【完全版】FAX誤送信の原因と対策！リスク回避の具体策＆謝罪対応まで徹底解説

FAX誤送信によって企業や個人が直面するリスクとは

FAXは長年にわたって企業や個人事業主、医療機関や官公庁でも重要書類のやりとりに利用されてきました。しかし、便利さの裏には常に「誤送信」というリスクが潜んでいます。

誤送信が発生した場合、以下のような深刻な問題につながる可能性があります。

信頼関係の損失

取引先や顧客に誤送信が発覚すると、「この会社は情報管理が甘いのでは？」と疑念を抱かれ、ビジネス上の信用を失う恐れがあります。

新規取引や契約更新が見送られるなど、長期的なダメージにつながるケースも珍しくありません。

誤送信から情報が漏えいした事実が世間に知れ渡ると、企業や団体のイメージダウンは避けられません。SNSやメディアを通じて拡散されれば、企業活動全般に大きな打撃を与えかねないため、誤送信後の対応はスピードと誠実さが求められます。
情報漏えいに対する規制や世間の目が厳しくなる中で、「FAXを使い続けるなら、そのリスクにも十分注意を払う必要がある」という姿勢を組織全体で共有することが大切です。

情報漏えいによる損害賠償リスク

 社外秘の資料や個人情報を誤送信してしまい、受信先が悪意を持つ第三者だった場合、情報が拡散される危険があります。

結果として損害が発生した場合は、漏えいを起こした側が高額な損害賠償請求を受けるリスクを伴います。

内部統制上の問題・コンプライアンス違反

 企業には、情報管理を適切に行うための内部統制ルールやコンプライアンス指針が存在します。

誤送信を繰り返すようであれば「社内ルールが機能していない」「社員教育が不十分」とみなされ、監査で指摘を受ける可能性も高まります。

業務効率の低下

 誤送信に対処するために、経緯説明や書類回収・再送信などの追加作業が発生します。

そうした対応に時間と労力を割くことで、本来の業務が滞り、組織全体の生産性が落ちるという悪循環を招きかねません。
これらのリスクは、FAXを頻繁に使用する部門・業種ほど大きくなります。

また、書類内容に関わらず誤送信は起こり得るため、「他人事」と考えずに対策を進めることが重要です。

個人情報保護法・守秘義務の観点

個人情報保護法が施行されて以降、情報管理に対しては以前にも増して厳格なルールが求められるようになりました。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、マイナンバーなど、個人を特定できる情報が誤送信によって第三者の手に渡ると、漏えい事故とみなされる場合があります。

情報漏えいに対しては、行政から厳しい処分や改善命令が下される可能性があるため注意が必要です。企業間で結んでいるNDA（秘密保持契約）などに抵触する形で情報が流出した場合は、契約違反として法的措置を受ける可能性もあります。

さらに医療機関であれば患者のカルテ情報、官公庁であれば市民の個人情報といった、機密度の高い情報を扱っているため、より重大なトラブルに発展しやすいといえます。

FAX誤送信が多発する理由

FAXの番号入力ミスや書類選択の誤りなど、思わぬ場面で起こりやすい誤送信の原因を解説します。

FAX送信先番号の入力ミス、リダイヤルの操作ミス

FAX番号の桁数や取引先の数が多いほど、入力ミスや操作ミスのリスクが高まります。

特に以下のような場面で誤送信が起こりやすいといえます。

慌ただしい時間帯

 緊急の書類や締切間際の業務で焦っているとき、確認を省略しがちになり、ヒューマンエラーにつながります。

複数の番号が似ているケース

類似した番号の取引先が存在すると、間違った番号を選択することも少なくありません。 

リダイヤル履歴の使い回し

 過去に送信した番号をリダイヤルして送る際、別の相手へ送られていた番号を誤って選択してしまうことがあります。

こうしたミスを未然に防ぐには、送信前に「番号の最終確認」と「送信完了後の履歴チェック」を徹底することが不可欠です。

送信する書類のミス

「送信すべきファイルを間違えてしまった」というケースも、FAX誤送信では頻発します。書類名やファイル名の管理が曖昧だと、以下のような問題が起こりがちです。
 
FAXの基本的な送信方法はこちら

同じフォルダ内に似た書類が混在

フォルダ管理が適切に行われておらず、ドラフト版や旧バージョンの書類を誤って送信してしまうケースです。

複数の書類をまとめて送信する際の混在

 一度に大量の資料をFAX送信しようとすると、不要な書類までセットに加えてしまうことがあります。

添付する書類を直前に更新していない

 契約書など最新の情報でなければならない文書を、古いデータのまま送ってしまうリスクも見逃せません。

送信業務が煩雑になればなるほど、こうした混乱が起きやすくなるため、「部署ごとに書類命名規則を定める」「送信直前にファイル名や文書内容を開いて確認する」といった対策が求められます。

チェック体制の不備

個人の注意力だけに頼っていると、どうしてもミスを完全には防ぎきれません。

組織的なチェック体制が不十分だと、以下のような穴が生じる可能性があります。

FAXの誤送信に気づいたときに実施すべき対応

誤送信が発覚した瞬間から、適切な初動対応を行うかどうかで被害の拡大を防げるかが決まります。

ここでは、誤送信先への連絡や社内報告など具体的なステップを紹介し、迅速・的確な行動で信頼と損失を守る方法を解説します。

 誤送信先へ連絡

誤送信を発見したら、まずは「誤送信先へ真っ先に連絡」を取ることが肝要です。

相手が取引先であろうと、まったくの第三者であろうと、以下のステップを踏んで対応します。

ステップ1：迅速な謝罪と事情説明

余計な言い訳を並べるよりも、事態を正確に伝えるほうが信頼を保ちやすいです。誤送信の内容や機密度合いを把握し、相手にできる限り詳細を伝えましょう。

上長や関連部門への速やかな連絡も必須です。

法務部やコンプライアンス部門、システム管理部門など、関係者が対応を把握しやすいように、メールやチャットツールで報告しましょう。

ステップ２：書類の破棄・回収依頼

紙ベースのFAXの場合は「誤送信された原本を破棄または返送」してもらうように依頼します。電子化されている場合は、PDFファイルなどの削除をお願いし、再度保存していないか念押しすることも大切です。

ステップ3：二次被害の防止

すでに書類をコピーされている、他へ転送されている可能性がある場合は、その範囲を確認し、追加的な被害が起きないように手を打つ必要があります。
相手が「全く関係のない一般の方」だった場合でも、冷静かつ丁寧に対応すれば、大半は協力してくれることが多いです。逆に初動対応を怠ると、トラブルが拡大しやすくなるため注意しましょう。

FAX誤送信時の謝罪・通知方法

FAX誤送信というトラブルが起きた後の対応こそ、企業や組織の信頼を左右します。

適切な謝罪文と通知方法を習得し、誠実さを示すことで、関係先との関係を修復し被害拡大を防ぐためのポイントを掘り下げます。

メール・電話での謝罪文テンプレート

謝罪文では、事実関係を明らかにしつつ、誠意ある対応を伝えることが要点です。

適切な敬語表現や正確な情報共有によって、相手の不安や怒りを和らげる効果が期待できます。

例）社内への報告

件名：【FAX誤送信報告】重要書類の誤送信に関するお詑びと連絡
各位
 お疲れさまです。〇〇部の△△です。
 本日○月○日、○時頃、取引先へ送信予定だった書類を誤った番号へFAXを送信してしまいました。
【概要】
 ・誤送信先：不明な第三者（番号：○○○-○○○○-○○○○）
 ・送信内容：契約書類（個人情報は含まれていない／含まれている）
 ・現在の対応：誤送信先へ連絡し、破棄依頼を実施済み
 
なお、誤送信に至った原因は送信先番号の入力ミスが疑われます。
関係各位にはご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
詳細な原因と再発防止策を整理し、別途ご報告いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇部 △△

取引先への報告

件名：【重要】誤送信に関するお詑びとお願い
○○株式会社 ○○様
 いつも大変お世話になっております。△△部の□□です。
 この度、貴社宛のFAXを誤って別の番号に送信してしまったことが判明いたしました。
 
【誤送信の内容】
 ・誤送信先：○○○-○○○○-○○○○（詳細な所属等は現時点で不明）
 ・送信内容：ご注文書（個人情報や金額情報を含む）
 ・対応：誤送信先へ連絡し、書類の破棄を依頼中
 
多大なるご不安とご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。
再発防止策を早急に整備し、管理体制を強化してまいります。
恐れ入りますが、今後ともご協力のほどよろしくお願いいたします。
△△部 □□

FAX送り状のテンプレートはこちら

FAX誤送信を防ぐ具体的対策

誤送信を未然に防ぐには、送信前のチェックや組織的な体制整備、専用ツールの導入など、多面的なアプローチが欠かせません。

ここでは、実際の現場で活用できる具体的な施策を数多く紹介し、安全性と業務効率を両立するポイントを徹底解説します。

送信前のチェックリスト作成

チェックリストを活用することで、慌ただしい業務の中でも誤送信リスクを抑制できます。

特に重要書類の場合は、複数人でダブルチェックを行う体制を作るとより安心です。

チェックリスト例

1. 送信先情報の一致確認
   1. 最新の番号が社内の「正規リスト」と合っているか、手入力やリダイヤル時に数字の桁数が正しいかを照合。
   2. 企業名・部署名・担当者の名前を記載したカバーページやラベルを使い、送信先が明確になるよう工夫する。
2. 送信書類の内容とバージョン確認
   1. 「旧版と新版を間違えていないか」「ドラフト版を送付していないか」など、ファイル名・文書タイトルまで最終チェック。
   2. 個人情報や金額情報など機密度の高いデータを含む場合は、誤記や不要な情報が含まれていないかを必ず確認する。
3. 送信前後の履歴把握
   1. 送信前後で“誰が何をいつ送信したのか”を管理し、問題発生時にすぐトレースできるようにする。
   2. 送信後にも相手に到達したか電話やメールで確認する「送信後チェック」のプロセスを設けると、エラーや誤送信が即時に発覚しやすい。

送信前のチェック体制を整備

どんなに注意をしていても、ヒューマンエラーをゼロにすることは困難です。

そこで、組織的な仕組みづくりを行うことで、一人のミスが重大事故につながるリスクを最小化します。例えば、重要度の高い書類や個人情報を含む資料は、上長や別部署担当者の承認を得ないと送信できないように設定したり、新入社員や異動者に対しては、FAX運用の基本ルールを徹底する研修を行ったりすることも効果的です。

年に数回は全社員を対象とした研修を実施することで、誤送信のリスクを大幅に低減できます。

 インターネットFAXの導入

在宅勤務や外出先からでもスマートフォンやPCを用いてFAXを送受信できるインターネット FAXは、誤送信リスクや紙コストの削減に大きく寄与します。

送信前のプレビュー機能や履歴管理が充実しているため、宛先や書類内容の確認も容易になり、安全性と業務効率を同時に向上できます。

特に多拠点展開している組織では、FAXの送付状況を中央で一括管理できる利点もあり、トラブル発生時の原因究明や対処を円滑に行えるのが特徴です。
 
インターネットFAXの事例集はこちら

安全対策ツールの導入

誤送信を未然に防ぐための専用ツールやアプリケーションを導入すれば、二重チェック機能や送信前の警告メッセージなどでヒューマンエラーを大幅に減らせます。

FAX番号の誤入力を感知し、自動で送信をストップする機能があると、慌ただしい現場でも手間をかけずに安全性を高められます。

また、送信履歴の集中管理や監査ログの活用により、トラブル発生時の原因究明や責任範囲の明確化が容易になる点も大きなメリットです。

まとめ

FAX誤送信は、単なる入力ミスで発生しやすい一方で、企業や個人事業主、さらには医療機関・官公庁にとっても深刻なトラブルを引き起こす可能性があります。

信頼の失墜や法的リスク、業務効率の低下など、多くのリスクを伴うため、事前に万全の対策を講じておくことが欠かせません。

近年は誤送信を防ぐ機能を備えたFAX機器やクラウド型FAXが登場しており、DX推進やコスト削減を見据えて導入を検討する企業も増えています。

クラウド型FAXサービスであれば、さまざまなセキュリティ対策が施されているため、リスクを軽減しながらFAXの送受信が可能です。

ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」はクラウド型帳票FAXサービスの分野で業界最大手、国内サービスによる安心の運用サポートとサービスの安定性に定評があります。

納期回答書や支払通知書などのデータ送信と同時にFAX送信を完了させるなど、業務効率化・セキュリティ対策・ペーパーレス化に役立つ機能を備えています。

日々のFAX送信で誤送信のリスクを抱えている企業は、ぜひご活用ください。

＞＞FAX業務の効率化・ペーパーレス「FNX e-帳票FAXサービス」の資料をダウンロード【無料】