そこでペーパーレスFAXを取り入れたところ、FAXによる過去のオーダー検索や情報共有の大幅なスピード化を実現されています。選んだサービスは、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。他のサービスはFAX番号の変更が必要なものが多かったなか、e-受信は長年使ってきたFAX番号をそのまま利用できる点が決め手になったそうです。

【エコラボ合同会社様】業務効率化や在宅勤務の円滑化を実現。業務の効率化や通信料、紙の使用量などのコスト削減のみならず在宅勤務しやすい環境づくりにも一役買ったFAXの電子化。既存の設備を活かし、スモールスタートできるのも魅力だった。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

NJT銅管株式会社様の事例

コロナ禍にともない、可能な業務についてテレワークへの移行を考えていたNJT鋼管株式会社様。しかし取引先には小規模工場など連絡手段の電子化が困難な企業も少なくなく、FAXが連絡手段の柱でもありテレワーク移行へのハードルとなっていました。

そこで従来のFAX番号を変えずに使えることを第一条件に、ペーパーレスFAXへの移行を検討。結果、導入の簡単さなどさまざまな要件にマッチした「FNX e-受信FAXサービス」を選定しました。現在では、「FNX e-受信FAXサービス」の自動仕分けやステータス付加といったさまざまな機能を、受発注業務にフル活用しています。

【NJT銅管株式会社様】受発注のFAXを100%ペーパーレス化！『FNX e-受信FAXサービス』で業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようになっただけでなく、受発注FAXの100%ペーパーレス化も実現。さらに、脱手書きや送受信履歴の追跡で顧客とのコミュニケーションもスムーズになったという。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

株式会社東京ダイヤモンド工具製作所様の事例

ダイヤモンド工具の設計・生産・販売を行っている、株式会社東京ダイヤモンド工具製作所様。取引先との受発注にはおもにFAXを利用しており、仕分けや確認・返信といった事務作業に大きな業務負担を感じていました。

そこで、業務効率化のためにペーパーレスFAXサービスの利用を検討しましたが、専用の複合機が必要となるサービスが多い点がハードルでした。複合機の入れ替え不要で導入可能なサービスを探し、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」に決定。

導入に際しては新たな業務フローの周知徹底などをしっかり行い、現在では営業担当者や事務スタッフの大幅な業務効率化を実現しました。

導入事例｜東京ダイヤモンド工具製作所様｜顧客からの製品化依頼や注文のFAXを電子化。業務効率を劇的に向上させ、働き方改革を実現営業は帰社後にFAX対応の時間が取られ事務スタッフもPDF化等の手間があった。東京ダイヤモンド工具製作所では、顧客企業から新たな工具の生産を依頼された場合、まず製品化の可否を検討し、可能であればその旨と見積もり金額を顧客に回答、その後正式な注文書を受け取るという業務プロセスを採っている。この時に、大手顧客なら顧客側が構築したEDI（電子データ交換）の仕組みを使うが、全体の3分の1の依頼はFAXで受け取ることになる。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

ペーパーレス化のメリットとは？

対外ビジネスの面や環境保全の分野で今後の必要性が高いとされているペーパーレス化ですが、企業自体にも多くのメリットがあります。ここでは、ペーパーレス化によって企業が得られるメリットについてもご紹介します。

5分でわかる！ペーパーレスとは？メリット・デメリットや導入時のポイントを解説ペーパーレスとは、資料などをデジタル化して紙の使用量を少なくすることです。ペーパーレスの導入を検討している企業は増加傾向にあります。この記事では、ペーパーレスとは何か、ペーパーレスのメリットやデメリット、導入する際のポイントなどをわかりやすく解説します。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

コスト削減

紙の書類をデータ運用に変えるだけでも、大幅なコスト削減につながる場合があります。日常的にはあまり意識されないものの、紙の書類の運用には以下のように、これだけ多くのコストがかかっているためです。

印刷コスト
印刷機器の維持管理コスト
用紙にかかるコスト
書類をやり取りするための郵便・宅配コスト
書類の保管スペース確保にともなうコスト
書類の廃棄コスト

ペーパーレス化によって削減可能なコストのなかでも、もっとも分かりやすいのは書類保管スペースに関するコストかもしれません。古くに創業された企業のなかには、帳票類の保管場所だけで倉庫並みのスペースを要しているケースもあるでしょう。そのような企業では、ペーパーレス化で事業所物件の維持管理コストを大幅にカットできる可能性があります。

テレワークの推進

ペーパーレス化をすすめることで、昨今必要性が増しているテレワーク導入の大きな助けにもなりえます。

書類の紙運用を続けると、特定のオフィスでなければ書類を確認できないという理由でテレワークに踏み切れなくなる可能性もあるためです。データ化することで場所や時刻を問わず書類を確認でき、授受や共有も各スタッフがオフィスにいなくても容易に行えます。

【事例あり】テレワークで働き方改革！メリット・デメリットや導入のポイントを解説「働き方改革」の中核的な取り組みの1つに、テレワークの普及促進があります。また昨今は、新型コロナウイルス感染症の世界的流行によって推奨される新しい生活様式の一環としても、テレワークの重要性が認識されつつあります。この記事では、テレワークの概要や現代における必要性、導入のポイントなどをご紹介します。テレワークの新規導入や拡大をご検討中の方は、ぜひご参考にしてください。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

業務効率化・生産性向上

紙の書類は社内で配布や受け渡しをする際も、スタッフ同士で座席や部署を往来する必要がありました。大量に印刷する必要があれば、大きな時間と手間のロスを招いてしまいます。

ペーパーレス化でそれらの手間を省き、事務作業の負担を低減することで業務効率化の実現も可能です。各スタッフが本来の業務に集中して取り組めることで、生産性の向上にもつなげられるでしょう。

情報漏えいの防止

紙の書類は外への持ち出しや紛失などで部外者に見られる可能性も高いため、鍵の付いた収納への保管といった防犯対策を行っておく必要があります。一方で、ペーパーレス化された書類データなら、データ自体にアクセス権限を詳細設定できるため、関係者以外の目に留まる機会そのものを減らせます。

また紙の場合、破損や遺失によって情報そのものが失われるリスクも高めです。データ化しておくことで劣化のリスクを低減でき、万一パソコンの故障やネットワークの障害で運用データを失った場合も、バックアップデータがあれば容易に復元できます。

企業イメージアップにつながる

現代の企業には、ビジネスを行うことに加え社会的責任がともなうという考え方が浸透しています。このため、ペーパーレス化をすすめている企業は環境保全への配慮がなされているとみなされ、他社や顧客からもその取り組みを高く評価されるでしょう。

ペーパーレス化を行うことはビジネス面でのメリットが期待できるだけでなく、SDGsの観点などからも企業イメージの向上をもたらす可能性があります。

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化には多くのメリットがあると分かりましたが、同時に注意しておくべき点もいくつかあります。ここでは、ペーパーレス化を実施する際の注意点をご紹介します。

初期コストがかかる

ペーパーレス化に限らず、従来運用していなかった仕組みや手法を新規で取り入れる際には、導入にともなって新規コストがかかります。

ペーパーレス化の場合も、検討段階で現状の課題を割り出し、その解決策としてペーパーレス化がどれだけ有効か検証しましょう。その上で、かかるコストを割り出し、費用対効果を想定して取り入れると失敗を防げます。

ITリテラシーの差をフォローする必要がある

業務のデジタル化をまだ積極的に進めていなかった企業がペーパーレス化に取り組む場合、ITに関する知識や技能が運用に際し十分ではないスタッフの存在も想定できます。それらの人員がペーパーレス化後も不自由なく業務を運用できるよう、職場単位で研修や教育の場を設けるなどしてフォローを図らなければなりません。

システム障害のリスクがある

紙の書類は現物があれば確認できますが、電子データはパソコンやタブレットなどの端末がなければ閲覧することができません。このため、ネットワークやシステムに障害が発生することで確認が困難になってしまうリスクがあります。

特にクラウドや遠隔地へデータを保存する場合、インターネット未接続でも確認できるよう、データを自社内環境にバックアップするなどの対策を採りましょう。

ペーパーレス化の成功に必要なポイント

また、ペーパーレス化を成功するためには、以下のポイントを抑えてすすめることが重要です。

なぜ進まない！職場のペーパーレス化の課題と推進ポイントとは？「ペーパーレス化の重要性は理解しつつも、なかなか職場でペーパーレスが進まない」という企業も多いのではないでしょうか？この記事では、ペーパーレス化の課題や推進するポイントを解説しています。ペーパーレス化を推進する参考にしてください。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

現状の課題とペーパーレス化の必要性を整理する

社内で紙書類の運用に対しどのような課題があり、それらをペーパーレス化で解決できるかどうかを事前に検討します。具体的なペーパーレス化の必要性を認識できた段階で、取り組みに着手すると失敗を防げるでしょう。

ツールやシステムを選定する

ペーパーレス化の際に用いるツールやシステムは多数あるため、自社に適した製品やサービスを選定することも重要です。一定期間試用できるものは実際に試してみるなどし、使いやすく自社へのメリットが大きいものを選定するとよいでしょう。

効果の大きい業務・部門からスモールスタートする

全社で一斉にペーパーレス化を実施することは、部署によっては大きな業務負担を強いるおそれがあります。一時的に業務へ重大な支障が生じるなどで、ペーパーレス化が計画通りに進まないことも考えられるでしょう。

このため、ペーパーレス化に適している部署や職場単位で限定的に取り組みを開始し、徐々に拡大していくことがおすすめです。段階を踏むことで具体的な効果やメリットを全社へ伝えやすくなり、他部署への導入もよりスムーズになるでしょう。

【企業向け】ペーパーレスな環境を整備するには？必要なものや推進のポイントを解説業務でコピーやFAXをよく利用しているものの、今後はペーパーレス化したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。システムを導入することで、スムーズにペーパーレスな環境を整備できます。この記事では、社内のペーパーレス化を進めるための方法について解説します。無理なくペーパーレスな環境を整備するために、ぜひ参考にしてください。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化を成功させるためには、計画的なアプローチが不可欠です。ここでは、具体的な進め方を3つのステップに分けて解説します。このステップに沿って進めることで、自社に合った効果的なペーパーレス化を実現できます。

Step1：現状の業務を把握し課題を洗い出す

まず、社内のどこで、どのような紙が、どれくらい使われているのかを具体的に把握することから始めます。会議資料、稟議書、契約書、請求書など、紙で運用されている業務をすべてリストアップし、それぞれの業務フローを可視化します。この作業を通じて、「承認に時間がかかりすぎている」「書類の保管場所が足りない」といった、現状の業務における課題が明確になります。

Step2：ペーパーレス化の対象業務と目標を設定する

次に、洗い出した課題の中から、ペーパーレス化によって効果が出やすい業務を優先的に選び、対象を絞り込みます。そして、「経費精算にかかる時間を50%削減する」「印刷コストを年間300万円削減する」のように、具体的で測定可能な目標（KPI）を設定します。明確な目標を立てることで、導入後の効果測定が容易になり、関係者のモチベーション維持にもつながります。

Step3：ツールを導入し運用ルールを策定する

対象業務と目標が決まったら、それを達成するための最適なツールを選定し、導入します。ツールの導入と並行して、新しい業務プロセスに対応した運用ルールを策定することが非常に重要です。例えば、「電子データのファイル名の付け方」「フォルダの階層構造」「保存期間」「アクセス権限の範囲」などを具体的に定めます。明確なルールがあることで、情報の混乱を防ぎ、全社で統一された効率的な運用が可能になります。

ペーパーレス化に役立つシステム

最後に、ペーパーレス化の実施にともない、同時期に導入を図ることでよりペーパーレス化の利点が大きくなるシステムがいくつかあります。ここではそれらをご紹介しますので、ペーパーレス化の際のご参考にしてください。

WEB会議ツール

会議をオンラインで行うことも、2020年からのコロナ禍にともなって一般化しています。会議資料などの書類を電子化して共有することで、テレワークスタッフや遠隔地の人ともWEB会議を行いやすくなります。このため、WEB会議はペーパーレス化との親和性の高いツールといえるでしょう。

ワークフローシステム

ペーパーレス化にともない、承認時の捺印についてデジタルスタンプを利用可能とするケースも多いでしょう。このため、すべての承認フローがオンラインで行えるワークフローシステムも、ペーパーレス化と同時に導入することがおすすめのツールです。

文書管理システム

文書管理システムとは、データ化した文書の保管や運用をデータ廃棄に至るまで一元管理できるシステムを指します。

ペーパーレス化のタイミングで文書管理システムも取り入れれば、各データの管理や書類の共有まで効率化できます。閲覧・編集権限の設定や保存期間などを詳細設定でき、必要なデータの検索やスタッフ間での書類のやり取りをスピーディにできるでしょう。

ペーパーレスFAX

ペーパーレスFAXとは、従来FAX電話機・複合機で行っていたFAX通信をWEB上で行えるサービスです。

相手先の都合でFAXからメールやチャットツールへ連絡手段を変えられないケースも少なくなく、FAX利用がペーパーレス化の大きなハードルとなる場合があります。そのようなときも、自社のFAXをペーパーレスFAXサービスに変えることで、相手先に影響を与えずにFAX文書を電子化できます。

ペーパーレスFAXとは？メリット・デメリットや導入事例を詳しく紹介商取引のデジタル・DX化が進む一方、取引先との受発注業務でFAXを利用している方もまだまだ多いのも事実です。一方で、従来の紙を用いたFAX業務は非効率な面も多く、企業活動への影響も小さくはないです。そこで、FAX業務の効率化が可能なペーパーレスFAXの特徴やメリット・デメリット、導入事例をまとめました。 FAX業務の効率化・ペーパーレス化を検討する際の参考に、ぜひご覧ください。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

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まとめ

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、業務によってはすぐに紙の書類の使用をやめることが難しい場合もあります。特にFAXは受発注業務の主要手段となっているケースも多く、この部分をいかにデジタルへ移行するかでお悩みが発生しがちです。

取引先への影響なくFAXをデジタル化するには、ペーパーレスFAXサービスの導入がおすすめです。ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」なら、従来のFAX番号をそのまま利用でき、FAXの電子化・ペーパーレス化ができます。FAX業務のペーパーレス化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

【事例あり】ペーパーレス化の成功事例3選！推進のポイントも解説