受注側は商品・サービスを用意し、出荷指示や納品書の作成を行います。場合によってはこのとき、出荷指示書を作ることもあります。出荷担当者は商品・サービスと納品書をセットにし、発注側への送付手続きを行います。納品した商品の補充のために、仕入れ先へ新たな発注を行う場合もあります。発注側は送付された商品・サービスを受け取ったら検品を行い、検収書を受注側へ返送します。

支払い・請求

受注側は売上伝票を作成し、請求のタイミングで発注側へ請求書を送付します。請求書を受け取った発注側は、記載された取引代金を受注側へ入金（支払い）します。受注側は入金確認後、領収書を発注側へ送付します。それを発注側が受領し、受発注業務は完了です。

受発注業務のフローを改善するポイント

前の項目でご紹介したとおり、受発注業務をおさらいしてみると、行う作業の数がとても多く内容も煩雑です。この作業を1日に何度も繰り返すことに加え、繁忙期に入るとさらに件数が増えて業務負担を圧迫している実情もうかがえます。

「なんとか作業効率をアップさせられないか」と、お悩みを抱えている方も多いことでしょう。

ここでは、受発注業務に特化して各種作業を改善するためのポイントをご紹介します。

業務フローの可視化

受発注業務の効率化を検討する際は、事前に今行っている業務の内容や基本的なフローを可視化（見える化）すると効率化がスムーズになります。

受発注業務は作業の数が多く煩雑なため、以下の具体的な手順で可視化を行っていくことがおすすめです。

各業務の内容を明確にし、それぞれの担当者も分かるようにしておく

各業務で抱えている課題などを、担当へ確認するなどして明確化する

それらの課題解決を優先事項として、ロス（無駄）の削減や作業の分担や統合、担当者配置の見直しなどを検討する

上記に加え、作業にあたる従業員それぞれの業務の進捗状況や作業時間を洗い出してみましょう。フローを見直すことで、ピンポイントな改善を実現できます。

業務フローの改善策がまとまったら、業務マニュアルの作成や更新も忘れずに行いましょう。適切な周知や平準化が行えることで、さらなる効率化につながります。

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アウトソーシング・BPO

アウトソーシング（業務の外部委託）やBPO（業務および業務プロセスの外部委託）の活用によっても、業務を効率化することが可能です。

アウトソーシングとは業務の一部（おもに実務全般）を委託することで、一般的な「業務の代行」を依頼するものと考えると良いでしょう。その一方で、BPOは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略称です。

つまり、実務の代行にとどまらず業務プロセス自体の見直しまでを行いながら、課題解決や業務改善に関して企業と継続的なパートナーシップを築くものです。

アウトソーシング業者やBPO業者は、いわば各企業の業務効率化の手助けをすることがおもな仕事です。たとえば受発注業務を委託する場合も、いかに諸業務を効率よく実施できるかに関する知識や専門性を備えています。

業務の外部委託によって、人材の確保や設備の調達にかかる手間や費用の削減にもつながります。受発注業務の負担が大きく、従業員が基幹業務に携わる時間を割けないというお悩みがあるなら、この方法を採ることで解決につながるかもしれません。

アウトソーシングやBPOによって社内の業務が効率的に行えるようになれば、大きな負担を強いられていた各従業員も集中して基幹業務に従事できます。総合的な業務効率が向上できることで、企業全体としての生産性の向上も図れるでしょう。

受発注システムの導入

もし現在、受発注業務を電話やFAX、Eメールなどで都度手動対応している場合は、それらの業務をシステム化することで大幅な業務効率化が見込めるでしょう。受発注システムの導入によって、従来は人が手間をかけて行っていた以下の業務を自動化することが可能です。

見積もりの段階　見積書作成、インターネット上での見積もりと納期の自動表示

契約の段階　インターネット上での自動受注承認、注文書作成、受注登録

発送の段階　自動で出荷指示を行う

請求の段階　請求書作成、インターネット上での請求書の自動送付

煩雑だった各種業務も、一部が自動化されるだけでも繁忙時などの負担を低減でき、生産性向上につながる可能性があります。また受注処理の一部が自動化できれば発送までの作業自体もスピードアップできるため、迅速な対応が可能となるでしょう。

現在、受発注システムを既に取り入れており、一部自動化を図っているケースでも、導入システム自体の古さなどが原因で作業が非効率になっている場合があります。その場合は現状のシステムを見直すことで、さらなる効率化が可能です。

受発注システムが古いため業務負担が増大しているケースでは、他システムとの連携機能が不十分となっている点もおもな要因の1つです。受発注システムや他業務のシステムを一括で見直すなどで、システム同士の連携をスムーズにすることがおすすめです。

データの移行を自動化できれば、手入力での記入が必要となる箇所がぐんと減るでしょう。作業自体の負担を低減できるだけでなく、誤記や書き損じなど人為ミスの発生も予防できます。

FAX注文書の手書き業務を効率化するには？受注側・発注側の課題解決法を解説！業務負担が大きくなりがちな紙のFAXによる受発注業務を効率化する方法をご紹介します。現状の課題を踏まえ、スムーズに解決するためのポイントも解説しますので、お悩みを抱えている方はぜひご参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

もし現状のシステムで連携機能が充実していないと感じている場合、いかに連携を図るかを念頭に置いて見直しを検討すると良いでしょう。また連携機能に限らず自社が抱える課題を意識し、その解決を踏まえて受発注システムの見直しを検討しましょう。さまざまな側面から改善を図ることで、受発注業務は大幅に効率化できるはずです。

たとえば、受発注システムが現在運用する業務の形態や方針に合わず、結局人の手間が大きく発生してしまっていることも考えられるでしょう。その場合は、システムを自社の業務に合うものに見直すことで改善が見込めます。

受発注システムをまだ導入していない場合は、導入によって一部業務が自動化できるだけでも人手に頼っていた作業の負担が軽くなるでしょう。

受発注システムを既に導入済みの場合、業務効率化の手段は単に新しいシステムに切り替えることにとどまりません。システムを切り替えなくても、せっかく備わっている便利な機能が活用されていなかった場合は活用促進の形で見直しを図れます。

また、バージョンが古いまま使い続けているシステムなら、アップデートを実行するだけでも従来業務が簡略化できたり、自動化を図ったりできる可能性があります。まずは現状どのような課題があるかはっきりさせ、それに応じたシステム見直しを行いましょう。

受発注業務をすぐに電子化することは可能か？導入の障壁や対応策をご紹介取引先への受発注をすぐに電子化することは可能なのでしょうか？この記事では受発注を効率化できる電子受発注（EDI）の種類やメリット、電子化するにあたっての障壁や対応策をご紹介します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAX電子化サービスの導入

意外に今も少なくないのが、受発注業務における取引先との連絡をFAXで行っているケースです。ボタン1つで紙に書いた書面をすぐ相手先に送信できるFAXは便利ですが、書類を手書きする手間や、FAX機器の設置場所まで行って送受信の作業や確認を行う必要があります。FAXを電子化することによってこれらの負担が減るだけで、かなりの業務効率を上げられるのではないでしょうか。

とはいっても、相手先が今後も紙のFAXを使い続けなければならない事情を抱えているというケースも少なくありません。取引先の状況に合わせるため、FAXを電子化することをあきらめているという企業もまだ多いのではないかと思われます。

このようなことから、取引に用いる書類のなかでも特にFAXは電子化が難しいものでした。

しかし数あるFAX電子化サービスのなかからは、取引先が紙のFAXを使っていても電子化可能なものも選べます。また、FAXを電子化できればFAX機器がその場になくても確認や送受信が可能となり、FAX担当者のテレワーク従事も現実的になるでしょう。

FAXを電子化することで得られるメリットは、それらだけではありません。これまでFAXでやり取りしていた紙の書類を削減できるため、手書き文書の作成や受信FAXの保管が不要となります。用紙や保管場所にかかっていたコストも減らせますし、FAX電子化サービスの選定次第では非効率なFAX業務の効率化にもつながるでしょう。

FAXを電子化する6つのメリット・デメリットと導入事例を紹介 IT化に伴ってFAXを辞めたいけれども、取引先がFAXを採用しているせいで辞められないというケースも少なくありません。そこでおすすめなのがFAXの電子化です。ここではFAXを電子化するメリット・デメリットや、電子化を実施するにあたって注意したいポイントなどについて解説します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAX電子化サービスで効率化の第一歩を！

業務効率化のポイントをご説明してきましたが、それらすべてを1度に実行するのは現実的ではないかもしれません。そこで、導入しやすく効果が高い手段を選定して小規模スタートから効率化を始めてみるのはいかがでしょうか。

業務効率化をスモールスタートではじめてみるなら、まずFAXを電子化することからおすすめします。

「そうは言っても、サービス導入でFAX番号が変われば相手先に負担をかけてしまう」「FAXを電子化するときは、すべての取引先も同時に電子化しなければならないのでは？」など、不安や疑問もあることでしょう。しかし、それらの問題をクリアしてすぐに導入できるFAX電子化サービスもあります。

FAX電子化から業務効率化を始めるなら「FNX e-受信FAXサービス」

ネクスウェイがご提供する「FNX e-受信FAXサービス」は、導入の簡単さと使いやすさ、そして高い機能性を兼ね備えたFAX電子化サービスです。

「FNX e-受信FAXサービス」なら、これまで抱えていた以下のようなお悩みの解決が期待できます。

①受信FAXが多すぎて確認のために探すのが大変

FAX送受信データの検索機能を備えているので、後から見たいFAXを探す際もぐんと時間短縮できます。

②FAX担当者が出社しないと作業できず、テレワークに対応できない

パソコンとインターネットにつなげられる環境さえ整っていれば、場所や時間を問わずFAXの送受信が行えます。このため、FAXを担当していた従業員もテレワーク従事が可能です。

③FAX番号の変更があると取引先への負担が心配

「FNX e-受信FAXサービス」なら、今まで通りのFAX番号でFAXの電子化が可能です。取引先への負担なく、スムーズにFAXの電子化を実現できます。

インターネットFAXのFAX番号変更問題！3つの回避策もご紹介面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなるインターネットFAX。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。こちらでは、既存のFAXからインターネットFAXに移行する際の番号変更問題、回避策についてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

まとめ

さまざまな業務の電子化による効率化が進むなか、受発注業務は取引先との兼ね合いを考慮する必要も多く、電子化が難しいものの1つと思われます。

それだけに、電子化を進めやすい作業からスモールスタートで効率化を図っていくことも有用です。FAX業務の電子化は、なかでも特にハードルが高いとお考えの方も多いと思います。しかし、FAX電子化サービスの選定次第ではぐんと容易に作業効率を向上させることも期待できます。

手間やコストを抑え、スピーディにFAXの電子化を実現したいとお考えの方は、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」をぜひご検討ください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

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