自動FAX受信サービス導入による業務改善の事例をご紹介

自動FAX受信サービスに興味を持っていても、どのような問題がどのように解決されるのか、具体的にイメージできないという企業担当者様が多いかもしれません。

こちらでは、酒卸業者である株式会社オーリック（以下、オーリック）のケースを例に、自動FAX受信サービス導入による業務改善イメージをご紹介します。

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1. オーリックのFAX使用状況

オーリックは創業70年を超える酒卸業者です。九州に50以上の店舗を構えており、毎日各支店から店舗や顧客に酒類を配送しています。商品を迅速に配送することにこだわりが強く、実際にその点を高く評価されてきました。

各店舗や顧客から酒類を受注する手段の一つとして、FAXを用いています。1日で受注する注文のうち、FAXで受けるものの件数は100件程度。当日注文の期限として設定している毎朝5:30頃には、その約7割が集中します。

紙で注文書が届く確実性や各店舗・顧客の都合からFAXを採用している同社ですが、業務上の負担も少なくありません。受注書はフォーマット、配送パターンごとに分類する必要があることから、相当な業務負荷がかかります。紙・インクといった資源の消費、受注書の保管コストなども悩みの種です。

FAX受注の問題点を鑑みてはいるものの、現状ではFAXを廃止することはできません。コスト面や手間を考え、FAX受注をペーパーレス化する方法を模索していました。

2. 導入前の問題点

自動FAX受信サービス導入前にオーリックが直面していた問題点をより具体的におさらいしておきましょう。

- 受注FAXを複合機まで取りに行く手間

受注内容に対して迅速に配送を行うため、FAXを受信する都度複合機まで取りに行き確認する必要があります。1日100件の受注FAXが届くため、この手間だけでも業務への負荷は相当なものです。

- 仕分けの手間

FAXで届いた受注書はフォーマット、配送パターンごとに分類されます。従来はこの仕分け作業もマンパワーで行っていました。当然ながら時間がかかっていたほか、仕分けミスが発生する危険性もありました。

- 保管コストの発生

オーリックはFAXで受信した受注書を2カ月間保存する規定を定めていました。常に、大量の紙を保管する場所を確保する必要があります。不要な受注書を選別する管理の手間も少なくありませんでした。

3. 自動FAX受信サービス導入による効果

自動FAX受信サービスの導入により、成就したような問題に直面していたオーリックのオペレーションは劇的に変化しました。導入による具体的な効果をご紹介します。

- デスクから受注FAXを確認できるように

FAXの受信データはクラウド同期されているため、従業員はそれぞれのデスクで受注内容を確認できるようになりました。紙を複合機まで取りに行く必要がないため、業務負荷が低減しています。

- 自動仕分けによる工数削減

フォーマット、配送パターンに応じた仕分けも画面上で完結するため工数が削減されました。発信電話番号から自動でフォルダ分けすることもできます。受注書の検索性も向上しました。

- ペーパーレス化・保管コスト減

物理的に紙が出力されないため、保管場所を確保する必要がありません。インク、紙の消費がなくなり、経費が削減されています。3ヶ月でおおよそ25,000枚のペーパーレスを実現されています。

4. FAX機での受信と自動FAX受信サービスのギャップを埋めるには

FAX受注の問題をこのように解決したオーリックですが、自動FAX受信サービスの導入時には運用フローやルールの策定は慎重に行ったそうです。受注したFAXの処理漏れを発生させないように、現場も巻き込んでルール決めを実施されました。

「機能が充実している分、最初に“自分たちはどうやって使うか”をしっかり決める必要はありますが、そこさえ確立できれば後はスムーズでしたね。」

とは、導入を推進いただいたご担当者様のお声です。

自動FAX受信サービスはFAX受信業務を効率化させる有用なツールですが、これまで行っていたアナログなFAX機での受信とのギャップに混乱してしまう現場が少なくありません。

無計画に導入すると、現場への浸透に時間がかかってしまうケースや、利用されないまま形骸化してしまうケースがあります。導入に関してルール決めをしっかり行ったオーリックの判断は賢明といえるでしょう。

とりわけクラウドサービスの利用経験がない場合は、使いやすいUIのサービスを選ぶことが大切です。また、サービスに搭載されている機能から必要なものを見極め、運用フローを定めておくことも求められます。

何よりも重要なのは、こうした導入方法も含めて相談できる事業者を選ぶことです。

ネクスウェイではサポート体制を整えております。従来のFAX受信業務とのギャップを懸念されているお客様もぜひご相談ください。

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自動FAX受信サービスによる効果を具体的におわかりいただけたのではないないでしょうか。ご紹介したのはオーリックの業務改善イメージですが、FAX業務を行っている多くの企業様には同じような業務改善効果を体験していただけるはずです。

現状のFAX受信業務に課題感を覚えている企業様は、自動FAX受信サービスの導入をご検討ください。

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