電子データ保存の要件
- 製造業では受注データや取引情報が電子データとして保存されることが多いです。これらのデータは電子帳簿保存法に基づき、適切に保存される必要があります。特に、データの信頼性確保のためのタイムスタンプや電子署名の導入が求められます。
原本性の確保
- 電子化された帳簿や書類が、紙媒体と同等の証拠力を持つことが重要です。法的に有効とされるためには、データの改ざんがされていないことを保証する仕組みが必要です。

参考　国税庁ホームページ　電子帳簿保存法一問一答（Q&A）

製造業・卸売業で電帳法の対象になる帳票類は？

製造業や卸売業の受注業務において、電子帳簿保存法の対象となる書類には、主に以下のようなものがあります。これらは紙で保存する代わりに電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法に基づいて適切に管理する必要があります。

注文書や受注書
製造業や卸売業では、取引先からの注文書や自社が発行する受注書が対象になります。これらは、電子的に保存する場合、電子帳簿保存法の要件に従う必要があります。
請求書
取引に関して発行される請求書も、電子データで保存する場合は電子帳簿保存法の対象となります。特に2024年から施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、請求書の電子保存がより一般化しています。
見積書
受注業務に関連する見積書も、電子データで保存する場合は対象となります。特に見積書の内容が受注契約の根拠となるため、保存が求められます。
納品書
商品やサービスの納品に関する記録も重要な取引証憑として扱われ、電子保存の際には対象となります。
契約書や取引条件の確認書
取引に関する契約書や条件の確認書も、電子保存する場合は対象です。受注業務に関連する契約書類の適切な保存は、法的に重要です。

製造業の受注業務における課題

煩雑な受注業務の現状

製造業の受注業務には、さまざまな課題が存在します。これらの課題は、業務の効率化や顧客満足度の向上、収益性の確保に直結するため、企業が直面する重要な問題です。主な課題は以下の通りです。

受注処理の効率化
課題: 受注業務に手作業が多く含まれる場合、ミスや遅延が発生しやすくなります。注文内容の手動入力や確認作業に時間がかかるため、生産や納品が遅れることがあります。
対応策: 受注処理の自動化やEDI（Electronic Data Interchange）の導入により、データ入力の自動化やリアルタイムでの受注確認が可能になります。
在庫管理の不備
課題: 受注内容に応じた在庫の把握が不十分だと、受注した商品が即時に生産・出荷できない場合があります。特に需要の変動が大きい場合、過剰在庫や欠品が発生しやすいです。
対応策: 生産計画や在庫管理システムの統合を図り、リアルタイムでの在庫状況を把握することが重要です。需要予測に基づいた在庫調整も効果的です。
顧客ニーズへの柔軟な対応
課題: 顧客のニーズが多様化している中、カスタマイズされた製品や短納期対応を求められることが増えています。標準化された製品では対応が難しい場合があります。
対応策: 柔軟な生産体制を構築し、受注から生産・納品までを迅速に対応できるシステムを整える必要があります。また、顧客ごとのニーズに応じた生産スケジュールを組むことが求められます。
納期管理の難しさ
課題: 顧客から指定される納期に対応できないと、信頼を失い、今後の取引に悪影響を与える可能性があります。特に複数の受注が重なる場合、リソースが不足し、納期遅延が生じやすくなります。
対応策: 生産計画やスケジューリングを適切に管理し、リソースの割り当てを効率化することが必要です。また、外部からの資材調達やサプライチェーン全体の状況を把握して、納期に影響が出ないよう管理することが重要です。
コミュニケーションの課題
課題: 受注業務において、営業部門、製造部門、物流部門などとの連携がうまくいかないと、情報伝達の遅延や誤解が生じ、受注内容が正確に反映されない場合があります。
対応策: 受注データを一元管理できるシステムを導入し、関係部門間でリアルタイムで情報を共有することが重要です。また、コミュニケーションを円滑にするための体制整備も必要です。
コスト管理の難しさ
課題: 受注に応じたコストを適切に管理できないと、収益性が低下する恐れがあります。特に、受注ごとに異なる原価や利益率を考慮しないと、予期しないコスト増加に直面する可能性があります。
対応策: コスト分析や見積もりシステムを導入し、受注ごとに必要なコストをリアルタイムで把握することが重要です。適切な価格設定とコスト管理により、利益を最大化することが求められます。
デジタル化の遅れ
課題: 製造業において、受注業務のデジタル化が進んでいないと、業務効率や生産性が低下します。また、顧客からの要求に迅速に対応できないケースもあります。
対応策: 受注から納品までのプロセスをデジタル化し、受注処理、在庫管理、納期管理を一元化することが重要です。ERPシステムやクラウドベースのツールを導入し、業務のスピードアップを図るべきです。
まとめ
製造業の受注業務における課題は、業務効率の低下、在庫の不適切な管理、納期遅延、顧客ニーズへの対応力不足など、幅広い分野にわたります。これらの課題に対処するためには、デジタルツールの導入やプロセスの改善、部門間の連携強化などが必要不可欠です。これにより、効率的な受注管理が可能となり、顧客満足度や収益性の向上に繋がるでしょう。

電帳法対応の方法

FAXで受信した注文書の対応

FAXで受信した注文書は、電子取引として電帳法の対象となります。そのため、受信した注文書を電子データとして保存し、適切なタイムスタンプを付与する必要があります。このプロセスを効率化するためには、e-受信プラットフォームの活用が有効です。例えば、受信したFAXを自動でPDF形式に変換し、タイムスタンプを付与した上で、クラウドサービスに保存することができます。

クラウドFAX を電帳法対応の帳票プラットフォームと連携して使用する

クラウドFAXと電帳法に対応した帳票プラットフォームの連携利用で、受信したFAXの仕分け、電子保存までを自動化できます。クラウドFAX「FNX e-受信FAXサービス」なら、電子データ化したFAXの注文情報を「invoiceAgent」や「快速サーチャーGX」、「ClimberCloud」などの電帳法に対応した帳票プラットフォームとAPI連携させることが可能です。新たにサーバの準備は不要で、既存のFAX番号をそのまま利用する形で電子化、電帳法対応が実現できます。