製造業の受発注業務では、多くの会社がFAXを介して注文書や見積書、支払明細書をやり取りしています。しかし、紙のFAXで受け取った帳票の仕分けや確認作業は非常に煩雑であり、担当者にとって大きな負担です。大量のFAXを仕分けて確認する作業には時間がかかり、重要な情報を見逃してしまうリスクもあります。さらに、必要な書類を探し出すのも困難で、業務効率の低下に繋がっています。このように、紙のFAXを使い続けることは業務の障害となり、効率化が求められています。

FAXの電子化が進まない理由

製造業者の多くがFAXの電子化を望んでいるものの、実現は容易ではありません。その理由として、複雑なシステム構築や高額な導入コストが障壁となっています。さらに、既存のFAX番号を変更することにより取引先に混乱を与えることも懸念され、電子化の導入に躊躇する企業も多くあります。このため、簡便かつ低コストで導入できる電子化ソリューションが必要とされています。

製造業においてDXが注目されている理由

前の項目では「製造業のIT投資の増加」について、少し触れました。他の業界と同様、製造業においてもDX化推進の波が訪れています。

製造業のDXがこれからさらに注目されていくと考えられますが、それにはどのような理由が挙げられるのでしょうか。

新たな働き手として、人手不足を解消できる

これまで人の手で行ってきた作業の多くも、ITツールが代わって行えるようになりました。今後長きにわたり慢性的な人手不足が続くと見られるなか、足りなくなった人材の代わりにITツールが新たな働き手となってくれます。

製造現場をDX化するメリットは、人手不足対策だけではありません。定型的な作業をITツールや機器に任せられることで、人の手ならではの価値を創造する作業に人が集中できます。

生産効率をより向上させ、最適化できる

生産の現場をDXによりある程度自動化して実現できれば、人手を少なくできると同時に生産効率の向上も図ることが可能となります。また現場をDX化することで、生産に関するデータも得られます。それらを活用することで、製造過程や生産数などの最適化にも役立つでしょう。

新しい価値を創出できる

IT技術を取り入れることで生産の現場を最適化できれば、人的リソースにも余裕ができます。それを生かし、新製品の企画や開発にもコストや時間を適切に活用できれば、DXの最終的な目標である「価値の創造」にもつながります。

もちろん、新製品以外にもリソースの活用は可能です。品質やサービスの向上が実現できれば、企業自体やブランドの価値も高められるでしょう。

製造業のDX化を実現するためのポイント

これからDXに取り組もうと考えている、製造業の企業も多いでしょう。しかし「単にデジタル化と言っても何から手を付けて良いか分からない」と、お悩みを抱えている方も少なくないと思います。

ここでは、製造業においてDX化を実現するために、押さえておきたいポイントをご紹介します。

経営陣も含め、全社単位でDXのイメージをする

DXは単に「流行っているから」「他社に遅れをとらないために」という理由だけで取り入れるものではありません。企業全体の価値を高めることにもつながる取り組みですから、部署単位だけで考えるのではなく、経営陣も含め全社的にDX化後の自社をイメージしながら計画することが必要です。

DXのためのIT人材を採用・登用する

経営部門によってDX化の詳細を決定できたら、社内にDX推進に関する部門を創設しましょう。もし社内に担当する適任者がいなければ、高い専門性を備えたIT人材を採用して専任させることが必要です。

ITに関して高い専門性と技術を持ち合わせ、製造業界の事情にも詳しい担当者を採用できれば理想的ですが、そうはいかない場合もあります。社内からも自社の事情を把握している担当者を登用し、部門内の協力体制を築くと良いでしょう。

データを集め、生産現場の可視化を図る

製造現場をDX化する目的は、作業そのものの自動化・デジタル化だけではありません。データを集めて活用することにより、現場の状況を可視化（見える化）することも、大きな目的です。

現場の可視化においては、計画段階から生産・出荷までにわたり、各工程のデータを集めます。それを基に、現在製造現場がどんな課題を抱えているかを明らかにします。これが課題の「見える化」です。

課題が明確に見えてきたら、それに対する有効策を提示・実施します。これで、作業現場のさらなる効率化や最適化が可能となるのです。

生産にかかわる機械やシステムのコントロール

生産現場の課題が可視化できたら、その解決策の1つとして機械やシステムを適正にコントロールしましょう。たとえば、室内の環境管理が不十分なことで作業者のモチベーションを保てず、業務を思ったように効率化できていなかったとします。その場合は、IoTを活用して換気や室温管理を自動化し、最適な環境を保てる工夫を取り入れましょう。

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製造業のDX化が実現する未来とは？

現場をDX化できれば、作業の効率化とデータの活用の両方を実現できます。それらは大幅な業務効率化や、生産性向上につながることが期待できるでしょう。しかし、すべての企業が同じように取り組んだとしても、望み通りの成果が得られるとは限りません。

それを踏まえ、DX化を検討するときは経営状況や企業価値の向上まで視野に入れた、全社的な視点で計画段階から取り組んでいくようにしましょう。

最初から、現場のすべてを一度にDX化することは現実的ではありません。相応のコストもかかりますし、一朝一夕で理想の現場が実現するものでもないためです。まずは小規模スタートから試験的に取り組んでいき、徐々に規模を拡大していくと良いでしょう。

製造業のDX化　FAXの電子化で業務効率に成功した事例

実際に製造業の現場でDXに取り組み、全社規模での成果を上げている企業の事例もあります。煩雑だった受発注業務をFAX電子化ツール（クラウドFAX）で電子化したことで大幅なペーパーレスに成功した株式会社ナイキ様のDX化の事例をご紹介しましょう。

株式会社ナイキ様の事例

デスクやチェア、収納庫、カウンター等のオフィス家具の製造・販売・施工を行っている株式会社ナイキ。自社で生産拠点を持っていることや、臨機応変な営業対応などを強みに、成長を続けてきました。

しかし、コロナ禍に直面して重要な「受発注業務」に関する大きな課題が噴出。というのも、同社の受発注業務は受信したFAXを仕分けする紙ベースの業務で行われてきました。実際に大阪の本社営業部だけでも、月間3,500枚を超えるFAXが紙の状態で仕分け処理されていたとのことです。

営業担当者は感染対策のため直行直帰の対応を採っていましたが、FAX対応のためだけに出社しなければならないなど、非効率さを感じる機会が増えました。

社内の業務改革が求められるなか、同社は2022年5月に『FNX e-受信FAXサービス』の導入を開始。FAX対応を紙からFAX電子化ツール（クラウドFAX）での運用に切り替え、FAX業務の効率化を図りました。

数あるFAX電子化ツール（クラウドFAX）の中から『FNX e-受信FAXサービス』に決めた理由として、ユーザー数が増えても料金が加算されない点や、ツールの仕組みが受発注業務に特化されている点などを挙げる同社。結果として膨大だった紙の書類を大きく減量でき、管理や保管がぐんと楽になりました。また、受信したFAXを探す際にも、検索機能で時間短縮ができ、関連部署内での情報共有が非常にスムーズになりました。

株式会社ナイキ様の事例については、以下の記事もぜひご覧ください。

【株式会社ナイキ様】月間3,500枚以上の受発注業務の負担をFAX電子化によって軽減！ペーパーレス化で社内の業務効率化にも成功紙で届くFAXの仕分け、保管、情報共有に課題を感じていた株式会社ナイキ様。メーカーを問わずに導入で「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAX受発注業務の負担を大幅に削減しただけでなく、ペーパーレス化推進にも効果を発揮している。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

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DXを加速させる受発注業務の電子化

受発注業務の電子化は、業務効率の向上やコスト削減に役立ち、製造業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する重要なステップです。以下では、電子化のメリットと簡単に始められる方法について解説します。

受発注業務の電子化のメリット

受発注業務を電子化することには以下のようなメリットがあります。

業務効率の向上
- 紙のFAXに伴う仕分けや確認作業が不要となり、担当者の負担を軽減できます。
データの検索性向上
- 電子化されたデータは容易に検索できるため、必要な情報を迅速に取り出すことができます。
データのバックアップ
- 電子データはバックアップが容易であり、紙のように紛失や破損のリスクが少なくなります。
安全性の向上
- 電子化により情報管理がしやすくなり、信頼性の高い業務運用が可能です。

これらのメリットにより、受発注業務の電子化は業務全体の信頼性と安全性を高めることができます。

簡単に始められる電子化の方法

受発注業務の電子化をスムーズに始めるためには、コストが低く、既存のFAX番号を変更する必要のないシステムを選択することが重要です。

例えば、「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX回線と複合機の間に専用アダプタを設置するだけで利用できるため、システム構築のコストを大幅に抑えることが可能です。既存のFAX番号をそのまま利用できるため、取引先への通知の手間も省けます。

さらに、WEB上でFAXの確認、仕分け、返信が行えるため、非常に簡便に電子化を進めることができます。

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まとめ

今後、製造業においてDXをさらに進めるためには、受発注業務の電子化を始めとし、他の業務プロセスのデジタル化も推進していく必要があります。企業全体でのデジタル化が進むことで、競争力の向上や新たなビジネスチャンスの創出が期待されます。

製造業の方で「急ぎDX化に取り組みたい」「受信するFAXの仕分け、管理が大変」などのお悩みをお持ちであれば、ぜひ『FNX e-受信FAXサービス』までお気軽にご相談ください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

製造業DXの鍵！受発注業務の電子化でペーパーレスの実現・業務効率がUPする方法とは