【2025年版】見積書をPDFで作成・送付・保存する方法｜ツール比較も解説

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見積書のやり取りは、いまやPDFが主流です。WordやExcelで作成した見積書をPDF化すれば、書式の崩れを防ぎ、取引先にも安心して送付できます。しかし、「どのツールを使えば効率的に作成できるのか」「送付時のマナーやパスワード設定は必要なのか」「電子帳簿保存法の要件を満たすにはどうすればいいのか」など、適切な運用方法に悩む方も多いでしょう。

本記事では、PDFでの見積書作成・送付・保存の方法を詳しく解説し、最適なツールも紹介します。

見積書のPDF化とは？なぜPDFでの運用が主流なのか

見積書のPDF化とは、従来紙で作成・印刷していた見積書を、パソコンやクラウドサービスを用いてデジタルデータとして作成・送付・保存する業務プロセスを指します。特にPDF形式は、書式の崩れが起きにくく、相手側のOSやソフトウェア環境に左右されずに正確に閲覧できる点が高く評価されています。

さらに、ファイルにパスワードを設定したり、改ざん防止の機能を付加したりできることから、セキュリティ面でも安心です。また、PDFはプリンタ出力を必要としないため、ペーパーレス化にも貢献し、印刷・郵送のコスト削減や環境負荷の低減にもつながります。

加えて、2024年以降に強化された電子帳簿保存法への対応や、業務のDX推進にも直結します。PDFでの見積書運用は、効率化と法令遵守の両立を目指す企業にとって、今や不可欠な選択肢といえるでしょう。

見積書をPDFで作成する方法

見積書をPDFで作成する方法は、使うツールやスキルレベル、業務の規模によってさまざまです。手軽にテンプレートから作る方法から、クラウドツールで業務全体を効率化する方法まで、目的や状況に応じて最適な手段を選ぶことが重要です。

この章では、誰でもすぐ始められる無料ツールから、業務効率を重視する方向けの有料サービスまで、代表的な方法を比較しながら解説します。

Word・Excel・Googleスプレッドシートで無料テンプレから作成

見積書を手軽に作成したい方には、WordやExcel、Googleスプレッドシートを使った無料テンプレートの活用がおすすめです。これらのテンプレートは多くのビジネス系Webサイトや公式ツール提供元で無償配布されており、自社名や商品情報、数量、単価、合計金額などの基本項目を入力するだけで、整ったレイアウトの見積書を短時間で作成できます。

完成したデータはPDFとして保存・送付が可能で、操作も難しくないため、PCに不慣れな方でも扱いやすい点がメリットです。テンプレートをカスタマイズすれば、自社のブランディングに合わせたデザインに調整することも可能です。コストを抑えつつ、業務を効率的に進めたいフリーランスや小規模事業者にとっては、最初の見積書作成手段として非常に実用的です。

会計・請求ソフトから見積書PDFを自動出力する

弥生やマネーフォワードクラウドなどの会計・請求ソフトには、見積書の作成機能が標準搭載されており、必要な項目を入力するだけで見積書をPDFとして自動出力できます。作成された見積書は、ワンクリックで保存・送付でき、請求書や納品書との連携もスムーズに行えるため、業務全体の効率化とヒューマンエラーの削減に貢献します。さらに、顧客データベースと連携することで、過去の取引履歴から見積書を再生成したり、受注〜請求までのプロセスを一元化することも可能です。

また、帳票の電子保存が義務化されつつある中で、電子帳簿保存法に対応したPDF保存形式が採用されている点も大きなメリットです。なお、帳票の作成・送付・印刷・保存までを一貫して支援するサービスとして、ネクスウェイが提供する「B2Bフォーム」も注目されています。BPOによる帳票業務の代行を含め、PDF運用の実務を支える強力な手段となるでしょう。

クラウド型の見積書作成ツールを使う

クラウド型の見積書作成ツールは、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、ブラウザ上で見積書の作成・編集・送信・保存を一括して行える点が最大の特徴です。MakeLeapsやboard、Misocaなど多くのサービスが存在し、直感的なインターフェースで初心者でも簡単に扱えるものが多いです。

特に、見積書から請求書や納品書への自動連携機能、承認フローの設定、PDF出力の自動化、電子帳簿保存法への対応といった機能が強みで、チームでの共有や確認作業も円滑に進められます。また、ネクスウェイが提供する「B2Bフォーム」も、帳票の作成からPDF保存、印刷・封入・発送までを一括で担えるサービスとして、クラウド上で帳票業務を完結したい企業にとって有効な選択肢となります。運用コストは発生しますが、業務効率や法対応の観点から、長期的には大きなメリットが得られるでしょう。

各手段のメリット・デメリット比較表

見積書をPDFで作成する方法には、ExcelやWordなどの無料テンプレートを使う手軽な方法から、クラウド型の見積書作成サービスまで、幅広い選択肢があります。

ここではそれぞれの作成手段について、「コスト」「操作性」「法対応」「チームでの共有」などの観点からメリット・デメリットを比較表形式で整理し、自社に合った方法を選ぶための判断材料を提供します。

見積書PDFの送付方法とマナー

見積書をPDFで作成したあとは、取引先に「どのように」「どんな文面で」「どのファイル形式で」送るかが重要になります。送付方法ひとつで信頼性やビジネスマナーの印象が大きく変わることも多いです。

この章では、メール添付・クラウド共有・パスワード設定などの具体的な送信手段と、相手に好印象を与える文例や注意点をまとめて解説します。

メールに添付して送る際の文例・注意点

見積書をメールで送る際は、件名や本文に明確な送付目的と相手企業名を記載し、丁寧かつ簡潔な文面で送信することが信頼構築につながります。例えば、件名は「○○株式会社 御中｜見積書のご送付（株式会社△△）」とし、本文では「お世話になっております。ご依頼いただきました件の見積書を添付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」といった内容が好まれます。

また、ファイル名も「見積書_○○株式会社_20250325.pdf」など分かりやすく命名すると受信側の管理がスムーズになります。取引先に対して誠意を伝えるメール文面は、今後のビジネス関係にも良い影響を与えます。

PDFにパスワードを設定する方法（Windows/Mac）

機密性の高い見積書をメールで送付する際には、第三者による不正アクセスを防ぐためにPDFファイルにパスワードを設定するのが有効です。WindowsではAdobe Acrobatの「パスワードによる保護」機能や、無料のPDF保護ツール（CubePDF Utilityなど）を使えば簡単に設定できます。

Macの場合は、標準搭載の「プレビュー」アプリでPDFを開き、書き出し時に「暗号化」にチェックを入れてパスワードを設定できます。別メールや電話など、第三者に漏れにくい手段でパスワードを通知しましょう。情報漏えい対策として、見積書のセキュリティ管理を徹底しましょう。

紙で提出を求められる場合との対応法

取引先が見積書の紙での提出を希望する場合には、PDFで作成した見積書を印刷して郵送または手渡しする対応が求められます。その際、同じ見積書データをメールなどで併せて送信しておくことで、相手側での確認・保存の利便性も確保できます。特に法令遵守が厳格な業界や、紙文化が根強く残る企業との取引では、柔軟な対応が信頼関係の維持につながります。また、印刷・封入・発送の手間を減らす手段としては、ネクスウェイが提供する「BtoB帳票支援」などの外部サービスを活用する方法もあります。こうしたサービスを使えば、PDFでのデータ管理と紙の運用を両立するハイブリッドな対応が可能になります。

電子帳簿保存法とPDF見積書｜保存要件と実務対応の正解

PDFで作成・送付した見積書は、「電子帳簿保存法」の対象になる可能性があります。とくにメール送信やクラウド共有といった“電子取引”に該当する場合は、法律に沿った保存要件を満たしていないと違法扱いになるおそれもあるため注意が必要です。

この章では、電子帳簿保存法の基本ルールから、PDF見積書を適法に保存するための3要件（真実性・可視性・検索性）、そして現場でありがちなNG運用やその対策まで、実務に沿ってわかりやすく解説します。

「電子取引」と「スキャン保存」は何が違う？

メールやWebサービスで送受信した見積書は『電子取引』とみなされ、電子帳簿保存法に則った厳格な保存要件を満たす必要があります。これはデータの真実性や検索性を確保した状態での保存を義務付けるものであり、単なるフォルダ保存では対応できません。

一方、紙で受け取った見積書をスキャンして保存する場合は「スキャナ保存」となり、解像度やタイムスタンプなど、別の技術的要件を満たす必要があります。両者は起点や法的根拠が異なるため、保存方法や使用ツールも明確に区別し、適切に運用することが求められます。

電子帳簿保存法の3要件（真実性・可視性・検索性）とは

電子取引に該当するPDF見積書を保存する場合、電子帳簿保存法では「真実性」「可視性」「検索性」の3要件を満たすことが求められます。真実性とは、改ざんや削除が行われていないことを証明する仕組みであり、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の管理などが該当します。

可視性は、保存された見積書がすぐに開いて閲覧できること、検索性は、ファイルを日付・金額・取引先名などで絞り込める状態を指します。これらの要件を満たしていないと、法的に有効な保存とは認められず、税務調査時に問題となるおそれがあります。

違反しやすいNG運用とそのリスク

見積書PDFの保存において、特に注意したいのが「見かけだけの電子化」による法令違反リスクです。たとえば、単にPDFをPC内の任意フォルダに保存しているだけでは、電子帳簿保存法に定められた「真実性・可視性・検索性」の3要件を満たしていない可能性があります。

保存形式や運用フローが不適切だと、税務調査の際に電子帳簿として認められず、経費計上の否認や是正勧告につながるおそれがあります。また、保存ツールがタイムスタンプ非対応だったり、検索機能が不十分だったりするケースもNGです。自社の運用が法的要件をクリアしているか、定期的に点検・見直しを行うことが重要です。

法対応済みツールを使った保存方法の実例

クラウド型の見積書管理サービスを活用すれば、電子帳簿保存法の保存要件をクリアした形での運用が可能です。たとえば、タイムスタンプの自動付与により「真実性」を担保し、Web上での帳票確認機能によって「可視性」、取引日・金額・相手先による「検索性」を確保できます。

さらに、改ざん防止のためのアクセス履歴や編集履歴の記録機能も備えており、法令対応と業務効率化の両立を実現できます。また、ネクスウェイが提供する「B2Bフォーム」は、見積書のPDF保存だけでなく、帳票の印刷・封入・発送までを代行可能なBPOサービスです。これにより、自社の人手や工数をかけずに、電子化と紙対応のハイブリッドな運用が実現できます。

見積書PDFの編集・再利用・電子印鑑の付け方まで徹底解説

PDFで作成した見積書は、「編集」「再利用」「押印」など、その後の運用も重要です。特に再見積や顧客からの修正依頼があった場合、PDFのままスムーズに対応できるかが業務効率を左右します。この章では、PDFファイルの編集方法、電子印鑑のつけ方、複数ページの管理、再見積時の注意点など、実務で使えるテクニックをわかりやすく紹介します。

作成後にPDFを編集する方法

見積書をPDF形式で保存した後に、金額や納期、担当者名などを修正したい場合には、PDF編集ソフトを活用することで効率的に対応できます。たとえば、Adobe Acrobatでは、PDF内の文字情報を直接編集したり、注釈を追加したりする機能があり、法人利用でも安心です。

また、PDF-XChange EditorやPDF24などの無料ツールでも基本的な編集やページの挿入・削除が可能です。編集履歴が残るツールを使えば、後から誰がいつどの部分を変更したのかが明確になり、社内外への説明責任も果たせます。修正後のPDFを再保存し、必ずバージョン管理を行うことで、誤送信やデータの混在を防ぎましょう。

電子印鑑のつけ方

電子印鑑は、見積書に正式な印影を加える方法として定着してきており、業務の電子化やペーパーレス推進にも貢献します。もっとも手軽な方法は、印鑑の画像データをPDFに貼り付ける方法で、無料の印影作成サイト（例：印鑑透過くん）などを使えば簡単に作成できます。

また、パソコン決裁CloudやShachihata Cloudなどの電子印鑑サービスを使えば、印影の改ざん防止機能や履歴管理も備わっており、信頼性の高い運用が可能です。クラウド上でワークフローに組み込めば、承認・押印のスピードも飛躍的に向上します。業務の効率化と印鑑の正当性を両立させるには、用途や企業規模に応じて適切な方法を選択することが重要です。

【2025年版】見積書PDF作成・保存・送付に使えるおすすめツール

見積書をPDFで作成・送付・保存するには、ツールの活用が欠かせません。

特に2025年現在、無料テンプレートからクラウド型サービス、会計ソフトとの連携機能まで、選択肢は豊富です。

この章では、「コストを抑えて始めたい」「法対応を万全にしたい」「チームで効率よく共有したい」など、目的や企業規模に応じて選べるおすすめツールを厳選して紹介します。

ネクスウェイが提供する「B2Bフォーム」は、PDFで作成した見積書を紙で提出する必要がある場合にも対応可能な帳票管理BPOサービスです。PDFの電子保存だけでなく、印刷・封入・発送までをワンストップで代行できる点が特徴で、法対応と業務効率の両立を目指す企業に最適な選択肢の一つとなっています。

まとめ｜PDFでの見積書管理は「効率・信頼・法対応」のカギ

見積書のPDF運用は、業務の生産性向上に加え、取引先からの信頼性やコンプライアンス強化にも大きく貢献します。2025年の電子帳簿保存法改正をはじめとする制度対応に向けては、作成・送付・保存の各プロセスを一貫して見直すことが重要です。クラウドツールの活用や電子印鑑の導入により、時間とコストの削減を実現しながらも、法令順守と内部統制を強化できます。

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