【事例あり】ペーパーレス化の成功事例3選！推進のポイントも解説

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

業務効率化やテレワークの導入、また環境保護の観点などからペーパーレス化に取り組む企業が増えています。ペーパーレス化を検討中の企業様も多いと思いますが、何から手を付けるべきか今一つよく分からずお悩みかもしれません。

そこでこの記事では、ペーパーレス化をすすめる際に意識したいポイントや、ペーパーレス化で企業が得られるメリットなどをご紹介します。ペーパーレス化に成功した企業の事例も取りあげていますので、ぜひご参考にしてください。

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ペーパーレス化とは？

そもそもペーパーレス化とは、具体的に何をすることを指すのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化の概要や必要性についてご紹介します。

ペーパーレス化とは何のこと？

ペーパーレス化は、単に「ペーパーレス」と呼ばれることもあります。具体的には、紙に印刷された状態の書類を電子化（デジタル化）し、データの形式に変えて保存・管理・利用することを指しています。

企業活動に特化すると、もともと紙運用だった書類を電子データに変えることでコストを省いたり、業務効率化へつなげたりする取り組みを指すことが多いでしょう。

また日常生活におけるペーパーレス化としては、ディスプレイ上で読む本「電子書籍」や、スマホなどで利用する電子クーポン・電子チケットも挙げられます。またポイントカードに代わってスマートフォンアプリが利用されるようになったことも、ペーパーレス化の一環といえます。

ペーパーレス化の必要性とは

企業ビジネスにおいて、ペーパーレス化はなぜ必要とされるのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化の必要性を企業活動とエコの2つの側面から見ていきましょう。

企業活動における必要性

企業内で取り扱う文書を紙からデータに変えることで、ファイリングや検索などの面で取り扱いが容易になります。業務負担の軽減やコスト削減といった業務効率化にもつながり、紙を保管するスペースとその維持管理にともなうコストや負担も抑えられるでしょう。

また昨今の情勢変化を背景に、現在はテレワークなど働き方の多様化が進んでいます。そのようなニューノーマルな働き方への対応という意味合いでも、ペーパーレス化をすすめることは有用です。

エコロジー面における必要性

環境への配慮という側面においても、ペーパーレス化は有効性の高い貢献策です。まず、紙を作るためには木材が必要なため、大量生産する際は森林の伐採が避けられません。森林の減少は温暖化の一因でもあり、そのうえ紙の生産や処分のタイミングでも、温暖化を引き起こす物質を大量に排出することとなります。

これらのことから、紙の使用を減らすペーパーレス化は、長期的に見ると環境保全活動の一環として考えることも可能なのです。

ペーパーレスの対象となる書類は？

ペーパーレス化の際に、社内で運用している紙の書類をすべてデータにすることを前提に考える必要はありません。書類の性質や運用方法などを考慮し、データ運用に適したものから順次データ化していく手法がおすすめです。

ここでは、ペーパーレス化の対象となる書類にはどのようなものがあるかご紹介します。

①会議資料

会議の資料として使用する各種書類は、ペーパーレス化に向いている文書の1つです。
同一の資料を多人数へ配る際も、メールやグループウェア経由で一斉共有すれば、印刷や配布にともなう負担を抑えられます。また最近はWEBミーティングの機会も増えたため、紙ではなくデータで資料を配布できることの有用性がさらに高まっています。

②パンフレットやカタログ等の販促物

企業パンフレットや商品カタログなどの販促物も、ペーパーレス化に適した書類です。
営業活動の際も大量の冊子を抱えて外回りをする必要がなく、PCやタブレット端末を1つ持っていれば顧客へすぐに見せたり配ったりできます。また、いつでも最新の内容で顧客や取引先へ提供することも可能です。

③帳票（発注書・納品書・請求書）

従来、取引に関する帳票類は紙の状態で保管しておく必要がありました。しかし現在、e-文書法や電子帳簿保存法といった新法の要件に即して作成された書類は、データでの管理・保管が可能となっています。

ペーパーレス対象外の文書もある

先に述べたとおり、すべての書類をペーパーレス化する必要はありません。実際に、紙の文書として取り扱わなければ有効性が担保できない書類もあるためです。たとえば、以下のような書類は紙の状態で管理・保存することが望ましいか、紙の書類で取り扱う必要があるものです。

・緊急対応時のマニュアルなど

緊急時にとるべき行動をまとめたマニュアルは、できるだけ紙の状態でも保管しておくことをおすすめします。電子データの状態で保管しているだけでは、停電やネットワーク障害などをともなう緊急時には閲覧や確認ができなくなる可能性があるためです。

・許可証など、現物でなければ効力が発生しない書類

免許証や各種許可証などは、紙で発行された現物でなければ有効性がないため、e-文書法でも電子化の対象外となっています。また不動産業で用いる各種書類のなかにも、ペーパーレス化できないものが複数あります。

主なものでは、定期建物賃貸借契約書面、重要事項説明書、マンション管理業務委託契約書面などが、e-文書法における電子化の対象外です。

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化には多くの必要性や有用性があると分かりましたが、同時に注意しておくべき点もいくつかあります。ここでは、ペーパーレス化を実施する際の注意点をご紹介します。

初期コストがかかる

ペーパーレス化に限らず、従来運用していなかった仕組みや手法を新規で取り入れる際には、導入にともなって新規コストがかかります。

ペーパーレス化の場合も、検討段階で現状の課題を割り出し、その解決策としてペーパーレス化がどれだけ有効か検証しましょう。その上で、かかるコストを割り出し、費用対効果を想定して取り入れると失敗を防げます。

ITリテラシーの差をフォローする必要がある

業務のデジタル化をまだ積極的に進めていなかった企業がペーパーレス化に取り組む場合、ITに関する知識や技能が運用に際し十分ではないスタッフの存在も想定できます。それらの人員がペーパーレス化後も不自由なく業務を運用できるよう、職場単位で研修や教育の場を設けるなどしてフォローを図らなければなりません。

システム障害のリスクがある

紙の書類は現物があれば確認できますが、電子データはパソコンやタブレットなどの端末がなければ閲覧することができません。このため、ネットワークやシステムに障害が発生することで確認が困難になってしまうリスクがあります。

特にクラウドや遠隔地へデータを保存する場合、インターネット未接続でも確認できるよう、データを自社内環境にバックアップするなどの対策を採りましょう。

ペーパーレス化に役立つシステム

ペーパーレス化の実施にともない、同時期に導入を図ることでよりペーパーレス化の利点が大きくなるシステムがいくつかあります。ここではそれらをご紹介しますので、ペーパーレス化の際のご参考にしてください。

WEB会議ツール

会議をオンラインで行うことも、2020年からのコロナ禍にともなって一般化しています。会議資料などの書類を電子化して共有することで、テレワークスタッフや遠隔地の人ともWEB会議を行いやすくなります。このため、WEB会議はペーパーレス化との親和性の高いツールといえるでしょう。

ワークフローシステム

ペーパーレス化にともない、承認時の捺印についてデジタルスタンプを利用可能とするケースも多いでしょう。このため、すべての承認フローがオンラインで行えるワークフローシステムも、ペーパーレス化と同時に導入することがおすすめのツールです。

文書管理システム

文書管理システムとは、データ化した文書の保管や運用をデータ廃棄に至るまで一元管理できるシステムを指します。

ペーパーレス化のタイミングで文書管理システムも取り入れれば、各データの管理や書類の共有まで効率化できます。閲覧・編集権限の設定や保存期間などを詳細設定でき、必要なデータの検索やスタッフ間での書類のやり取りをスピーディにできるでしょう。

ペーパーレスFAX

ペーパーレスFAXとは、従来FAX電話機・複合機で行っていたFAX通信をWEB上で行えるサービスです。

相手先の都合でFAXからメールやチャットツールへ連絡手段を変えられないケースも少なくなく、FAX利用がペーパーレス化の大きなハードルとなる場合があります。そのようなときも、自社のFAXをペーパーレスFAXサービスに変えることで、相手先に影響を与えずにFAX文書を電子化できます。

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【3選】ペーパーレスFAXによるペーパーレス化の成功事例

社内のペーパーレス化を、さまざまな工夫により円滑に実現した事例も複数あります。ここでは、ペーパーレスFAXの導入でペーパーレス化に成功した事例をいくつかご紹介します。

エコラボ合同会社様の事例

エコラボ合同会社様では、業務効率化のためにフリーアドレス制を取り入れたものの、FAXを廃止できない事情があり、FAX文書の確認や共有がかえって煩雑化していました。

そこでペーパーレスFAXを取り入れたところ、FAXによる過去のオーダー検索や情報共有の大幅なスピード化を実現されています。選んだサービスは、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。他のサービスはFAX番号の変更が必要なものが多かったなか、e-受信は長年使ってきたFAX番号をそのまま利用できる点が決め手になったそうです。

NJT銅管株式会社様の事例

コロナ禍にともない、可能な業務についてテレワークへの移行を考えていたNJT鋼管株式会社様。しかし取引先には小規模工場など連絡手段の電子化が困難な企業も少なくなく、FAXが連絡手段の柱でもありテレワーク移行へのハードルとなっていました。

そこで従来のFAX番号を変えずに使えることを第一条件に、ペーパーレスFAXへの移行を検討。結果、導入の簡単さなどさまざまな要件にマッチした「FNX e-受信FAXサービス」を選定しました。現在では、「FNX e-受信FAXサービス」の自動仕分けやステータス付加といったさまざまな機能を、受発注業務にフル活用しています。

株式会社東京ダイヤモンド工具製作所様の事例

ダイヤモンド工具の設計・生産・販売を行っている、株式会社東京ダイヤモンド工具製作所様。取引先との受発注にはおもにFAXを利用しており、仕分けや確認・返信といった事務作業に大きな業務負担を感じていました。

そこで、業務効率化のためにペーパーレスFAXサービスの利用を検討しましたが、専用の複合機が必要となるサービスが多い点がハードルでした。複合機の入れ替え不要で導入可能なサービスを探し、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」に決定。

導入に際しては新たな業務フローの周知徹底などをしっかり行い、現在では営業担当者や事務スタッフの大幅な業務効率化を実現しました。

ペーパーレス化のメリットとは？

対外ビジネスの面や環境保全の分野で今後の必要性が高いとされているペーパーレス化ですが、企業自体にも多くのメリットがあります。ここでは、ペーパーレス化によって企業が得られるメリットについてもご紹介します。

コスト削減

紙の書類をデータ運用に変えるだけでも、大幅なコスト削減につながる場合があります。日常的にはあまり意識されないものの、紙の書類の運用には以下のように、これだけ多くのコストがかかっているためです。

• 印刷コスト
• 印刷機器の維持管理コスト
• 用紙にかかるコスト
• 書類をやり取りするための郵便・宅配コスト
• 書類の保管スペース確保にともなうコスト
• 書類の廃棄コスト

ペーパーレス化によって削減可能なコストのなかでも、もっとも分かりやすいのは書類保管スペースに関するコストかもしれません。古くに創業された企業のなかには、帳票類の保管場所だけで倉庫並みのスペースを要しているケースもあるでしょう。そのような企業では、ペーパーレス化で事業所物件の維持管理コストを大幅にカットできる可能性があります。

テレワークの推進

ペーパーレス化をすすめることで、昨今必要性が増しているテレワーク導入の大きな助けにもなりえます。

書類の紙運用を続けると、特定のオフィスでなければ書類を確認できないという理由でテレワークに踏み切れなくなる可能性もあるためです。データ化することで場所や時刻を問わず書類を確認でき、授受や共有も各スタッフがオフィスにいなくても容易に行えます。

業務効率化・生産性向上

紙の書類は社内で配布や受け渡しをする際も、スタッフ同士で座席や部署を往来する必要がありました。大量に印刷する必要があれば、大きな時間と手間のロスを招いてしまいます。

ペーパーレス化でそれらの手間を省き、事務作業の負担を低減することで業務効率化の実現も可能です。各スタッフが本来の業務に集中して取り組めることで、生産性の向上にもつなげられるでしょう。

情報漏えいの防止

紙の書類は外への持ち出しや紛失などで部外者に見られる可能性も高いため、鍵の付いた収納への保管といった防犯対策を行っておく必要があります。一方で、ペーパーレス化された書類データなら、データ自体にアクセス権限を詳細設定できるため、関係者以外の目に留まる機会そのものを減らせます。

また紙の場合、破損や遺失によって情報そのものが失われるリスクも高めです。データ化しておくことで劣化のリスクを低減でき、万一パソコンの故障やネットワークの障害で運用データを失った場合も、バックアップデータがあれば容易に復元できます。

企業イメージアップにつながる

現代の企業には、ビジネスを行うことに加え社会的責任がともなうという考え方が浸透しています。このため、ペーパーレス化をすすめている企業は環境保全への配慮がなされているとみなされ、他社や顧客からもその取り組みを高く評価されるでしょう。

ペーパーレス化を行うことはビジネス面でのメリットが期待できるだけでなく、SDGsの観点などからも企業イメージの向上をもたらす可能性があります。

ペーパーレス化推進のポイント

ペーパーレス化実施の際には、社内で混乱を招いたりかえって不便が強いられたりすることのないよう、以下のポイントを抑えてすすめることが重要です。

現状の課題とペーパーレス化の必要性を整理する

社内で紙書類の運用に対しどのような課題があり、それらをペーパーレス化で解決できるかどうかを事前に検討します。具体的なペーパーレス化の必要性を認識できた段階で、取り組みに着手すると失敗を防げるでしょう。

ペーパーレス化の目的を周知する

円滑なペーパーレス化の推進には、すべてのスタッフがペーパーレス化の必要性を理解できている必要があります。経営陣から常駐していない非常勤のスタッフに至るまで、書類を取り扱う機会のない人はいないでしょう。

ペーパーレス化の必要性を全社的に周知し、理解を図った上で取り組みを進めていくとスムーズになります。

ツールやシステムを選定する

ペーパーレス化の際に用いるツールやシステムは多数あるため、自社に適した製品やサービスを選定することも重要です。一定期間試用できるものは実際に試してみるなどし、使いやすく自社へのメリットが大きいものを選定するとよいでしょう。

効果の大きい業務・部門からスモールスタートする

全社で一斉にペーパーレス化を実施することは、部署によっては大きな業務負担を強いるおそれがあります。一時的に業務へ重大な支障が生じるなどで、ペーパーレス化が計画通りに進まないことも考えられるでしょう。

このため、ペーパーレス化に適している部署や職場単位で限定的に取り組みを開始し、徐々に拡大していくことがおすすめです。段階を踏むことで具体的な効果やメリットを全社へ伝えやすくなり、他部署への導入もよりスムーズになるでしょう。

まとめ

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、業務によってはすぐに紙の書類の使用をやめることが難しい場合もあります。特にFAXは受発注業務の主要手段となっているケースも多く、この部分をいかにデジタルへ移行するかでお悩みが発生しがちです。

取引先への影響なくFAXをデジタル化するには、ペーパーレスFAXサービスの導入がおすすめです。ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」なら、従来のFAX番号をそのまま利用でき、FAXの電子化・ペーパーレス化ができます。FAX業務のペーパーレス化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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