中小企業の8割で現役！レガシーなFAX受発注業務DX化の最短ルートを解説

2023-02-02（更新：2023-02-10）株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

業務改善 FAX電子化

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

近年、企業活動のDX化が国策として推進され、さまざまな業務の電子化・デジタル化が進められています。しかしそんななかでも、「自社ではまだまだFAXが現役」という企業は少なくないのではないでしょうか。

この記事では、今も受発注業務などで多く用いられているFAXがデジタル化されない理由やその背景、レガシーシステム刷新のための新しいFAX活用術などをご紹介します。

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目次[非表示]

1.中小企業の75.8％は受発注業務でFAXを利用している
2.中小企業でいまだにFAXが使われている理由
3.迫られるDX、足枷のレガシーシステム
4.本当にFAXは技術的負債と言えるのか？

4.1.FAXの廃止が難しい理由
4.2.大がかりな業務フローの見直しが必要
4.3.取引先がFAXを使用している
4.4.FAXが廃止できないと困る点

5.脱レガシーを可能にするインターネットFAXのススメ

5.1.「e-受信FAXサービス」は脱レガシーの最適解になるか
5.2.「e-受信FAXサービス」の導入で、インターネットを通じてFAX受信が簡単に

6.「e-受信FAXサービス」3つの特徴

6.1.FAX番号を変えずにインターネットFAXを実現できる
6.2.クラウド型なので、環境を選ばずにFAX業務が可能
6.3.スモールスタートが可能

7.まとめ

中小企業の75.8％は受発注業務でFAXを利用している

経済産業省の委託、帝国データバンクの調査による「経営診断ツールの認知・活用状況及び、決済・資金調達の実態に関する調査」の調査報告書が2019年2月に公開されました。それによると、日本の中小企業の実に約76％が受発注業務をFAXで行っているとのことです。

「2025年の崖」が叫ばれ、国内企業のDX化が急速に推進されていると言われている昨今ですが、受発注業務でFAXがこれだけ今も使われ続けているのはなぜなのでしょうか。

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中小企業でいまだにFAXが使われている理由

なぜ中小企業でFAXが使われ続けているのでしょうか。大企業と比較してDX化が進んでいないことを差し置いても、いまだにFAXが重宝されることにはそれなりの理由があります。

1．FAXはパソコンやスマートフォンを使わなくても指一本で送信できる

現役で業務に携わる人は、パソコンやスマートフォンを日常で当たり前のように使っている世代だけではありません。デジタル機器に親しんでこなかった方にとって、送信用紙を置いてFAX番号を入れ、ボタンを押すだけで送れるFAXは非常に手軽で便利です。また、元々パソコンを持たずに業務を行う飲食店や小売店、製造現場などでは、FAXのほうがむしろ有用になります。

2．紙で見られることへの需要の高さ

FAXは受信すればすぐに紙の状態で確認できますし、その状態で保管が可能です。デジタル機器を当たり前に仕事で使ってこなかったため「画面ではなく紙ですぐに見たい」「メールやチャットは難しく、確認が大変」という要望を持つ方は数多くいます。FAXが今でも重要視されていることには、こういった一定層の需要に期するところも大きいと思われます。

迫られるDX、足枷のレガシーシステム

レガシーシステムとは、日本語に直すと「旧式の仕組み」という意味になります。ビジネスにおいては、新しいものに切り替わった後も使われ続ける旧態依然とした業務システムなどを指す場合が一般的です。

経済産業省が指摘している「2025年の崖」とは、DX化が進まない企業は2025年ころを目途に国内の企業間競争から脱落してしまう、ということを示唆した経済リスクに関する予測です。2025年までもう2年を切っている状況ですから、やれるところからDXに取り組んでいる企業も少なくないでしょう。

2025年の崖を見据えたDX化の一環としては、レガシーシステムからの脱却も求められています。古い業務システムと言えば、サポートが終了してしまうOSやアップデートが終了したアプリケーションなどを思い浮かべる方が多いでしょう。

しかし、レガシーシステムのなかでも象徴的と言われるものとして、FAXが挙げられているのです。

「FAXは日本の技術的負債」と、いくぶん突出した意見を述べる人もいます。取引先との信頼性ある連絡手段として活用し続けてきたFAXが負債だなんて……と、驚く方もいるでしょう。

本当にFAXは技術的負債と言えるのか？

「そうは言っても、FAXは今も便利に使えているし機器や資材も潤沢に出回っていて不満がない」「いろいろな事情があって、どんなにDX化を進めてもFAXだけはやめられないのに」など、さまざまな意見があると思います。そこで、FAXを「技術的負債」と言って切り捨てる流れへ、簡単には持っていきにくい理由についても見ていきましょう。

FAXの廃止が難しい理由

ビジネスの現場でFAXを簡単に廃止できない理由としては、以下のようなものが挙げられます。

大がかりな業務フローの見直しが必要

FAXに代わる企業間の連絡手段として「EDI」があります。EDIとはインターネットを介した商取引に特化したシステムで、運用には取引を行う企業同士の双方が同システムを導入する必要があります。このように導入までの過程が複雑で超えるべきハードルも高いため、実際には普及が進んでいない状況です。

EDIに限らず、FAXと同様の利便性を備えたIT系の連絡手段を整備するには、大がかりな業務フローの見直しが求められます。Eメールへの切り替えを例に挙げると、「自社ではメール連絡がいつでも可能だが、相手先によっては現場業務でパソコンがなく、メールだと確認が遅れる」との理由で転換できないなどの事情が予測できます。

取引先がFAXを使用している

先にも少し触れたとおり、自社としてはFAXを廃止しても別段問題がないものの、取引先との兼ね合いでFAXをやめられないというケースは多くあるでしょう。

FAXが廃止できないと困る点

FAXにも、それならではの有用性や便利さはあります。しかし、FAXが技術的負債と呼ばれてしまう理由はどこにあるのでしょうか。

FAXを使い続けるデメリットは、おもに業務効率とコストの面にあります。

書類を手書きで1から作成するのと、テンプレートを基に必要事項を入力してPC上で作成するのでは、やはり後者のほうが作業負担を少なく抑えられます。また、受信した大量のFAX文書から確認したい1通を探す作業も、キャビネットを開けて1枚1枚書類をチェックするのと、PCの検索機能を使うのとで比較すれば圧倒的に後者が有利です。

また、紙のFAXには用紙代や印刷代なども都度かかりますし、保管場所にかかるコストも無視できません。

脱レガシーを可能にするインターネットFAXのススメ

FAXはやめられない、けれどDX化を進める必要はある……。そんなお悩みを抱えている方なら、「FAX機能を残したまま、それをデジタル化すればいいのでは？」と思いつくかもしれません。

FAXならではの有用性を担保しながら、DXにも対応できるサービスが「インターネットFAX（クラウドFAX）」です。

「e-受信FAXサービス」は脱レガシーの最適解になるか

ネクスウェイでは、「e-受信FAXサービス」というインターネットFAXサービスをご提供しています。これはFAX機能をそのままインターネットとパソコンの使用に特化して電子化するもので、従来の紙のFAXからの移行にも最適なポイントを数多く備えています。

「e-受信FAXサービス」の導入で、インターネットを通じてFAX受信が簡単に

e-受信FAXサービスは、相手先がFAX複合機を使用して送信したFAX文書を、自社のパソコンでインターネットを通じて受信できるFAXサービスです。電話回線を介して紙で送られたFAX文書も、インターネットを経由して自社PCで受け取ることができます。

次からは、e-受信FAXサービスが備えている「脱レガシー」をかなえられる3つの大きな特徴をご紹介します。

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「e-受信FAXサービス」3つの特徴

FAXを便利に使いこなせている方にこそ、導入をおすすめしたいe-受信FAXサービスのおもな特徴は、以下の3つです。

FAX番号を変えずにインターネットFAXを実現できる

インターネットFAXサービスの多くは、新規導入の際にFAX番号を従来のものから新番号へ切り替える必要が生じます。何十、何百という取引先を抱えているなか、1軒ごとに番号変更の連絡を入れることを考えると、その業務負担ははかりしれません。また、相手先にも番号変更にともなう多少の面倒を強いてしまうことになります。信用第一で取引をしてきた関係上、リスクを危惧してしまうケースもあるのではないでしょうか。

その点e-受信FAXサービスは従来使ってきた番号を変えることなく、新規導入が可能です。