企業における『ペーパーレスFAX』の活用意向調査レポートを公開！｜ZDNet Japan × 株式会社ネクスウェイ

昨今、電子データ交換(EDI)をはじめ、インターネットによる受発注業務の効率化が進む一方、視認性の良さや手軽さから、製造業、流通小売業、卸売業などでは、依然としてFAXが業務の重要な役割を担っています。

しかし、FAXを活用している企業は、同時に大量のFAXを受信しています。

この受信した大量のFAXは紙で出力・仕分け・管理しなければならず、煩雑な業務に多くの企業が課題感を持っています。このような課題があっても、なかなか業務に合う解決策が見つからず手がつけられていない企業が多いのではないでしょうか。

そこで、現在FAXを中心に受発注を行っている企業の実態把握、また課題解決には、どのような機能を備えたサービスが有効なのかを考える上で、CNET Japan/ZDNet Japan読者を対象に、朝日インタラクティブ株式会社と株式会社ネクスウェイが共同で企業における『ペーパーレスFAX』の活用意向調査を実施いたしました。

■調査対象　　　　：　CNET Japan/ZDNet Japan読者
■調査機関　　　　：　2017年3月14日(火)～3月24日(金)
■調査方法　　　　：　Webアンケート
■有効回答者数　　：　278名

現状の受発注業務における手段はメール、FAX、Web発注・・・とFAXが根強く活用されている

企業の受発注業務において取引先とどのような手段でやり取りしているかと聞いたところ、電子化が約56%を占め、電子化による業務効率化の流れが普及し始めているように感じられる一方で、従来のFAXによる受発注業務も依然として全体の約18%占めています。

企業間商取引での基幹系情報の伝達手段として、従業員の多い、いわゆる企業規模の大きな企業を筆頭に、メールやWebによるファイル交換、EDI（電子データ交換）などデジタル化された手段が主流である中、FAXを取引手段として希望される取引先は企業規模や業種を問わず存在し、受発注業務においてFAXがいまだ健在であることが分かります。

FAXによる受信業務における課題は「紛失のリスク」と「業務の非効率さ」

FAXの受信業務において抱えている課題について調査したところ、「紛失することがある」という課題を抱えている担当者が約24%おり、取引先からの信頼を失うことにもつながるリスクを抱えていました。また、「FAX用紙の仕分けに苦労している」という課題を抱えている担当者も約24%おり、業務の非効率さに苦悩されている担当者が多いようです。

反面、こういった課題に対しての対策を聞いたところ、全体の約55%の担当者が、課題を抱えている現状がありつつも、何も手がつけれていない状況でした。つまり、アウトソースやデータ化といった対策を実現している企業は少なく、課題感は持ちつつも課題解決に向けて手をつけれていない企業が多い現状があるようです。

FAXにおける受注業務は、業務効率化・生産性向上を目的とした「ペーパーレス化」への取り組みが加速

今後、FAX業務のペーパーレス化を検討する予定の有無を聞いたところ、FAX業務のペーパーレス化を検討予定の企業が約40%あり、働き方改革が企業の経営課題として叫ばれているなか、受発注業務の効率化・生産性向上の解決策として注目されているようです。

このように、デジタル化が普及しはじめている一方で、受発注の取引手段として「FAX」は消えることはなく、今日でも多くの業種業態で未だにFAXは不可欠な存在であります。業務担当者は、FAX手段を希望する取引先とのビジネスを円滑に、ミスなく、より効率的に対応することが求められています。

少子化、働き方改革など、労働環境の改善という社会的ニーズも大きくなっていることや、企業として成長しつづけなければならない中、業務部門に求められる役割は「いかに効率よく、生産性の高い仕事ができるか」にシフトしていくでしょう。限られた時間と人員、予算で最大の効果を出していくために、FAX業務のイメージ化・アウトソース活用といった「ペーパーレス」への取り組みが、役割達成の大きな鍵になるのではないでしょうか。

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