複合機にFAX機能は必要？複合機以外でFAXを送る方法を紹介！

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

現在はEメールがビジネス連絡の主流となり、他にもLINEのようなメッセージアプリやビジネス用チャットツールなど、デジタルによるさまざまな連絡手段が存在します。現存するアナログな連絡手段といえば、固定電話と郵便などの文書通信、そしてFAXではないでしょうか。

企業で使用する複合機にも、FAX機能を備えたものが多いと思います。もし今後複合機を新しいものに替える場合、FAX機能が必要かどうか悩む方もいるのではないでしょうか。

この記事では、今もFAXの廃止が難しい理由を解説しつつ、複合機だけに頼らなくてもFAX通信を行えるデジタルツール「クラウドFAX」のメリットについてもご紹介します。

いまだ残り続けるFAX文化

コロナ禍が深刻化していた2021年に、政府が「ハンコの廃止」や「段階的なFAXの廃止」を進めることを表明し、話題となりました。デジタル化を進める必要性はわかっていても、この報道に「官公庁はそういっていても、自社でFAXをなくすことなどできるのだろうか？」と疑問を感じた方も少なくないでしょう。

FAXが簡単にやめられない理由とは？

このように、業務の性質などから今後もFAXを廃止できる見通しが立たない企業も一定数あるかと思います。多くの連絡手段が郵送などからメール・チャットへ移行するなか、FAXだけが簡単にやめられない理由にはどんなことがあるのでしょうか。

業務の仕組み自体を大幅に切り替える必要がある

長年FAXを運用してきた企業がFAXをなくすとなると、それに代わる通信手段の検討や変更に際しての外部調整など、大きな負担をともなう切り替え措置が必要です。業務マニュアルにFAX使用が明記されている企業であれば、規約周りの変更や整備も微細に入り行わなければなりません。

メールなどにはない利点

FAXには、Eメールやチャットにない良さがあることも事実です。たとえば紙で物理的に届くため、見落としによる誤消去などのリスクがない点が挙げられます。また情報を形のある文書として強制的に残せる点は、電話やメールにはないメリットともいえるでしょう。

デジタル機器が苦手な人もすぐに扱える

ビジネスでは、同じ情報を若手社員とベテランが同時に処理しなければならない場面が数多くあるものです。ITやデジタル機器に親しんでこなかったベテラン社員も、新人の頃から長年使ってきたFAXであればすぐ対応できるというシーンが想定できます。

客先の事情でFAXを続ける必要がある

自社にはIT環境が整っていても、取引先がそうであるとは限りません。たとえば飲食店や土木・建築など現場業務の場合、常時パソコンやプリンターの前で仕事ができる状況ではないでしょう。そういった場合は紙による情報伝達のほうがはるかに有用であるケースも多く、FAXの利便性が際立つ状況も十分にあり得ます。

相手先がそのような事情であれば、取引する側としてもFAXを簡単に廃止することは難しくなるでしょう。

FAXを廃止できないならクラウドFAXがおすすめ

「自社のデジタル化を今後さらに推進する必要があるが、FAXだけはどうしてもなくせない。テレワーク社員の拡大も図りたいのに、どうすれば……」このようなお悩みを抱えている企業が、コロナ禍を経て急増していることが予想できます。

FAXを廃止できない事情がある企業が多いなか、新しいFAX通信の形として注目されているのが「クラウドFAX」と呼ばれるFAXサービスです。

クラウドFAXとは？

クラウドFAXサービスとは、端的にいうと「アナログ経由で送られてきたFAXも電子化できるサービス」のことです。従来の電話型FAXで送られた文書も、データ化してクラウドサーバー上に保管することで、WEB上での送受信も可能とします。

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クラウドFAXのメリット

クラウドFAXは、アナログ環境から送られたFAX文書もデジタルデータで受け取れるため、パソコンとインターネット回線があれば時間や居場所を問わずFAX通信ができます。テレワークに従事する社員にも、無理なくFAX管理を任せられる点は今後大きなメリットとなるでしょう。

もちろん、自社のデジタル環境からWEB経由で送信したFAXも、相手先のアナログ環境で受信できるため、自社の環境変更で客先に負担を強いることはありません。

またサービスによっては、受け取ったFAXの自動仕分け機能や、データのままFAXに捺印・メモ書きができる機能なども備えています。FAXのペーパーレス化にとどまらず、広範囲での業務効率化にも役立つメリットがあります。

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まとめ

紙の文書をやり取りするFAXは、DX推進が叫ばれる現代においては「古い」「時代錯誤」などといわれがちです。しかし、FAXにはFAXの利点もあります。それらを無視せず、FAXの電子化を進められる手段があれば理想的でしょう。

現在の所、先にご紹介した「クラウドFAX」が、その理想に最も近い形で取り入れられる電子FAXサービスといえます。

ネクスウェイでは、導入のハードルが低く多機能で業務効率化にも有用なクラウドFAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」をご提供しております。負担や変更を最小限に抑えながらFAXの電子化を図りたいとのお悩みがあれば、ぜひご相談くださいませ。

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