多くの企業では、顧客からの注文を受けると同時に、商品の調達や生産のための発注作業も並行して進める必要があります。この「受注と発注の同時進行」が業務を複雑にする大きな要因となっています。例えば、顧客から特注品の注文を受けた場合、すぐに仕入先への発注手配や生産計画の調整が必要になります。これにより担当者は受注情報の確認と同時に、発注業務のための情報整理や調整作業も行わなければなりません。

両方の業務を同時に処理するためには、在庫状況の正確な把握や、取引先との緊密な連携が欠かせません。しかし、これらの情報がシステム化されていなかったり、リアルタイムで共有できない環境だと、担当者は複数の確認作業を手動で行う必要があり、大きな負担となります。また、受注情報と発注情報の連携ミスが発生すると、商品の欠品や過剰在庫といった問題にもつながりかねません。

受発注業務とは？一般的なフローや3つの改善ポイントを紹介企業間取引に欠かせない受発注業務。日々フローにしたがって受発注の作業を行うなか、もっと業務を効率化したいと考えたことはありませんか？この記事では受発注業務の概要をあらためてご説明し、煩雑になりがちな作業の効率化を図って成果や生産性を改善に導くためのポイントをご紹介します。BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

受注手段が複数あり業務フローが複雑

現代のビジネスでは、顧客は様々な方法で注文を行います。電話、FAX、メール、Webフォーム、ECサイト、営業担当者経由など、受注チャネルは多岐にわたります。このように複数の受注手段が存在することで、情報の集約と統一的な処理が難しくなっています。

例えば、電話での注文は担当者がメモを取りながら対応し、FAXでの注文は紙の発注書を確認して入力、メールでの注文はデータを抽出して処理するなど、受注手段ごとに異なる作業フローが必要になります。この状況では、全ての注文情報を一元管理することが難しく、どの注文がどの段階まで処理されているのかの把握も複雑になります。

さらに、取引先によって希望する発注方法が異なる場合も多く、それぞれの取引先に合わせた対応が求められるため、業務フローの標準化が困難になっています。このような状況では、担当者の経験や判断に依存する部分が大きくなり、業務の属人化を招きやすくなります。

手作業での業務が多い

受注業務において最も時間と労力を要するのが、手作業での情報処理です。多くの企業では、受注情報の入力、在庫確認、納期計算、請求書作成など、さまざまな工程で手作業による処理が発生しています。例えば、FAXやメールで届いた注文書の内容を受注管理システムや基幹システムに手入力する作業は、単純ながらも集中力を要し、ミスも起こりやすい作業です。

商品コードや数量、単価などの入力は正確さが求められますが、手作業での入力は人的ミスが避けられません。また、一度入力した情報を別のシステムに転記する「二重入力」も多くの企業で発生しています。例えば、受注システムに入力した情報を在庫管理システムや会計システムにも入力し直すといった作業が発生するケースです。

これらの手作業による処理は、受注件数が増えるほど負担が増大し、担当者の疲労やストレスにもつながります。特に繁忙期には処理が追いつかなくなり、残業や休日出勤といった問題にも発展しやすくなります。

煩雑な受注業務が企業に与えるリスクとは？

煩雑な受注業務は単なる非効率性だけでなく、企業経営に大きなリスクをもたらします。多くの企業がこれらのリスクを軽視しがちですが、放置することで経営全体に深刻な影響を及ぼす可能性があります。効率化されていない受注業務は日々の作業の煩わしさという表面的な問題だけでなく、企業の競争力や持続可能性に関わる構造的な課題を引き起こします。

以下の表は、煩雑な受注業務がもたらす主なリスクとその影響をまとめたものです。

リスク	具体的な影響	長期的な経営への影響
人為的ミスの増加	誤発注・誤出荷・請求ミス	追加コスト発生、信用低下
納期遅延の発生	顧客クレーム、機会損失	顧客満足度低下、取引減少
社員ストレスの増大	モチベーション低下、ミス増加	離職率上昇、知識・経験の流出
重要業務の時間不足	営業・企画活動の停滞	事業成長の鈍化、競争力低下

これらのリスクはいずれも、企業の持続的な成長を阻害する要因となります。詳細を見ていきましょう。

人為的ミスが生じるリスクが高まる

煩雑な受注業務環境では、人為的なミスが発生するリスクが著しく高まります。特に手作業での入力や転記作業が多い場合、集中力が続かずにケアレスミスが頻発しやすくなります。例えば、商品コードの入力ミス、数量の誤入力、単価の間違いなどは日常的に起こりうるエラーです。

こうしたミスは、誤った商品の出荷や数量違いの納品、請求金額の誤りなど、より大きな問題に発展します。顧客からのクレームや返品対応が発生すれば、その処理にさらなる時間と労力を費やすことになり、悪循環に陥ってしまいます。また、繁忙期には処理件数の増加と時間的プレッシャーによって、ミスの発生率がさらに高まる傾向があります。

重大なミスが発生した場合、取引先との信頼関係にも影響を与えかねません。特に新規取引先との関係構築段階では、一度でも大きなミスを犯すと、その後の取引拡大の機会を失うリスクもあります。人為的ミスを防ぐためには、チェック体制の強化だけでなく、システム化によるエラー防止の仕組みづくりが不可欠です。

納期遅延による顧客満足度の低下を招く

受注業務の煩雑さは、納期遅延の原因となり、顧客満足度に直接的な影響を与えます。受注から出荷までの一連のプロセスがスムーズに進まないと、約束した納期を守れなくなるリスクが高まります。例えば、受注情報の処理遅延、在庫確認の遅れ、出荷指示の遅延など、各段階でのボトルネックが積み重なると、結果的に納品が遅れてしまいます。

現代のビジネス環境では、顧客の納期に対する要求は厳しくなる一方です。特にジャストインタイム方式を採用している製造業や、季節商品を扱う小売業では、納期の遅れが顧客のビジネスに直接的な損害を与えることもあります。そのため、一度納期遅延を起こすと、その後の取引量が減少したり、最悪の場合は取引自体が打ち切られるリスクもあります。

顧客満足度の低下は数値化しにくいものの、企業の評判や長期的な信頼関係に大きく影響します。特にSNSやクチコミが重要な現代では、納期遅延などの不満はあっという間に広がり、企業イメージを損なう可能性があります。受注業務の効率化は、こうした顧客満足度の維持向上にも直結する重要な課題なのです。

社員のストレス増加と離職率が高まる

煩雑な受注業務は、担当する社員の精神的・肉体的負担を増大させ、職場のストレスレベルを高めます。特に繁忙期には長時間残業が常態化し、慢性的な疲労やモチベーションの低下を引き起こします。例えば、月末や決算期などの注文が集中する時期には、受注処理が間に合わず、夜遅くまで作業を続けるといった状況が発生しやすくなります。

このような環境では、担当者の集中力低下によるミスが増加するだけでなく、心身の健康にも悪影響を及ぼします。長期間にわたって過度なストレス環境に置かれると、体調不良や欠勤の増加、最悪の場合はバーンアウト（燃え尽き症候群）に至ることもあります。

また、業務の煩雑さが改善されない状況が続くと、「この仕事を続けるべきか」という疑問を持つ社員が増え、結果的に離職率の上昇につながります。特に若手社員にとって、非効率な作業の繰り返しは仕事の意義を見出しにくく、キャリア形成の観点からも不満を感じやすい要因となります。熟練した受注担当者が離職すると、その知識や経験も同時に失われ、業務の質がさらに低下するという悪循環を生み出す恐れがあります。

重要な営業活動や販売促進に時間を割けない

煩雑な受注業務に時間を取られることで、本来注力すべき重要な業務に十分なリソースを割けなくなるリスクがあります。特に営業部門では、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化、市場調査、戦略立案といった成長のための活動が後回しになりがちです。

例えば、営業担当者が受注処理や問い合わせ対応などのバックオフィス業務に多くの時間を費やすと、顧客訪問や提案活動の時間が削られ、結果的に新規案件の獲得機会を逃してしまいます。また、マーケティング部門でも、販売促進キャンペーンの企画立案や効果測定、競合分析などの戦略的業務よりも、日々の受注データ集計や報告資料作成などの定型業務に追われる状況が生じます。

特に中小企業では、限られた人員でさまざまな業務をこなす必要があり、煩雑な受注業務が占める時間的割合が大きいほど、事業成長のための活動が圧迫されます。長期的に見ると、この状況は企業の競争力低下や成長機会の喪失につながる重大なリスクとなります。受注業務の効率化は、単なる業務改善ではなく、企業の成長戦略を実現するための重要な基盤づくりといえるでしょう。

受注業務を効率化する方法

煩雑な受注業務を効率化するには、段階的かつ計画的なアプローチが必要です。ただ闇雲にシステムを導入するだけでは根本的な解決にならないことも少なくありません。まずは自社の受注業務の流れを見直し、どの部分に非効率が生じているかを特定することが重要です。その上で、適切な改善策を選択・実施することが、効果的な効率化につながります。

受注業務ステップは以下の通りです。効率化のための課題箇所の特定をしていくことがポイントです。

現状分析：現在の業務フローを可視化し、ボトルネックを特定する
目標設定：達成したい効率化の具体的な目標を設定する（例：処理時間30%削減）
手法選択：自社の規模や予算に合った効率化手法を選択する
段階的導入：一度にすべてを変えるのではなく、優先度の高い部分から改善する
効果測定：定量的な指標で効率化の効果を継続的に測定する

それでは、具体的な効率化方法についてご紹介していきます。

Excelやオンラインフォームなどのシステムを活用する

最も取り組みやすい効率化方法の一つが、Excelやオンラインフォームなどの既存ツールを活用する方法です。例えば、Excelの関数やマクロ機能を使えば、手作業で行っていた計算や転記作業を大幅に効率化できます。受注データの入力フォーマットを統一し、入力規則や条件付き書式を設定することで、入力ミスの防止にも役立ちます。

また、Google FormsやMicrosoft Formsなどのオンラインフォームを活用すれば、顧客が直接注文情報を入力できるようになり、電話やFAXでの受注を減らすことができます。入力されたデータは自動的にスプレッドシートに集約されるため、転記作業が不要になり、人為的ミスも減少します。

さらに、クラウドベースの受注管理ツールも、初期費用を抑えて導入できるオプションです。これらのツールは、受注から請求までの一連のプロセスを一元管理できる機能を備えており、部門間での情報共有もスムーズになります。中小企業でも比較的導入しやすい価格帯のサービスも増えているため、自社の規模や業種に合ったツールを選ぶことで、大きな効率化が実現できます。

業務の標準化マニュアルを整備する

受注業務の効率化において見落とされがちなのが、業務プロセスの標準化です。個人の経験や判断に依存した業務進行では、担当者によって処理方法が異なり、結果的に非効率や混乱を招きます。そこで重要になるのが、詳細な業務マニュアルの整備です。

業務マニュアルには、受注から出荷までの各ステップにおける具体的な作業手順、判断基準、例外対応などを明記します。例えば、「特急注文の判断基準と処理フロー」「欠品時の代替品提案の手順」「与信限度超過時の対応」など、日常的に発生する様々なケースに対する標準的な対応方法を文書化します。

マニュアル作成の際は、現場の担当者の意見を積極的に取り入れ、実態に即した内容にすることが重要です。また、単なる作業手順の羅列ではなく、「なぜそのように処理するのか」という理由も含めることで、担当者の理解が深まり、応用力も高まります。

業務の標準化によるメリットは、新人教育の効率化や業務の属人化防止だけでなく、将来的なシステム化やRPA導入の基盤作りにもなる点です。プロセスが明確化されていれば、その後の自動化もスムーズに進めることができます。

RPA導入で業務の自動化を図る

受注業務の多くは定型的な処理の繰り返しであるため、RPA（Robotic Process Automation）の導入による自動化が大きな効果を発揮します。RPAは、人間がコンピューター上で行う作業を「ロボット」が代わりに実行するツールで、プログラミングの専門知識がなくても導入できるのが特徴です。

RPAが特に効果を発揮する受注業務の例としては、FAXやメールで送られてきた注文書からのデータ抽出、受注情報の基幹システムへの入力、在庫確認、納期回答、出荷指示書の作成などが挙げられます。これらの作業をRPAで自動化することで、処理時間の大幅な短縮と人為的ミスの削減が可能になります。

例えば、FAXで受け取った注文書をOCR（光学式文字認識）で読み取り、そのデータをRPAが自動的に社内システムに入力するという連携も可能です。さらに発展させれば、受注から請求処理までの一連の流れを自動化することもできます。

RPAを導入する際は、まず小規模なプロセスから始め、効果を確認しながら段階的に適用範囲を拡大していくアプローチが推奨されます。また、業務プロセスの標準化が前提となるため、前述のマニュアル整備と並行して進めることが成功の鍵となります。

受注業有無を効率化した事例はこちら

受注業務の煩雑化を改善した成功事例

受注業務を効率化し、自社の競争力を高めよう

本記事で見てきたように、受注業務の煩雑化は多くの企業が直面する重要な経営課題です。しかし、適切な方法で効率化に取り組むことで、この課題を克服し、むしろ競争優位性を獲得する機会へと転換できます。受注業務の効率化は、今日の一歩が明日の大きな競争優位性につながる重要な取り組みなのです。手間やコストを抑え、スピーディに受注業務の効率化をしたいとお考えの方は、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」をぜひご検討ください。

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