FAXから始めるDX！企業間取引のFAXを効率化するには？

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

DX（デジタルトランスフォーメーション）化が叫ばれるなか、「企業間の商取引でFAXを廃止できない」という企業も少なくありません。

この記事では、企業間取引でなぜ未だにFAXが使われるのか、FAXのDX化を進めるにはどうしたらいいのか、おすすめのサービスについてお話しします。

BtoB受発注業務のDX化を進めたい方におすすめ
＞＞＞FAX受信業務の効率化ができる「FNX e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする

企業間取引で未だに根強いFAX文化

近年では家庭でのFAX利用も少なくなり、「FAXを送ったことがない」という方も増えてきました。BtoBの企業間取引でもデジタル化が進む一方、企業間取引にFAXを利用している企業は少なくありません。

例えば、競り、物流、旅館、飲食店など、現場での作業・接客が多くパソコンの前に座っていられる時間が少ない職種や、取引先に中小企業が多い企業などです。

それらの職種・企業ではなぜFAXを使い続けるのでしょうか？大きく3つの理由があります。

FAXを使い続ける理由①操作が簡単

新しいシステムを導入し、さらにそのシステム画面が複雑だった場合には、電子機器の操作が苦手な人や高齢の従業員は操作方法を覚えるのに時間がかかったり、周囲がフォローする必要があり、逆に非効率になってしまうことがあります。

FAXの場合は、原稿をセット・番号入力・送信の3ステップで確実に相手に送信できます。ITリテラシーに依存せず誰でも操作できるため、FAXを使っている場合があります。

FAXを使い続ける理由②顧客や取引先からの要望

上述の操作などの理由から、顧客や取引先に中小企業が多い場合、FAXでのやり取りを希望されることがあります。

顧客や取引先の意向を無視してFAXを廃止すれば、これまで築いてきた信頼や今後の取引の機会を失うリスクもあり、件数が少数であってもFAXを使い続ける必要があります。

FAXを使い続ける理由③特別な機器が不要

特別なIT機器やサービスを導入しなくともFAXを送受信できる点から、FAXを使い続けているケースもあります。ほとんどの事務所・店舗にはFAX機や複合機が設置されているため、新たな機器やサービスの導入が不要です。

また、パソコンやサービスを立ち上げる必要もないため、簡単にFAXを送れる点も理由の1つと言えるでしょう。

FAX受発注業務のDX化とは？

このように企業間取引で未だに根強く使われているFAXですが、DX化を進める上では改善する必要があります。

なぜなら、FAXでの受発注業務を続けることで、下記のような課題があるからです。

1. 内容不備の確認に労力とコストがかかる
2. 処理状況を確認する労力がかかる
3. 記入ミスによって訂正処理が発生する

詳細は下記の記事に記載していますので、ぜひご覧ください。

それでは、これらの課題をDX化でどのように解決すればいいのでしょうか？3つの方法を解説します。

方法①EDI・BtoB EC

1つ目の方法はEDIやBtoB ECを導入する方法です。

EDIでは企業間の取引情報を電子化してやり取りするため、帳票を郵送・FAXで送る手間が省けます。また、リアルタイムに近いスピードでの取引が実現し、受注側は速やかに商品の手配に移れるほか、誤入力もなくなります。

一方で、双方の企業でEDIを導入する必要があるため、取引件数や金額が少ない企業では費用対効果が出ない可能性や、システム導入のハードルが高いのがデメリットと言えます。

方法②OCR・RPA

EDIへの完全移行が難しい場合、一部の取引先との取引にはFAXが残ることになります。そのFAXを、OCRやRPAによって、データ化や入力処理を効率化する方法があります。

OCR（光学文字認識）技術を使ってFAXの画像データからテキストデータを保存することで、後続の基幹システムへデータを入力できるようにします。また、RPA（Robotic Process Automation）でシステム入力部分も自動化すればさらに効率化になります。

一方で、OCRは識字率を100%保証することはできないため、人による目検チェックや読めなかった文字の手入力の作業は残ります。また、RPAは定型業務を自動化するため、イレギュラーが多い業務やフローが頻繁に変更になる業務には向いていません。

また、OCR、RPAともに導入費用・月額費用などのコストがかかり、サービスにもよりますが、OCRは月額数万～数十万、RPAは月額50万～数百万と言われています。そのため、費用対効果が出るかの事前検証が重要になります。

方法③FAX電子化サービス

3つ目の方法は「FAX電子化サービス」を導入する方法です。FAXを電子データに変換し、パソコンやサーバー（オンプレミス・クラウド）に保存した送信したりできるシステム・サービスのことです。手元のPCからFAXのファイルデータを閲覧できるサービスが多いです。

一番のメリットは、顧客や取引先は従来通りFAXを使用できるため、相手先に強いることは何もない点です。経済的な余裕がない中小企業が取引先にいる場合、コストをかけてEDIを導入することなく、引き続きFAXを使ってもらえる点は導入しやすいポイントです。

また、導入コストについても比較的安価なものが多く、導入しやすいといえます。

一方で、EDIやOCRのように取引データ自体を電子化するわけではないため、FAXを見ながらシステムへ入力するという作業は残ります。

ただし、仕分け、スタンプ押印、定型文登録などの便利機能を活用することで、FAX自体の処理に関する工数は削減することが可能です。サービスによってはトライアルで操作感を無料で試すこともできるので、ぜひ活用してみてください。

FAX受発注業務のDX化の第一歩にはFAX電子化サービスがおすすめ

世界的に見ると日本に根強く残るFAX文化は非効率だと考えられています。今までのFAX文化をそのまま残しておくのは、DX化のボトルネックにもなります。

EDIやBtoB ECなどを導入すれば、企業間商取引を格段に効率化できます。一方で、顧客や取引先にも導入を強いることになるためFAXの取引を100%EDIに置き換えることは困難と言えます。

FAXという手段を変えずに効率化するには、OCRやRPAなども効果的ですが、識字率や定型業務がどれぐらいあるかによって費用対効果に見合わないこともあります。

まずは、FAXを電子データ化し業務効率化できる「FAX電子化サービス」の導入がおすすめです。FAX電子化サービスにより、以下の3つのメリットがあります。

FAX業務の可視化ができる

FAXをデータ化することで、各種分析が可能になります。例えば、部署・人ごとの処理件数や滞留時間を可視化することで、業務改善すべきポイントが明確になります。

その結果を元に、拠点人員バランスの調整や、教育体制の見直し、システム刷新など、あらゆることにデータを活用することもできます。

テレワーク・外出先でもFAX業務が可能

FAXをデータ化するため、オフィスに出社しなくてもテレワークや外出先からもFAXを確認できます。受信したFAXは自動でデータ化され、画面から確認でき、コメント追記や押印をした上で返信もできます。

「FAXで送られて来た注文書、納期回答書などがテレワークで処理できない」といったお悩みが解消され、さらに働き方改革の推進にもなります。

取引先は引き続きFAXでの取引が可能

送受信するFAXをデータ化するため、取引先は引き続きFAXという手段を継続できます。EDIなどの新しいサービスを導入することが難しい場合や、取引先のITリテラシーに懸念がある場合などにも問題なく導入できます。

取引先に負担を強いることなく、自社内のFAX業務の効率化を推進できます。

まとめ

FAXによる受発注業務の負担はとても大きいものです。取引先の状況や、新しいツールを入れることへの現場の抵抗感など、さまざまな要因はあるとは思いますが、ぜひFAX電子化サービスでFAXのDX化を始めてみませんか。

＊＊＊

ネクスウェイのFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX受発注業務の働き方改革をご支援します！

FAX受発注業務に特化したFAX電子化サービスで、クラウド型かつ現在のFAX番号をそのまま使えるのが特徴です。FAXのDX化・効率化をご検討でしたら、ぜひ一度お問い合わせください。

＞＞FAX受信業務の効率化ができる「e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】

FAX自動受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」の詳細はこちらから