって業務の無駄を削減できた分、顧客対応を始めとするコア業務により集中できるようになり、顧客満足度を向上できている側面もあるのではないかと分析しています。『e-受信』の導入にはデメリットは1つもありませんでした。メリットしか感じないですね」（菅谷氏）

　引き続き、同社では『e-受信』の運用改善に取り組んでいくという。「現時点では担当者によって作業手順や教育方法にばらつきがあり、作業スピードや習得スピードもまちまちです。マニュアルを整備するなどして、業務の標準化をさらに進めていきたいと考えます」（菅谷氏）

　さらに今後は受発注業務以外の業務効率化、ペーパーレス化も推進し、ゆくゆくはオフィスのフリーアドレス化やフルリモートや遠隔地従業員の採用にもチャレンジしたいと菅谷氏。建材業界のアナログなイメージを払拭し、もっと地域の人たちに親しんでもらえるような会社になりたい──それが同社の目標だ。
「宝建材の働き方や雰囲気に魅力を感じ、私たちの仲間に加わってもらえるような人を増やしたいと思っています。『e-受信』の導入により、その目標に向けて大きな一歩を踏み出せたのは間違いありません。ネクスウェイには引き続き当社のパートナーとして、『e-受信』を始めとするさまざまな側面でサポートいただけることを期待しています」（菅谷氏）