【徹底解説】複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの比較 ！
FAX機能付きの複合機は業務用FAX送受信設備の代表例です。また、FAX利用が頻繁な企業では、オンプレFAXサーバー、クラウドFAXサービスが利用されていることが多いです。
こちらでは、複合機・オンプレFAXサーバー、クラウドFAXサービスの比較についてお話しします。
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自動FAXを運用する際に事前に確認すべきこと
FAX業務の効率化を目指す上で、基幹システムなどと連携した「自動FAX」の運用は効果的です。導入を成功させるために、事前に確認すべき3つの重要なポイントを解説します。
FAXの処理速度が自社の利用量に見合っているか
自動FAX導入の目的は、業務を滞りなく進めることです。そのため、導入を検討しているシステムの処理能力が、自社のFAX利用量に見合っているかを確認する必要があります。1時間に何件のFAXを処理できるのか、送信に許容できる時間はどれくらいかなど、特に業務が集中するピーク時を想定してスペックを確認しましょう。
誰でも利用できるシステムか
システムを導入しても上手く利用できなければ、意味がありません。社内の誰でも容易に利用できるかやシステムの管理が可能なものかを確認しましょう。
BCP（事業継続計画）対策は万全か
自然災害やシステム障害といった緊急時にFAX業務が停止すれば、ビジネスに大きな影響を及ぼす可能性があります。データのバックアップ体制やサーバーの冗長化、障害発生時の復旧プロセスなど、万一の事態が発生しても事業を継続できるための対策が講じられているか、事前に確認することが重要です。
1. 複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの特徴
複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスそれぞれの特徴を簡単にご紹介します。
－ 複合機
複合機は紙資料を複製するコピー機にさまざまな機能を追加した装置です。
現在は、コピー機能のみを搭載した純粋なコピー機は少なく、業務用では主に複合機が導入されています。複合機を指して「コピー機」と呼ぶことも少なくありません。
複合機の代表的な機能といえるのが、コピー機能、プリント機能、スキャン機能、そしてFAX機能です。そのほか、製品によってはオフィスでの使用を意識したユーザー管理機能、セキュリティー機能などが搭載されています。近年では、クラウドでのドキュメント管理機能に対応したモデルもあります。
－ オンプレFAXサーバー
オンプレFAXサーバーは、自社に設置したサーバーでFAXの送受信管理を行うシステムです。
送受信には電話回線が使用され、FAXが一斉送信できるほか、受信したFAXはシステム上で閲覧・管理できます。導入にはサーバー本体のほか、社内LAN環境や管理ソフトが必要です。
－ クラウドFAXサービス
クラウドFAXサービスとは、電話回線やインターネット回線を使用してデータをFAXとして届ける、あるいは、回線で送られてくるFAXを電子データとして受信する外部サービスの総称です。
自社にサーバーが必要なオンプレのシステムに対し、クラウドFAXではサービスを提供しているベンダーのサーバーが使用されます。送受信データの送信・閲覧・管理は、ベンダーが提供しているクラウドシステム上で行います。
2. 複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスのメリット・デメリット
複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスはどれもFAXを利用できるシステム・サービスですが、それぞれに一長一短があります。代表的なメリット・デメリットをご紹介しましょう。
－ 複合機
ここでは複合機のメリットとデメリットをそれぞれ解説します。
複合機のメリット
複合機を導入すると、FAX以外にも、プリント、スキャン、コピー機能を利用できます。紙媒体での資料共有・管理に適した装置です。また、FAX用、プリント用、スキャン用、コピー用にそれぞれ個別の機器を用意する必要がないというメリットもあります。
クラウドサービスと連携すれば、受信したFAXを電子データとして資料管理することも可能です。スキャンデータのクラウド保存によるオフィスのペーパーレス化、オフィス外でのオンラインによる資料共有といった活用ができます。
複合機のデメリット
新品のカラー複合機の場合、本体価格は100万～400万円程度と高価です。多くの場合、中古での購入、もしくは長期のリース契約によって導入されます。印刷紙、トナーの料金も負担する必要があります。また、本体サイズが大きいため、オフィスに導入スペースを確保しなければなりません。
－ オンプレFAXサーバー
ここではオンプレFAXサーバーのメリットとデメリットをそれぞれ解説します。
オンプレFAXサーバーのメリット
オンプレFAXサーバーは自社に設置したサーバーからFAXデータを一斉送信します。また、受信したデータをFAXサーバー上に格納する機能があることもあります。
受信データの紙媒体への印刷は必須ではなく、さらに社外にデータが出ないためセキュリティーが担保されます。また、システムは自社のニーズに応じて自由にカスタマイズ可能です。
オンプレFAXサーバーのデメリット
オンプレFAXサーバーは導入に数百万円の費用が発生します。大量にFAXを送信する場合は相応数の電話回線が求められるため、さらに多くの費用負担がかかります。
また、導入後のサーバー運用・管理も煩雑です。運用・管理をアウトソーシングすることもできますが、その分別途必要が発生します。
－ クラウドFAXサービス
ここではクラウドFAXサービスのメリットとデメリットをそれぞれ解説します。
クラウドFAXサービスのメリット
クラウドFAXサービスを利用すると、ベンダーが保有する豊富な電話回線を利用して、大量のFAX送信が可能です。また、機器ではなくサービスのため、オフィスに導入スペースを確保する必要がないというメリットもあります。
導入・運用コストは、複合機やオンプレFAXサーバーと比較すると安価です。
クラウドFAXサービスのデメリット
クラウドFAXサービスはあくまでFAX送受信に特化したサービスであり、電話やコピー、スキャン、印刷はできません。ただし、複合機などがあればクラウド上の受信データを印刷することはできます。
コスト面からみる複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXの比較
FAX環境を検討する上で、コストは最も重要な比較項目のひとつです。ここでは「複合機」「オンプレFAXサーバー」「クラウドFAX」にかかるコストをそれぞれ詳しく見ていきます。
複合機のコスト
オフィスで一般的に利用されている複合機でのFAX運用には、様々なコストがかかっています。
初期費用（本体価格・リース料金）
複合機本体を購入する場合は安くても10万円程度から高性能なものであれば100万円程度の費用がかかります。また、リース契約を結ぶ場合は月額1～２万円で導入でき、初期費用を抑えることができます。
ランニングコスト
リース料金に加え、印刷枚数に応じて課金される「カウンター料金」が毎月発生します。この料金は、印刷1枚ごとの単価が決まっています。値段は業者によってそれぞれ異なりますが、モノクロ1枚が数円で、カラーコピーはその数倍の値段になります。
保守料金
故障時の修理や定期メンテナンスのための保守契約を結ぶのが一般的です。この費用はカウンター料金に含まれている場合があります。また、購入したトナーを使用している期間の故障時には無償で修理を受けられ、トナーが切れると再購入が必要なキット保守契約や要請に応じて、その度、点検・修理・交換を有償で行うスポット保守契約などは別途費用が発生します。
オンプレFAXサーバーのコスト
オンプレFAXサーバーの運用には、初期費用、送信費用、保守費用という大きく3つのコストが発生します。
初期費用
FAXサーバー本体や関連ソフトウェア、モデム、サーバーライセンス費用などが初期費用として発生します。大規模なFAXサーバーを構築する場合、初期費用だけで100万円から1,000万円にのぼることも珍しくありません。また、サーバー機器は3年から5年でリプレイス（交換）が必要となり、そのたびに同程度の費用が発生することも考慮に入れる必要があります。
FAXの送信費用
通信費や契約している電話回線の利用料金が毎月かかります。利用料金は契約している回線数やプランに応じて変動します。
※2024年1月以降、NTT東日本・西日本の「INSネット」の「ディジタル通信モード」はサービスを終了しました。これにより、ISDN回線専用のG4FAXは使用できなくなっています。
※サービス終了後は「切替後のINSネット上のデータ通信（補完策）」を2027年ごろまでを目途に提供する予定です。
保守費用
構築したシステムが安定して稼働し続けるために必要な費用です。ソフトウェアやハードウェアの保守、サービス委託などが含まれ、契約内容にもよりますが、年間で初期費用の10～15%ほどが目安となります。
クラウドFAXサービスのコスト
クラウドFAXサービスは、主に初期費用、月額費用、送信費用、オプション費用で構成されています。
初期費用
サービスを開始する前にかかる費用です。FAXサーバーのように高額な機器購入は不要ですが、ライセンスの購入や初期設定、運用に必要なサポートなどの費用がかかる場合があります。
月額費用
サービス導入後、毎月固定で発生する基本料金です。月額基本料金は、サービス提供会社や利用するID数、機能に応じたプランによって異なります。
FAXの送信費用
多くのクラウドFAXサービスでは、電話回線のような通信時間ではなく、「FAX1枚あたりの単価」での従量課金制が採用されています。プランによっては、一定の送受信枚数までは月額基本料金に含まれ、超過分が従量課金となるケースもあります。
オプション費用
ヘッダー部分への会社印字や、FAXの誤送信防止機能など、基本プランにはない追加機能を利用する場合に発生します。オプションの種類や価格はサービス提供会社によって異なるため、事前に確認が必要です。
3. それぞれが適しているのはどんなオフィス？
複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスが適しているのはそれぞれどんなオフィスなのでしょうか？
まず、複合機はFAXのほか、コピー、印刷、スキャン業務が日常的に発生するオフィスに適しているといえます。FAX機能はあくまで機能のひとつであり、とくにFAX送信機能についてはそれほど強力ではないモデルが多いため注意が必要です。
クラウドFAXサービスは機能がFAXに限定されているかわりに安価で導入・運用できます。一方で、FAX機能単体で見れば非常に強力です。FAXがオペレーションにおいて重要な業種や、送受信が多いオフィスにおすすめできます。
導入・運用コストを負担できる場合はオンプレFAXサーバーも選択肢に入るでしょう。FAXデータの管理を自社内で完結するため、機密性の高い文書を送受信する場合は、有力な候補といえます。ただし、近年はクラウドFAXサービス事業者のセキュリティー体制も十分信頼できるレベルに達しています。
株式会社ネクスウェイは、1988年のFNXサービス開始から総務省管轄の通信事業者としてお客様の情報、登録内容を厳重に取り扱ってまいりました。2006年には個人情報保護体制の厳格さを証明するプライバシーマークも取得しております。
クラウドサービスのセキュリティーを懸念されている企業様も、安心してご利用ください。
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複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの比較についてお話ししました。それぞれに特徴があり、導入・運用コストも異なります。オフィスにおけるFAXの利用頻度や重要度を検討し、適切なものをお選びください。
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