FAXを送受信するには、大がかりなFAX複合機が1拠点に1台以上は必要となります。機器をリースする場合はリース料がかかりますし、機器を購入した場合でも用紙やトナーを都度補充するためのコストが定期的にかかってきます。その他メンテナンスコストなどもかかることを考えると、FAXの場合は機器がそこにあるだけでも何らかの定期出費を要すると言えます。

リモートワークなど、新しい働き方に対応できない

先にも少し触れましたが、テレワークやリモートワークに就く従業員はFAX業務を行えません。FAX文書の送受信や確認作業は、FAX複合機が置いてあるオフィス内にいなければ行えないためです。また、FAXで受信した紙の書類を見るにも、文書の保管場所まで行かなければなりません。

社内のデジタル化の停滞を招く

企業活動のDX（≒デジタル化）が、国策として推進されている現在。しかし、そんななかでも受発注業務など重要な書類のやり取りに、FAXを使用している企業は少なくありません。この状況では、デジタル化が必要な業務が増えていくその一方で、FAX業務に関しては旧来の方式を維持する必要が出てきてしまいます。限定的なアナログ業務を維持するために、全社的なデジタル化の推進に矛盾が生じてしまうことはできれば避けたいものです。

FAX業務のやめ方

FAX業務を残しておいていては、業務効率化やDXの面で不利になってしまいます。しかし、FAXを廃止するハードルは高いと考えている方は多いのではないでしょうか。そこで、FAXをやめるために社内で必要な取り組みにはどんなものがあるか見ていきましょう。

FAX送信業務の内容を見直す

FAXをやめるには、FAXの代わりになる手段が必要です。もし、御社がFAXを使用して受発注業務や帳簿のやり取りを行っていたとしましょう。それらの業務について、業務フローや作業手順、必要なツールなどをすべて変更しなければならなくなります。FAX業務自体を見直すためには、かなり大がかりな変革が求められるため、それに見合ったコストや労力を割く必要も出てくるでしょう。

取引先への調整が必要

紙のFAXをやり取りする場合、相手先も紙のFAXを使用しています。もしFAX自体をやめて別の手段に変えるとなると、FAXでやり取りしているすべての取引先に対して「FAXやめます」という連絡を入れなければなりません。また同時に、代わる手段を提案しその導入をお願いする必要もあります。取引先に面倒を強いてしまうことにもなりかねず、心理的なハードルだけでもかなり高いと感じる方が多いのではないでしょうか。

WEB受発注システムの導入

紙のFAXに代わる受発注連絡の手段としては、WEB受発注システムがあります。FAXをやめた後にWEB受発注システムに切り替える方法も有用ですが、この場合もすべての取引先に同じシステムを導入してもらう必要があります。

このように「全面的にFAXを廃止する」となると、かなりの思い切りと労力が必要になり、リスクになり得ることまで強いられる可能性があります。

脱FAXが不可能なケース

FAXをやめることは意外に大変であると述べましたが、企業によってはFAXの廃止自体困難な場合もあります。以下のようなケースがそれに当てはまりますが、このような事情を抱えている企業は実際のところかなり多いのではないでしょうか。

取引先との調整が難しい

先に述べたとおり、FAXをやめて別の手段に切り替える場合は、切り替えに際してすべての取引先と大がかりな調整が必要になります。企業規模によっては、何百社も得意先を抱えているような場合もあるでしょう。そのようなケースで、新方式への切り替えに関して全得意先と合意を図るのは相当に難しくなることが考えられます。

使用メンバーのITリテラシーの不足

ご存じのとおり、FAXは紙をセットして番号を入力し、送信ボタンを押すだけで送ることができます。仮に、全社的にこれをやめてWEBなどのシステムに切り替えたとして、スムーズにパソコン作業に移行できるメンバーばかりでしょうか。企業によっては、そこまで簡単にIT環境への移行を図れないケースも想定できます。

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脱FAXが難しい場合、FAX自動配信クラウドサービスを検討する

FAXを完全にやめて、他の連絡手段に乗り換えることは自社では難しいと考えている企業も少なくないでしょう。そのような場合は「FAXを廃止することなくデジタル化を図る」ことを考えなければなりません。

企業間の商取引で、特定の取引先との取引量が多い場合は、受発注等のデータをシステム間で連携させる「EDI（企業間電子データ交換）」などのWEB受発注システムの利用が最適でしょう。しかし、取引先数が多いにも関わらず発注頻度がそれほど多くない場合や、受注側の担当者がPCの前に常駐していない場合、帳票類の送受信にはFAXや郵送、電話等が今も利用されています。

EDIや「BtoB EC」といったWEB受発注システムでの解決が難しく、受発注、経理、物流などの業務で帳票のFAX配信に手作業が残ってしまったとします。それらを手間なくローコストで電子化する方法があることをご存じでしょうか。それが、FAX自動配信クラウドサービスです。FAX自動配信クラウドサービスとは、簡単に言うと「FAXによる帳票配信をデジタルで行い、自社内だけで自動化できるサービス」のことです。

FAX自動配信クラウドサービスなら「FNX e-帳票FAXサービス」がおススメ

「FNX e-帳票FAXサービス」は、大手～中堅・中小規模で製造業・卸業、月間送信数5,000枚以上の帳票発行を行うお客様へ最適な発注書・納期回答書のFAX自動配信クラウドサービスです。

FAXを自動配信するには、従来FAXサーバーの構築や、モデム・FAX回線が必要でした。しかしクラウドサービスなら、それらが必要ありません。受発注業務や経理業務、物流業務などに欠かせない帳票のFAX配信ですが、それをクラウド上に存在するシステムと連携。帳票類の配信を自動化できるだけでなく、システム管理にかかる工数やコストの削減も実現できます。

「FNX e-帳票FAXサービス」のポイント

FAX自動配信クラウドサービスとひと口に言っても、さまざまなベンダーから多数のサービスが提供されています。それらのなかでも敢えて「FNX e-帳票FAXサービス」をおススメポイントとは？

ここでは、「FNX e-帳票FAXサービス」を薦めるポイントをご紹介します。

冗長構成、国内サーバーの確実性

必ず届けなければならない帳票だからこそ、配信環境の確実性も重要です。「FNX e-帳票FAXサービス」では、複数の通信キャリアの通信回線を採用。相手の受信環境に応じた送信方法を選択することで、FAX送信の確実性を高めています。また、システムはすべて冗長化しており、回線や電源等の設備も多重化していますので、安定したFAX送信が可能です。

スピード処理、大量の一斉送信が可能

「FNX e-帳票FAXサービス」は、FAX回線をなんと数千回線以上保有。もし、特定の日に一斉送信が集中して行われた場合でも、いつも通りの高速配信が可能です。数千枚単位を自動配信する場合にかかる時間もわずか数分と、安定して速い送信スピードを誇っています。

まとめ

今回は、FAXを廃止することの難しさや、その解決策としてFAXによる帳票配信を電子化・自動化できる「FNX e-帳票FAXサービス」をご紹介しました。

FAX通信そのものを電子化・自動化すれば、今も紙のFAXを使っている取引先に手間や負担をかけることなく、自社のFAX業務をデジタル化できます。DXやテレワークを推進したくでも、FAX業務があるために難しさを感じていた企業なら、FAX配信業務の電子化によって一気にDXの波に乗れるのではないでしょうか。

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ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は、企業規模を問わずさまざまな事業所に導入いただいており、その実績は約800社にも及びます。DXやテレワークの推進に際して、FAX業務の処遇にお悩みであれば、ぜひネクスウェイまでお気軽にお問い合わせください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

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