ペーパーレス化の方法とは?|5つの導入ポイントとメリットを解説!

ペーパーレス化の方法とは?|5つの導入ポイントとメリットを解説!


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


ペーパーレス化とは、契約書や領収書、資料などの紙媒体を電子化することです。オンラインでデータ管理するため、場所や時間の制限なくアクセスできるようになり、業務効率が上がります。

働き方改革や新型コロナ感染症対策でも推奨されており、テレワークにも適しているため、導入を検討している企業も多いことでしょう。


この記事は、ペーパーレス化の現状や、円滑に導入するポイントを解説しています。ペーパーレス化の参考にしてください。


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目次[非表示]

  1. 1.ペーパーレス化が求められる背景
    1. 1.1.働き方改革
    2. 1.2.テレワークの推進
    3. 1.3.SDGsへの感心・エコ意識の高まり
    4. 1.4.法律改正による書類電子化の促進
  2. 2.ペーパーレス化の5つのメリット
    1. 2.1.テレワーク化・働き方改革につながる
    2. 2.2.業務効率があがる
    3. 2.3.オフィスを有効活用できる
    4. 2.4.資料の紛失リスクがなくなる
    5. 2.5.環境保全につながる
  3. 3.ペーパーレス化が進まない要因
  4. 4.ペーパーレス化を定着させる5つのポイント
    1. 4.1.社内への周知に努める
    2. 4.2.段階的に進める
    3. 4.3.スマートフォンやタブレットから導入する
    4. 4.4.導入支援や代行サービスを利用する
    5. 4.5.ツールを利用する
  5. 5.ペーパーレス化のおすすめのサービス・ツール
    1. 5.1.オンラインストレージ
    2. 5.2.文書管理システム
    3. 5.3.オンライン会議システム
    4. 5.4.ペーパーレスFAXの導入
  6. 6.まとめ


ペーパーレス化が求められる背景

ペーパーレス化が進んでいる背景には、国の政策や環境問題なども大きく関係しています。



働き方改革

2019年4月、国の重要政策である、働き方改革関連法が施行されました。内容として長時間労働の解消や多様な働き方により、業務効率や生産性の向上が含まれています。

ペーパーレス化は、紙媒体と電子データを相互に転記したり、印刷・スキャンしたりする、非効率な作業を減らします。調べものにかかる時間も、検索機能によって大幅に削減できます。

また、情報をWEBで共有することで働く場所や時間の制約も減らし、多様な働き方を実現するために、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。



テレワークの推進

働き方改革において、多様な働き方を実現するために推奨されているテレワークは、新型コロナウイルスの感染防止対策として、急速に導入が進んでいます。

テレワークを行う際に便利なのが、WEB上で行う書類管理です。場所を問わずアクセスできる環境で、多様な働き方の実現や事業の継続が可能になります。多くの企業が、テレワーク導入とペーパーレス化を並行して進めています。


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SDGsへの感心・エコ意識の高まり

紙の使用量を減らすことは、SDGs(Sustainable Development Goals、持続可能な開発目標)につながります。

会議に使う資料のペーパーレス化で、紙の使用量を減らすだけでなく、コピー機やシュレッダーなどの電気代も節約できます。電気エネルギーの一部は、燃料を燃やすことで生み出されているため、地球環境保護、CO2排出量の削減にもつながります。

SDGsへの貢献やエコ意識を持つことが企業倫理として求められている現在、このような取り組みも活発に行われています。



法律改正による書類電子化の促進

国税庁管轄の法律である「電子帳簿保存法」の改正も、ペーパーレス化を後押ししています。契約書や領収書などの電子データ保存を認めるこの法律は、2016年~2020年の間に、複数の大きな改正がありました。主な改正は、以下のとおりです。


  • 領収書・契約書の上限額撤廃(2015年)
  • スマートフォンでの撮影が可能になるなど、スキャン機器の緩和(2016年)
  • ユーザーが改変できない書類は、データ保存が可能(2020年)


ペーパーレス化の5つのメリット

ペーパーレス化を行うと企業にとってどのようなメリットがあるか解説します。


テレワーク化・働き方改革につながる

ペーパーレス化により書類が電子化されると、自宅や外出先から資料を確認できるようになります。今までオフィスに行かなければ書類が確認できず、テレワーク・在宅勤務の阻害要因の一つになっていた企業にとっては、多様な働き方の環境整備にもつながります。

また、ペーパーレス化で資料を電子化すれば、社内の情報共有もよりスムーズになります。




業務効率があがる

書類が電子化されると、資料をすぐに、簡単に探せます。過去の書類について取引先から問い合わせがあった場合、大量の紙の中から、該当の1枚を探すのは大変です。電子化していれば、取引先名や日時、書類名などで簡単に検索できます

また、電子化することで書類の進捗状況もひと目でわかるようになります。ワークフローで申請がどこで止まっているのか、誰の業務が滞留しているか等がわかり、業務マネジメントにも活用できます。




オフィスを有効活用できる

書類保管のためのスペースが不要になります。スペースが空いた分、ほかの用途にオフィスを有効活用できます。資料保管のためにスペースや外部倉庫を借りていた場合はその分の賃料が不要になり、コスト削減にもなります。



資料の紛失リスクがなくなる

紙で資料を保管する場合、紛失したり盗難にあったりするリスクがあります。万が一紛失した場合は、取引先への謝罪や手配のやり直しなど多大な工数がかかります。

書類をデータ化することで、重要な情報を紛失するリスクがなくなります。大切な情報ほど電子化して管理したほうが安全です。



環境保全につながる

ペーパーレス化を進めれば、紙の消費が少なくなるほか、紙を作ったり処分したりする際の二酸化炭素の排出量も減らせます。

また、環境に配慮している企業というイメージをもたれるようにもなるでしょう。


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ペーパーレス化が進まない要因

 ペーパーレス化をスムーズに導入できる企業ばかりではありません。どのような理由で、導入が進まないのでしょうか。

  • 導入にはコストがかかる
  • 電子化ができない書類を扱っている
  • IT化やデジタル化への対応が遅れている
  • ペーパーレス化への理解が得られない
  • オペレーションの移行が難しい
  • ディスプレイのサイズが小さい

 

上記のような理由がありますが、詳しくは下記の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

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ペーパーレス化を定着させる5つのポイント

 

ペーパーレス化を推進し、社内に定着させるためには、どのようにしたらよいのでしょうか。社内の理解を得る方法や、環境整備のポイントを解説します。



社内への周知に努める

ここでは、社内にペーパーレス化を周知させるポイントを解説します。


経営幹部や役職者

経営幹部や役職者には、ペーパーレス化の必要性やメリットを理解してもらうことが大切です。たとえば、業務効率化やコスト削減、テレワークによって事業継続計画が立てられることなどを説明します。会議や説明会で、これらの必要性をプレゼンテーションしましょう。


従業員

従業員に対しては、ペーパーレス化の目的やメリットを、丁寧に周知することが重要です。理解を得られてから実行に取り組まなければ、紙に印刷してしまうなど、従来の方法に戻り、ペーパーレス化が定着しません。



段階的に進める

一度にすべてのシステムを変えると、業務に支障を生じるかもしれません。社内の根幹システムを変える場合などはやむを得ませんが、一部の業務や部署から移行するのが望ましいといえます。

総務や業務など、IT機器に慣れていない部署では、FAXのペーパーレス化から始めるなど、スモールスタートが適しています。



スマートフォンやタブレットから導入する

簡単に使える機器から導入を進めるのも、よい方法です。スマートフォンやタブレットなどは、普段から使い慣れている人が多いため、抵抗感が大きくありません。また、文字を拡大できるなど、視認性にも優れています。

一部の機器はペン入力に対応しているため、紙のように、アンダーラインを引いたりメモを書き込んだりできます。



導入支援や代行サービスを利用する

社内の人員だけでペーパーレス化を実現するのは、時間も労力もかかります。特に、これまで保存してきた紙文書をデジタル化するには、多くの工数がかかります。

必要に応じて、文書の電子化・仕分け・運用などを代行する業者に依頼するのもよいでしょう。



ツールを利用する

ペーパーレス化をするには、ツールの導入が不可欠です。後述するようなツール・サービスも活用しながらペーパーレス化を進めるといいでしょう。


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ペーパーレス化のおすすめのサービス・ツール


オンラインストレージ

オンラインストレージ機能を持つツールは、インターネット上にデータを保存して共有できます。インターネットがつながる環境なら、社内でも社外でもアクセスできます。時間や場所を選ばず閲覧・編集できるため、出張時やテレワークなどにも対応できます。


文書管理システム

文書管理システムとは、WordやExcel、PDFなど、さまざまなファイル形式の管理・分類や、テキストの検索ができるシステムです。また、従業員が共同で作業する際に、アクセスできるファイルを制限したり、編集履歴を保存したりするなどの機能があります。


オンライン会議システム

オンライン会議システムは、紙の使用量が多い会議で、紙の資料を減らすことも可能にします。事前に資料を設定すると、参加者全員で共有したり、プロジェクターに映したりしながら、会議を進められます。テレワークでの利用も便利です。


ペーパーレスFAXの導入

ペーパーレスFAXとは、FAXで受信したデータを、電子データで保存して管理できるシステムです。紙代や印刷代などのコスト削減が期待できます。またFAX紛失の心配がないことや、スキャンした後に保存などの二度手間がかからないのもメリットです。

送信元は紙で送信できるため、顧客に負担がかかることはありません。導入ハードルが低いことから、段階的にペーパーレス化を進めたい場合に、向いているシステムです。


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まとめ

 ペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、資源の無駄づかいをなくせるなど、メリットが多い施策です。しかし、一度にすべての業務をペーパーレス化するのは従業員の負担が大きいため、社内の理解を得ながら、段階的に進めましょう。FAXのペーパーレス化などから取り組むのがよい方法です。

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