FAX再送の正しい書き方をテンプレート付きで紹介！再送時の注意点も解説

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FAX再送時の正しい書き方（文例付き）

FAXを再送する際には、受信者にとってわかりやすく、かつ誤解のないように配慮した文面を用意することが重要です。特に、ビジネスシーンではFAXの内容が契約や重要な書類である場合が多いため、慎重に対応する必要があります。また、受信者側の混乱を避けるため、再送であることを明確に伝えることが必須です。

再送の理由はさまざまですが、主なケースとして以下が考えられます。

• 送信ミス（宛先間違い、送信エラーなど）
• 内容の誤り（誤字脱字、数値の間違い）
• 受信側の問題（FAXが届かなかった、文字がかすれて読めない）
• 追加情報の送付

これらの状況に応じて、適切な文面を作成し、スムーズな再送を心がけましょう。

基本フォーマット（シンプルな例）

再送を行う際には、受信者がどの書類に関するものかを即座に理解できるように、簡潔な文面を心がける必要があります。また、「再送」というキーワードを明示することで、受信者が混乱するのを防ぐことができます。
 
FAX送信書（再送）
宛先：〇〇株式会社 〇〇様
送信者：△△株式会社 △△部 △△
日付：2025年〇月〇日
件名：再送（〇〇について）
本文：
先ほどのFAXが正常に送信されなかった可能性があるため、改めて再送いたします。
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
※本FAXは、再送のためのものです。重複して受信された場合は、最新のものをご確認ください。

訂正・修正FAXを送る場合の文例

誤った情報を送信してしまった場合、訂正のFAXを送る際には、どの部分を修正したのかを明確に伝えることが重要です。誤解を招くことを避けるために、修正前と修正後の情報を具体的に記載しましょう。
 
FAX送信書（訂正）
宛先：〇〇株式会社 〇〇様
送信者：△△株式会社 △△部 △△
日付：2025年〇月〇日
件名：訂正FAX送付のご案内
本文：
先ほど送信したFAXに誤りがございましたので、訂正したものを再送いたします。
お手数ですが、訂正後の内容をご確認いただき、誤送分は破棄していただけますようお願いいたします。
【訂正内容】
誤：「〇〇〇〇〇〇」
正：「△△△△△△」
このたびはご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

「差し替え」の場合の文例

FAXで送信した資料に大きな誤りがあった場合、単なる訂正ではなく、全文の差し替えが必要になることもあります。この場合、受信者に誤った資料を使用しないよう依頼することが重要です。
 
FAX送信書（差し替え）
宛先：〇〇株式会社 〇〇様
送信者：△△株式会社 △△部 △△
日付：2025年〇月〇日
件名：差し替えFAXの送付について
本文：
先ほど送信した資料ですが、最新の情報に更新する必要があるため、改めて送付いたします。
お手数ですが、以前のFAXを破棄し、こちらの新しいFAXをご確認ください。
 
【差し替えの理由】
・最新の情報を反映するため
・誤ったデータを修正するため
どうぞよろしくお願いいたします。

FAXの誤送信対策についてはこちらをご覧ください

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FAXカバーレター（添え状）の正しい書き方

FAXを送る際には、受信者が内容を正しく理解できるよう、カバーレターを添付するのが望ましいです。カバーレターがあることで、送信内容の要点が一目でわかり、受信者側の処理がスムーズになります。カバーレターには、送信者情報、受信者情報、送信日、件名、送信枚数、備考（特記事項など）を記載し、簡潔にまとめることが大切です。
 
FAXカバーレター
宛先：〇〇株式会社 〇〇様
送信者：△△株式会社 △△部 △△
連絡先：03-XXXX-XXXX
送信日：2025年〇月〇日
件名：再送のご案内

 再送時に避けるべきNG例

FAXの再送時に適切でない文面を使用すると、受信者に混乱を招いたり、不快な印象を与えてしまう可能性があります。以下のようなNG例を避けるようにしましょう。

再送時のNG例①：理由が不明確

再送します。確認をお願いします。

改善案①：再送の理由を記載

先ほどのFAXが正常に送信されなかったため、再送いたします。
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

再送時のNG例②：誤送信の詳細が書かれていない

訂正FAXを送ります。

改善案②：訂正箇所の明記

先ほどお送りしたFAXに誤りがございましたので、訂正したものをお送りします。
該当箇所は以下の通りです。
誤：「〇〇〇〇〇〇」
正：「△△△△△△」

 FAX再送時のチェックリスト

FAXを再送する際には、以下のポイントを確認し、ミスを防ぎましょう。

1. 送信先の情報が正しいか
2. 文面に誤りがないか（誤字脱字のチェック）
3. 必要な資料がすべて含まれているか
4. カバーレターが添付されているか
5. 送信前に試し送信をするか、相手に確認の連絡を入れるか
6. 再送の理由が明確に記載されているか
7. 受信者の混乱を防ぐための配慮がされているか

まとめ

FAXの再送は、適切な文面を用いることで、受信者にストレスを与えず、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

特に、訂正や差し替えを行う場合は、誤解を招かないように具体的に記述することが重要です。

また、カバーレターを添付することで、受信者が内容を素早く理解しやすくなります。送信前のチェックを徹底し、ミスのないFAX対応を心がけましょう。

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