FAX「見てから印刷」とは？コスト削減・ペーパーレス化する他の方法も紹介
こんにちは。「e-受信FAXサービス」ライターチームです。
ほぼすべてのオフィスに導入されているFAX。しかし、受信すると自動的に印刷されるため、トナー代や紙代などのコストがかかります。
そのようなときに便利なのが、複合機に搭載されたFAX「見てから印刷」機能です。この記事では、
「見てから印刷機能とは？」
「見てから印刷機能以外に、必要なFAXだけ印刷する方法はないか？」
といった方のために、「見てから印刷」機能の概要や代替案としてのクラウドFAXサービスについてお話しします。
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目次[非表示]
- 1.FAX「見てから印刷」機能とは？
- 2.FAXを「見てから印刷」するメリット
- 2.1.コスト削減になる
- 2.2.紛失リスクが低減できる
- 3.「見てから印刷」機能がなくても、「クラウドFAX」で紙出力は不要に
- 3.1.クラウドFAXとは？
- 3.2.クラウドFAXのメリット
- 4.クラウドFAXの選び方
- 4.1.今使っているFAX番号がそのまま使えるか
- 4.2.費用対効果があるか
- 4.3.機能を確認する
- 5.まとめ
FAX「見てから印刷」機能とは？
通常、FAXを受信すると自動的に複合機やコピー機で印刷されます。受信の都度、トナー代や紙代などのコストがかかりますし、不要なFAXの場合は破棄の手間もかかります。
複合機に搭載された「FAX 見てから印刷」機能では、受信FAXの原稿を複合機の画面で確認することができ、必要なFAXのみ印刷できます。トナー代や紙代などのコストの削減につながります。
FAXを「見てから印刷」するメリット
FAXを見てから印刷することにより以下のようなメリットがあります。
コスト削減になる
カウンター保守契約を結んでコピー機・複合機を導入している場合、印刷の枚数に応じてカウンター料金が発生します。これは、FAXを受信した場合も例外ではありません。FAX見てから印刷することで、カウンター料金のコストが削減できます。
また、トナー代・紙代・破棄代などのコストも削減できます。
紛失リスクが低減できる
受信したFAXが複合機に出力される以上、紛失や破損、汚損のリスクが考えられます。
受発注に関する重要なFAXを確認できないと、大きな損失につながることも考えられます。また、取引先と「送った」「送っていない」というやり取りが必要になることもあり、スムーズな取引の妨げにもなりかねません。
見てから印刷することで、放置による紛失や破損などのリスクが低減できます。
「見てから印刷」機能がなくても、「クラウドFAX」で紙出力は不要に
上述したようなメリットがある「見てから印刷」機能ですが、複合機によっては機能がないものや1台ずつ設定するのが手間になることがあります。
そのような場合におすすめなのが「クラウドFAX」です。
クラウドFAXとは？
クラウドFAXとは、今まで複合機やFAXサーバを用いて行ってきたFAX送受信を、クラウドサービスを用いて行うサービスの総称です。
FAXを受信すると、クラウドにデータとして保存されるため、紙への印刷はありません。サービスによっては、発信者に応じた自動仕分け機能、バックアップ機能、テキスト検索機能など、オフィスニーズを意識した機能が搭載されています。
受信したFAXはデスクのパソコンで確認できるほか、クラウドシステムにアクセスできればオフィス外からも確認可能です。
クラウドFAXのメリット
クラウドFAXには大きく4つのメリットがあります。
- コスト削減になる
- 業務効率化になる
- ペーパーレス化の推進になる
- テレワークでもFAX送受信ができる
①コスト削減になる
今まで紙で印刷していたFAXがパソコンの画面上で確認できるため、FAXの用紙代やインク代などの消耗品の費用の節約になります。また、複合機機の台数を減らしたり、文書保管場所を減らしたりして固定費を抑えることも可能です。
導入した企業のなかには、クラウドFAXの導入によって、過去の書類の保管用に借りていた倉庫を解約し、大幅なコスト削減を達成できた企業もあります。
②業務効率化になる
クラウドFAXには、「仕分け」「処理状況の管理」「捺印」「コメント入力」「ワークフロー・承認機能」「検索」などの便利な機能が搭載されています。これらの機能を活用することで、従来の非効率なFAXにまつわる処理を効率化することも可能です。
もちろんサービスによって機能は異なりますので、事前に自社に必要な機能が揃っているか確認することも大切です。
③ペーパーレス化の推進になる
FAXデータをクラウドFAX上に保管できるようになり、プリントアウトする必要のあるもの・ないものを選別して印刷することができるため、ペーパーレス化につながります。
またサービスによっては、FAXデータをクラウド上に一定期間保管可能なため、従来の方法よりも文書管理がより効率的になるでしょう。
④テレワークでもFAX送受信ができる
クラウド上でFAXの送受信ができるため、出社せずとも、テレワークや外出先でFAX送受信ができるようになります。
働き方改革や多様な働き方の実現にも効果的でしょう。また、社外や他拠点、自宅からでもFAXの送受信が可能になるため、緊急事態（災害・停電など）における事業継続計画（BCP）としても有効です。
クラウドFAXの選び方
このように便利なクラウドFAXですが、色々なサービスがあります。ここでは、どのようなポイントで比較・検討すればいいのか解説します。
- 今使っているFAX番号がそのまま使えるか
- 費用対効果があるか
- 機能を確認する
今使っているFAX番号がそのまま使えるか
クラウドFAXの選定時に注意しなくてはならないのが、FAX番号の変更が必要かどうかということです。
クラウドFAXには、今使っているFAX番号が変わるものもあります。万が一、FAX番号が変わるサービスを選定した場合には、すべての取引先に変更のお知らせをしなければなりません。
きちんとお知らせをしても古い番号に送られてしまうケースもあり、受発注にトラブルが起こる可能性もあるでしょう。また、企業案内のパンフレットや名刺など、FAX番号を記載しているものは番号の差し替えも必要になります。
このようなトラブルや手間を減らすためには、なるべく今使っているFAX番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。
費用対効果があるか
どのくらいのコストがかかるかを確認するだけでなく、費用対効果が見込めるかも試算するといいでしょう。
サービスによってかかるコストは異なります。導入費用だけで済むもの、導入費用がほぼかからない代わりに月額費用がかかるもの、導入費用と月額費用の両方がかかるものなど、様々です。
また、単純なコストの比較だけでなく、クラウドFAXによる業務効率化を加味した費用対効果の試算も大切です。クラウドFAXには、既存のFAX業務を効率化できる機能があります。それらの機能を活用することで削減できる工数や残業時間なども加味して、費用対効果が出るかを確認しましょう。
機能を確認する
サービスによって提供されている機能が異なるため、自社に必要な機能が備わっているかを確認するといいでしょう。
例えば、フォルダやステータス機能があれば、部署内のメンバーが全員テレワークをしていても、フォルダやステータスの状況によって進捗状況を共有できます。自社のFAX業務をテレワークに移行するためにはどのような機能が必要なのか、どのような機能があればより便利になるのかを明確にし、利用するサービスを検討しましょう。
また、企業によっては従来の運用フローの見直しをするほうが、より効果が見込めることもあるでしょう。あるお客様ではクラウドFAXの導入を機に、業務フローの見直しを実施され、大幅な業務効率化につながったそうです。従来の運用フローが、本当に必要なものか検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
複合機のFAX「見てから印刷」機能では、必要なFAXのみを印刷できるのでコスト削減になります。機能がない複合機や1台ずつ設定するのが手間な場合には「クラウドFAX」がおすすめです。
クラウドFAXは以下の3つのポイントで比較・検討するといいでしょう。
- 今使っているFAX番号がそのまま使えるか
- 費用対効果があるか
- 機能を確認する
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