FAX注文をやめられないが、FAXの受発注を効率化する方法はあるのか？

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こんにちは。「e-受信FAXサービス」ライターチームです。

「紙の発注書を作って上司のハンコをもらい、FAXで取引先に送る」
「届いたFAXを見ながら基幹システムに手打ちする」
「納期調整や欠品連絡をFAXに手書きで記載して、返信する」

どの企業でも一般的に行われている発注作業でしょう。しかし、インターネットが台頭し、業務効率化・DX化がより重要になっている現代において、この一連のフローを非効率と考える人も少なくないでしょう。

そこで今回は、FAXの発注書が使われている現場で起こるさまざまな問題や、FAXを廃止できない背景、解決方法などについて紹介します。

FAX注文で生じる課題

取引先からの注文や見積り依頼などの受発注業務をFAXで行うことによって様々な課題が生じます。ここではそれらの課題について解決します。

課題①内容不備の確認にかかる労力とコスト

FAXで届く発注書の内容によっては、入力不備や文字がかすれて読めないこともあります。そのような場合は、先方に電話やメールで内容を確認する必要があり、ムダな労力やコストがかかってしまいます。

課題②処理状況を確認する労力

FAXで発注書が届くと、基幹システムへ入力したり、仕入先や見積り依頼をするなどの後続処理があるでしょう。この際、「この発注書はどこで止まっているのか」「処理状況はどうなっているのか」と確認や管理のために労力がかかります。

1人で対応していれば問題ないかもしれませんが、複数人のグループで受発注処理を行っている場合は、急なお休みの際などに取引先から問い合わせが入った場合には、処理状況を確認にするのに時間がかかり、取引先に迷惑をかけることになります。

課題③記入ミスによって起こる訂正処理

人が作業する以上、ミスが起こる可能性もあります。万が一、送った発注書に記入ミスがあった場合は、取引先や仕入先へのお詫びや訂正処理などを行う必要があり、余分な工数がかかってしまいます。

FAX注文の電子化は業務効率化の第一歩

上記のような問題を解決するには、FAX注文の電子化が大切です。発注書が電子化され、オンライン上のデータで完結すれば、業務効率化を大きく前進できるでしょう。

しかし一方で、FAX注文は取引先との関係性や代替システムの導入ハードルが高いなどの理由で、すぐにやめることは難しいでしょう。

以下から、FAX注文の解決策について考えていきましょう。

FAX注文の課題を解決する方法とは？

方法①EDI・BtoB EC

1つ目の方法は、EDIやBtoB ECを導入することです。受発注などの取引情報を電子化してやり取りするできるため、従来のような紙ベースでのやり取りがなくなり、スピーディで効率のよい取引が実現します。

EDI・BtoB ECのメリット

FAXによる受発注は、業務コストの増加や生産性低下につながると言われています。EDIやBtoB ECに切り替えると、紙によるやり取りが一切なくなり業務効率化につながるほか、誤送信や誤入力、伝達漏れといったミスの低減になります。

EDI・BtoB ECのデメリット

EDI・BtoB ECを導入するには、当たり前ですが「自社と取引先の双方で、EDIやBtoB ECを導入する」必要があります。

システム導入にはコストがかかります。WEB受発注の導入コストを調べて見ると、パッケージ型システムの開発には最低でも数十万円が必要です。自社に合わせて使いやすいようにカスタマイズするのであれば、100万円以上がかかることも珍しくありません。

また、取引先ごとに異なるBtoB ECが指定された場合、取引先の分だけBtoB ECの画面があり、それぞれでID・パスワードを管理する「多画面問題」も発生してしまいます。

現在、FAXによる発注書の送信で事足りている企業にとって、上記のコストや手間は決して小さくはないでしょう。一部の取引先がWEB受発注に対応したとしても、すべての取引先で受発注のオンライン化が進まない限り、FAXをなくすことは難しいです。

方法②OCR・RPA

2つ目の方法は、OCRやRPAを導入することで、データ化や入力処理を効率化する方法です。受信したFAXを、OCR（光学文字認識）技術を使ってテキストデータ化し、基幹システムへの入力処理をRPA（Robotic Process Automation）で自動化すれば、効率化になります。

OCR・RPAのメリット

OCRによりデータ化すると、文字を画像ではなくテキストとして保存できるため、FAXの内容まで検索をかけられるようになります。また、RPAでデータ入力を行えば、担当者が手作業で受注内容を入力する手間を効率化できます。

取引先は従来通りFAXを使ってもらえるため、取引先側のオペレーション変更がない点もメリットです。

OCR・RPAのデメリット

OCRはかすれた文字やくせのある文字を認識できない場合があるため、人的チェックは必要でしょう。AIを搭載したOCRであれば学習が進むにつれて読み取り精度が向上します。RPAは定型業務や繰り返し業務に大きな効果を発揮するため、イレギュラー業務や個別対応が多い場合には逆に効率が悪くなる可能性があります。

また、サービスにもよりますが、OCRは月額数万～数十万、RPAは月額50万～数百万の費用がかかるため、費用対効果が発揮できるかの事前検証が重要です。

方法③FAX電子化サービス

3つ目の方法は、FAX電子化サービスを導入することです。その名の通り、FAXを電子化でき、FAXを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができるようになります。業務効率化やテレワークの推進だけではなく、紙代・印刷費・保管費などのコスト削減につながります。

FAX電子化サービスのメリット

一番のメリットは、取引先は従来通りFAXを使ってもらえる、つまり取引先側のオペレーション変更が発生しないという点です。大手の取引先であれば、EDIやBtoB ECの導入が容易ですが、取引先には経済的な余裕がない中小企業もふくまれます。こうした企業は、コストをかけてEDIを導入することに消極的な場合があります。

また、導入コストについても比較的安価なものが多く、導入しやすいといえます。クラウド型のサービスを選べば、万が一運用がうまくいかなかった際の解約もしやすいです。

FAX電子化サービスのデメリット

EDIやBtoB ECのように受発注データ自体を電子化するわけではないため、FAXを見ながら基幹システムへ入力するという作業は残ります。

ただし、仕分け、スタンプ押印、定型文登録などの便利機能を活用することで、FAX自体の処理に関する工数は削減することが可能です。サービスによってはトライアルで操作感を無料で試すこともできるので、ぜひ活用してみてください。

FAXの電子化で発注書の業務改善を

前項のような理由で、FAXを使わざるを得ない状況が続いている企業の方には、FAXの電子化がおすすめです。

パソコンと複合機、もしくは電話回線をつないで使用する「PC-FAX」や、クラウドサービスを介して利用する「クラウドFAX」など、FAXのデジタル化は意外にも手軽です。

より多機能かつ確実な配信を行いたいのであれば、クラウド型のFAXサービスを選ぶとよいでしょう。CSVデータなどを送るだけで、大量の発注書を一括送信できるサービスや受信したFAXの閲覧・編集・返信ができるようなサービスがあります。業務効率化に大きく寄与するでしょう。

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FAX注文の電子化による効果

FAXを使わざるを得ない状況が続いている企業の方におすすめな「FAXの電子化」ですが、どのようなメリットがあるのでしょうか？

主に下記のような効果・メリットがあると言われています。

1. 取引先は今まで通りのFAX取引が可能
2. FAXをすぐに探せる
3. 返信作業が効率化できる
4. 業務の可視化や共有化がしやすくなる

取引先は今まで通りのFAX取引が可能

突然FAX廃止をすれば、取引先に混乱を招く可能性があります。特にFAXを受発注業務に用いている場合、日々大量のFAXをやり取りすることになり、その方法を変えることは取引先に大きな影響があります。

クラウドFAXによるFAXの電子化なら、取引先は今まで通りFAXで注文や問い合わせをすることが可能なため、取引先へ運用変更の負担をかけることなく、社内のFAX業務を効率化できます。

FAXをすぐに探せる

クラウドFAXでFAXを電子化すれば、送受信したFAXの送信元・送信先・取引先・日時などがデータ化できます。データのため、後からすぐに検索することが可能になります。

取引先から「先日送ったFAXの件で」と問い合わせがあった際に、今までであれば各自の机の上や棚の中、古いものであれば倉庫まで探しに行く必要がありました。FAXを電子化することで、すぐに検索できるようになります。

返信作業が効率化できる

クラウドFAXはサービスによっては、クラウド上のFAXに直接コメント追記や捺印、図形描写することが可能です。この機能は返信において大いに役立ちます。紙のFAXのように、一度出力して手書きし、その後に送信するといった手間が発生しません。

またテキストデータを追記するため、文字の劣化も防ぐことができます。FAXに記載した内容が読めないといった問い合わせも減るでしょう。

業務の可視化や共有化がしやすくなる

紙のFAXの場合、個人に届くFAXの進捗管理はそれぞれの担当者に依存してしまいます。「この発注書はどこで止まっているのか」「処理状況はどうなっているのか」と確認や管理のために労力がかかります。

FAXを電子化することで、FAXの処理件数や未処理の内容などが可視化されます。

あるお客様では、サービスを導入することで、部署内全員のFAXの処理進捗が共有できるようになり、業務管理や突発的なお休みへのフォローにも活用いただいています。

FAX注文の電子化の改善事例

FAXの電子化によって、受発注業務の効率化を実現した事例を紹介します。

FAX注文の処理時間97%削減｜アイホン株式会社樣

インターホンメーカーのアイホン株式会社樣では、FAX注文が年間約24,000枚も届き、その仕分けや返信に膨大な時間がかかっていました。

届いたFAXを仕分けし、営業に配る。注文書の場合は納期や連絡事項を記入し、複合機から返信した紙はファイリングして保管するという作業に多くの時間を要していたのです。

FAXを電子化することにより、届いたFAXは自動で仕分けされ、自席のパソコンからすぐに確認・返信できるようになりました。従来、FAXを受信してからお客様へ納期などを回答するまでに、長いときで30分～1時間かかっていたのが、2～3分にまで短縮するなど、処理時間97%削減を実現されています。

FAX注文の100%リモートワーク化｜NJT銅管株式会社樣

国内の銅管シェア約35%を誇るNJT銅管株式会社樣では、受注に関する取引先とのやり取りや社内コミュニケーションにFAXを利用しており、受信するFAX数は月間で2000件を超えます。

コロナ禍による全社的なリモートワーク推進の際し、紙のFAXがボトルネックとなり、受発注業務を担当する社員がリモートワークできないという課題がありました。

FAXを電子化することにより、届いたFAXはクラウドサーバに自動で保管されるため、リモートワークでもFAXの確認・返信できるようになりました。FAX電子化により、出社時とほぼ変わりなく在宅でもFAX業務を遂行できるようになっています。

まとめ

アナログな手法に位置づけられるFAX注文も、注文自体の電子化し、オンライン上のデータで完結すれば、業務効率化を大きく前進できるでしょう。しかし一方で、FAX注文は取引先との関係性や代替システムの導入ハードルが高いなどの理由で、すぐにやめることは難しいでしょう。

FAXを使わざるを得ない状況が続いている企業の方には、FAXの電子化がおすすめです。

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株式会社ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX番号を変更せずに利用できる受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。専用のアダプタを設置するだけで利用できるため、基幹システムの改修やFAX番号の変更などの手間がかかりません。

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