月間3,500枚以上の受発注業務の負担をFAX電子化によって軽減！
ペーパーレス化で社内の業務効率化にも成功

導入の背景

　同社の特徴の一つが「短納期への対応力」だ。ときには1ヶ月以内での完納が必要になるなど、受発注のスピード感が非常に重視されるビジネス環境にある。一方で同社の顧客にはFAX文化が根付いた企業も多く、営業チームによっては注文の8割以上がFAXで行われるケースもあるという。FAX利用の状況について、森川氏は以下のように語る。
「基本的に、お客様からの納期問い合わせや見積依頼のやり取りでFAXを利用します。このほかにも仕入先や自社工場など、社内外でのコミュニケーションにもFAXが使われています。大阪の営業部だけでも月間で3,500枚以上のFAXを処理する必要があり、営業事務がFAXを複合機まで取りに行き、営業担当者ごとに振り分け、保管するという一連の作業が負担になっていました」

　この中で特にネックになっていたのが、各営業担当者が保管する見積書等のFAXの共有だったという。営業事務から営業担当者に渡されたFAXは営業担当者が各々のデスクで管理するため、担当者の外出時などは顧客からの問い合わせに即座に対応できないこともあったという。

　紙ベースでの社内の情報共有の課題について、営業事務の岡森氏は、以下のように話す。
「コロナ禍で営業担当者は直行直帰が推奨されました。しかし、FAX業務は出社しないと行えません。溜まったFAXは全て確認して営業担当者に振り分けるのですが、担当者が外出時はFAXを一度PDF化してメールで送付する必要があり、業務がひと手間増えてしまっていました」（岡森氏）

　また、実際に営業の現場で活躍する中野氏も課題を感じていたそうだ。
「紙だと保管のためのスペースが必要ですし、いつまでも保管しておくことはできません。古いものから処分していかなければならないのですが、そうすると同じような案件があったときに過去の履歴を参照できず不便を感じることがありました」（中野氏）

導入の効果

　FAXの対応量が多かった大阪・東京の拠点で導入をスタートした結果、これまで管理や保管に苦労していた紙の利用が削減され、社内の情報共有やコミュニケーションがスムーズに。顧客対応にも好影響が出ているという。
「営業担当者が社内にいなくても、PC上で情報共有が簡単にできるようになったのが一番うれしいです。いつ、誰がどこにいても、すぐにFAXを閲覧できるので助かっています。各営業担当者が保管する書類を探す手間も、もちろん不要です。また、これまでは別の人が複合機を使っていたらデスクに戻って待ったりしていましたが、そういう細かい無駄な動きもなくなりました。FAXの確認から返信まで全てPC上で完結できます。業務時間がかなり短縮されたおかげで、余裕を持って仕事に取り組めていると実感しています」（岡森氏）

　中野氏も、FAX電子化について「どの業種であっても、営業なら誰しもが感じるメリットがある」とコメントした。
「今までは自分宛のFAXがないかどうか出先から電話で確認していましたが、『e-受信』導入後はその手間が一切なくなりました。外出時にはPCを持ち歩いているので、いつでも確認できますし、自分で紙の書類を保管しなくていいのもいいですね。また、『e-受信』は過去の案件も履歴として残しておけるので、顧客対応の面でもメリットを感じています」（中野氏）

　最後に、FAX文化が根強いなどの理由で、ペーパーレス化や電子化に踏み切れない企業に対して、森川氏からは以下のようなメッセージもいただいた。
「電子化をするにあたり、『世代の異なるメンバー全員が上手く対応できるか』という懸念もありましたが、実際に導入してみると徐々に慣れて順応できたかなと思いました。手書きよりもPC上で文書を作ったほうが正確ですし、送り先にとっても読みやすくなるのは大きなメリットです。長年の文化が染み付いているとなかなかやり方を見直すのも難しいかもしれませんが、まずはとにかく試してみるのがおすすめですね」（森川氏）