意外に抵抗感がない！？WEB発行での請求書受け取りについてどう思う？

こんにちは。ネクスウェイの須藤です。

前回の「WEB請求書だけでは失敗する！？WEB発行＋郵送代行のハイブリッド型が必要な訳！」では、帳票郵送業務の効率化のための対策が以下の6パターンあることをご説明しました。

１．自社で行う場合

1-1.拠点毎の業務の一箇所集約による効率化

1-2.封入封緘機（インサーター）の導入による業務負荷の低減

２．アウトソースで行う場合

2-1.印刷工場への委託（オフセット印刷）

2-2.郵送代行サービス提供会社への委託（オンデマンド印刷）

2-3.帳票WEB発行サービス提供会社への委託

2-4.WEB発行と郵送代行のハイブリッド型

様々な手段がある中で、「2-4.WEB発行と郵送代行のハイブリッド型」が、業務効率化とコスト削減に効果が高い方法として紹介しました。そうはいうものの、「WEB発行は相手先に嫌がられないか」といったことも気になるかと思います。

そこで、今回の記事では、請求書の受け手側はどのような手段で請求書を受け取りたいと考えているのか、弊社が行ったアンケート調査から抜粋してご紹介いたします。

調査概要

まだまだ多い！「郵送」での請求書発行

「貴社で発行する請求書の発送は、どのような方法で行っていますか」という質問に対しての結果は以下のようになりました。

回答選択肢の内、「メール」「WEB閲覧」が「電子化」による請求書の発送方法と言えますが、両方を合わせた「電子化」の割合は30%と比較的低い数字となっています。一方、「郵送」と答えた企業は全体の92.6%と、突出して高い割合です。

このことから、企業での請求書の発送方法は、大半が「郵送のみ」、または「郵送+○○」のように郵送とほかの手段を組み合わせていることが推測できます。

複数の手段を組み合わせるという、一見すると非効率な方法に見えますが、これは、取引先に応じて異なる請求書発行手段を要求されていることの裏返しとも言えそうです。
いずれにせよ、発送方法を完全電子化できている企業は少ない状況ということがわかります。

では、本当に請求書の受け手側の企業は郵送にこだわっているのでしょうか？

意外に抵抗感がない！？WEB発行での請求書受け取りについてどう思う？

そこで、ネクスウェイでは、発行される帳票の受け手側へのアンケートを実施しました。

受け手側の担当者に「請求書をどの方法で受け取りたいですか？」と聞いたところ、「WEBがいい」が30％、「郵送がいい」が30％、「どちらでもいい」が40％という結果になりました。

一見すると、「WEB発行を希望する方は3割しかいないのか」と感じられるかもしれませんが、「どちらでもいい」という方をあわせると全体の7割になり、想像されていたよりも受け手側は、電子的に請求書を受け取ることに拒否感はないと感じられるのではないでしょうか？

もし、自社で請求書のWEB発行を検討されているのならば、丁寧な導入のためにも、得意先へのアンケートは必要と言えそうです。
また、その際には、選択肢には「WEB」「郵送」「どちらでも」の3択を用意して、得意先の意図を正確に把握することも重要そうです。

ネクスウェイが考える、あるべき帳票郵送業務とは？

ここまでの連載で、帳票郵送業務の内容と課題、対策、また対策実施における懸念事項についてお伝えしてきました。

次回投稿では、世の中の動向もふまえ、ネクスウェイが考える、今後の帳票郵送業務についてお伝えしたいと思います。