FAXの廃止が難しい理由とは?使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介

FAXの廃止が難しい理由とは?使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介

FAXは従来、企業間の受発注や情報共有などの業務に不可欠でした。原稿をセットしてFAX番号を押すだけで、誰でも手軽に利用できます。一方で、毎日大量のFAX受信があるために、業務が非効率になり、頭を抱える企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、FAXの廃止が難しい企業に向けて、FAXを廃止できない理由やFAXを使い続けるデメリット、廃止方法、業務効率をアップさせるコツを解説します。



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目次[非表示]

  1. 1.1. FAXが利用されている業界
  2. 2.2.FAXが廃止できない理由
    1. 2.1.- 大がかりな業務の見直しが必要になる
    2. 2.2.- 顧客や取引先が希望している
    3. 2.3.- EDI・WEB受発注システムの導入がしづらい
  3. 3.3. FAXを使い続けるデメリット
    1. 3.1.- 政府が推進する「FAX廃止」を実現できない
    2. 3.2.- 社会や競合他社に後れをとる
    3. 3.3.- テレワークやリモートワークに対応できない
  4. 4.4. FAXを廃止するメリット
    1. 4.1.- 社内のペーパーレス化を図れる
    2. 4.2.- コストの削減になる
    3. 4.3.- 業務効率をアップできる
  5. 5.5. FAXを廃止する方法
    1. 5.1.- 顧客や取引先に代替案を提案する
    2. 5.2.- 段階的にペーパーレス化を進める
    3. 5.3.- FAXの電子化が可能なシステムを導入する
  6. 6.6. FAXを廃止できないならクラウド型FAXサービスがおすすめ
  7. 7.7. クラウド型FAXサービスとは
    1. 7.1.- クラウド型FAXサービスの特徴
    2. 7.2.- クラウド型FAXサービスに向いているケース
  8. 8.8. まとめ


1. FAXが利用されている業界

ビジネスシーンにおけるFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もFAXが欠かせない業界が存在します。たとえば、卸商社・旅館・物流・・飲食・建設・不動産などの業界が挙げられます。これらの業界の共通点は、接客や現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ないことです。


また、民間企業に比べて、ITの推進が大幅に遅れている自治体や行政機関でも、FAXの利用が定着しています。


参考記事: 紙の発注書が使われる現場の本音とは?FAXもデジタル化が重要




2.FAXが廃止できない理由

FAXの利用頻度が減少する一方で、FAXを廃止できない企業が存在します。ここでは、FAXが廃止できない理由を解説します。




- 大がかりな業務の見直しが必要になる

FAXを手放せない企業が存在する理由は、大がかりな業務の見直しが必要になるためです。FAXを廃止すればペーパーレス化が可能になる反面、FAX業務にかかわる見直しや新たなシステムの導入、変更になる作業工程を従業員に教育する手間やコストがかかります。


一方、FAXであれば、原稿をセット・番号入力・送信の3ステップで確実に相手に送信できます。電子機器の操作が苦手な人や高齢の従業員でも簡単に操作できる手軽さも、FAXを廃止できない要因の一つです。




- 顧客や取引先が希望している

FAXは、セキュリティ面で安全性が高く、受信したら物理的に紙が出力されるため、気づきやすいという一面があります。そのため、自社がFAXを廃止したくても、顧客や取引先からFAXの利用を希望されるケースも少なくありません。

顧客や取引先の意向を無視してFAXを廃止すれば、これまで築いてきた信頼や今後の取引の機会を失うリスクがあります。顧客や取引先から理解を得られなければ、自社でのFAX廃止は難しくなります。




- EDI・WEB受発注システムの導入がしづらい

EDI(電子データ交換)やWEB受発注システムの導入がしづらいために、FAXの廃止に踏み切れない企業も多いです。EDIやWEB受発注システムを導入すれば、FAXの送受信で席を離れるなどの手間を省けます。一方で、取引先数に対する発注頻度が少ないケースでは、システムを構築する費用対効果を得られません。また、取引先ごとに異なるEDI・WEB受発注システムの利用を求められ、複数の端末やWEB画面の管理が必要になる「多画面問題」も無視できないでしょう。


また、EDI・WEB受発注システムを導入する際、商品情報の登録が必要なため、商品数が多いとシステム構築に余計なコストがかかるという話もよくあります。そのうえ、定期的に商品情報が更新される場合は、メンテナンスにもコストをかけなければなりません。




3. FAXを使い続けるデメリット

FAXを使い続けた場合、さまざまなデメリットが発生する可能性があります。ここでは、FAXを継続して使用するデメリットについて解説します。




- 政府が推進する「FAX廃止」を実現できない

「脱ハンコ」や「FAX廃止」などによるペーパーレス化を推進する流れが、社会全体に広まりつつあります。各省庁が本格的にペーパーレス化に動き出したため、FAX廃止を表明する企業が増えています。政府がFAX廃止を推進している以上、FAXの使用シーンはますます減っていくでしょう。それにより、今後の公的な手続きをする際に支障が出る可能性があります。




- 社会や競合他社に後れをとる

インターネットの普及やIT技術の発達により、社会はデジタル化へと移行しています。間違いなく、今後もFAX廃止の動きが頻繁に行われるはずです。FAXを使い続ければ、デジタル化の波に乗り遅れるだけでなく、競合他社に後れをとる可能性があります。デジタル化への切り替えが遅れれば、その遅れを取り戻すために、さらなる労力やコストが必要になるでしょう。




- テレワークやリモートワークに対応できない

近年、感染症対策や災害時に備えて、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。しかし、FAXを使用する場合、FAXの受信や内容確認のために出社する必要があるため、テレワークやリモートワークに対応できません。また、FAX廃止を機に、業務改善を行うきっかけを逃してしまいかねません。




4. FAXを廃止するメリット

FAXを廃止した場合、どのようなメリットを得られるのでしょう。ここでは、FAXを廃止するメリットを解説します。




- 社内のペーパーレス化を図れる

FAXの廃止により、社内のペーパーレス化を図れます。FAXの送受信には原稿や受信用に紙が必要ですが、FAXを廃止してデータのやり取りをすべて電子化すれば、紙は不要になります。パソコン上でデータ管理ができるため、必要なデータやファイルの検索時間の短縮も可能です。また、原稿やFAX受信用紙を保管する手間や物理的なスペースの確保から解放されます。




- コストの削減になる

FAXを廃止すれば、送受信に必要な用紙代や送信料金、FAXのトナー代などのコスト削減が可能です。また、受信用紙を保管するために必要なファイルやボックスなどのコストも不要になります。FAXの廃止により、FAX関連の経費を大幅にカットできるほか、浮いたコストを従業員に還元したり、設備投資に利用したりと有効利用できます。




- 業務効率をアップできる

FAXの送受信の度に席を離れる、保管場所を確保する、ファイリングする、問い合わせがあれば該当のFAXを探すなどの手間がなくなるため、業務効率の向上も可能です。FAXを廃止して電子化すれば、データの送受信はもちろん、保管や検索などの管理をすべてパソコン上で行えます。また、受信用紙の保管場所が不要になるため、物理的に空いたスペースを有効活用できます。




5. FAXを廃止する方法

FAXを廃止する場合、どのような流れで行えばいいのでしょうか。ここでは、FAXを廃止する方法を解説します。




- 顧客や取引先に代替案を提案する

FAXでやり取りを行う顧客や取引先がいる場合は、FAX業務に代わる提案が必要です。相手先の了承もなく突然FAXを廃止すれば、これまで築いてきた信頼関係が崩れる可能性があります。FAXに慣れた顧客や取引先の了承を得るためにも、メールやEDIやWEB受発注システムなどの代替案を提案し、FAX廃止を受け入れてもらえるよう対策を練りましょう。




- 段階的にペーパーレス化を進める

突然FAX廃止をすれば、社内外で混乱を招く可能性があります。トラブルが起きれば、FAX廃止を白紙に戻す必要性が出てしまいます。トラブルに発展させないためにも、実施する前に社内外に知らせてから段階的にペーパーレス化を実行しましょう。たとえば、受信FAXのデータを読み取って電子化するサービスやシステムの活用も有効です。




- FAXの電子化が可能なシステムを導入する

FAX業務を変えずに受信FAXのデータを自動で電子化してくれるFAXを導入する方法もあります。一般的なFAXとの違いは、データを電子化できるため、ペーパーレス化が可能な点です。受信したFAXの振り分けはもちろん、保存先を指定すれば自動でデータを保管してくれます。FAXの受信回数が多い企業で導入すれば、業務効率をアップできます。




6. FAXを廃止できないならクラウド型FAXサービスがおすすめ

ゼロベースでの業務の見直しが必要なケースや、顧客や取引先から理解を得られないケースでは、FAXの廃止は難しいでしょう。どうしてもFAXを廃止できない場合は、「クラウド型FAXサービス」の導入がおすすめです。FAXを廃止できない顧客や取引先は従来通り、FAXで送受信できるため、相手側に迷惑をかけずに自社の業務効率の向上を図れます。


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7. クラウド型FAXサービスとは

クラウド型FAXサービスとは、通常通り受信したFAXを電子化し、クラウドサーバー上に保管できるサービスです。クラウド型FAX受信サービスとも呼ばれています。サービスによっては、送信元情報に基づく自動仕分け機能や、画面上で捺印やメモができる機能、フォルダやステータス管理ができる機能など、業務を効率化できる機能を備えており、業務の効率化を図れます。




- クラウド型FAXサービスの特徴

クラウド型FAXサービスの特徴は、インターネット環境があれば、どこからでも利用可能な点です。通常のFAXに比べて用紙が不要なため、ペーパーレス化はもちろん、送受信業務の手間を省けます。既存の管理システムと連携すればFAXデータを自動で読み込めるため、さらなる業務の効率化につながります。




- クラウド型FAXサービスに向いているケース

クラウド型FAXサービスは、FAXの廃止ができないケースだけでなく、FAX業務の効率化やテレワークの実現を目指している場合に有効です。たとえば、FAXを送受信する度に作業の手を止めて席を離れるのが面倒なケースや、受信したFAXのファイリングや保管、進捗管理が大変といったケースにおすすめです。


参考記事: インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのメリット・デメリットを徹底解説!




8. まとめ

FAXの廃止は自社の問題だけでなく、顧客や取引先との関係も考慮しなければなりません。FAXを廃止すればさまざまなメリットは得られますが、顧客や取引先の信頼を失ったり、ゼロベースの業務の見直しが必要になったりと、デメリットのほうが大きいケースも少なくありません。クラウド型FAXサービスを導入すれば、これらの問題を解決できます。


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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、受発注業務に特化したクラウド型FAXサービスです。専用のアダプタを設置するだけで、基幹システムの改修は必要なく、現在ご使用中のFAX番号をそのまま使用できます。クラウド型FAXサービスに興味がある場合は、お気軽にお問い合わせください。


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