電子帳簿保存法の対応方法を詳しく解説！具体的な導入手順と注意点をご紹介
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この記事では、電子帳簿保存法の対応方法を徹底解説します。電子取引データの保存要件から、電子データ・紙書類それぞれの場合の具体的な対応手順まで、実務担当者が迷わず実践できるよう分かりやすく説明します。
対象事業者は電子取引のデータ保存が義務づけられている
電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存が2024年1月から完全に義務化されています。すべての事業者が対象となり、特に電子メールやクラウドサービスを通じて取引情報のやり取りをしている企業には確実な対応が求められます。
電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分がありますが、このうち完全に義務化されているのは「電子取引データ保存」の区分だけです。具体的には、メールで受信した請求書や領収書のPDF、Web上でダウンロードした証憑書類などが対象となります。このようなデータは、以前のように印刷して紙で保存するだけでは法令違反となってしまいます。
とはいえ、「電子取引」の定義や保存要件については分かりにくい部分もあります。国税庁によれば、電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」とされています。具体的には以下のようなケースが該当します。
「電子取引データの保存は面倒だから、すべて紙で対応しよう」と考える方もいるかもしれませんが、ビジネスにおいて電子的なやり取りをゼロにするのは現実的ではありません。そのため、大半の企業にとって電子帳簿保存法への対応は避けられないものとなっています。
電子帳簿保存法の対応が必要な書類の種類
電子帳簿保存法の対象となる書類は多岐にわたります。保存方法や作成・受領の形態によって適切な対応が異なるため、まずは対象書類を正しく把握することが重要です。
国税関係帳簿
国税関係書類
電子取引データ
電子取引データは、取引情報を電子的に授受した場合の電子データを指します。電子メールで受信した請求書PDFや、クラウドサービスからダウンロードした領収書、ECサイトの購入履歴などが該当します。これらは必ず電子データのまま保存する必要があります。
国税庁の資料では、以下のように電子帳簿保存法の対象書類が整理されています。
”「電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、同法に基づく各種制度を利用することで、経理のデジタル化が図れます。また、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても同法により定められていますので、所得税法・法人税法上の保存義務者となる方は、特に「電子取引」についてご確認ください。」国税庁”
特に注意が必要なのは、電子取引データの範囲です。多くの企業では、「メールで受け取った請求書は印刷して保管している」という運用をしていますが、これは電子帳簿保存法に違反しています。電子データで受信したものは、必ず電子データのまま保存する必要があるのです。
電子取引データの保存要件
電子取引データを適法に保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの観点から定められた要件を満たす必要があります。これらの要件に対応できなければ、税務調査などで指摘を受けるリスクがあります。
真実性の確保のための要件 電子データは改ざんが容易なため、その真実性を担保する措置が必要です。以下のいずれかの方法で対応します。
- タイムスタンプを付与する・取引先からタイムスタンプ付きのデータを受け取る・または自社で速やかにタイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が確保されたシステムを使用する・訂正・削除の履歴が残るシステム・または訂正・削除できないシステムを使用する
- 事務処理規程を策定し、運用する・電子取引データの取扱いに関する規程を作成・その規程に従った運用を行う
中小企業にとっては、3番目の「事務処理規程を策定し、運用する」方法が最も導入しやすいでしょう。国税庁のホームページでは事務処理規程のひな形が公開されていますので、自社の状況に合わせて修正することで対応できます。
可視性の確保のための要件 電子データを閲覧可能な状態で保存し、必要に応じて検索できるようにする必要があります。
- 見読可能性の確保・電子データを画面や書面に表示できるようにする・整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できるようにする
- 検索機能の確保・取引年月日、取引金額、取引先の3項目で検索できるようにす・具体的な対応方法は以下のいずれか・専用の電子保存システムを利用する・ファイル名に取引情報を付与する（例：20240331_110000_A商事.pdf）・Excelなどで索引簿を作成する
特に「検索機能の確保」については、日々の運用で確実に実施することが重要です。ただデータを保存するだけではなく、必要なときに素早く取り出せる状態にしておく必要があります。
「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件は、以下のいずれかの方法で対応することが可能です。
なお、小規模事業者（前々年度の売上高が5,000万円以下の事業者）は、検索要件の一部が緩和されています。ただし、税務調査の際に電子データの提出に対応できるようにしておく必要があります。
ケース別の電子帳簿保存法への対応方法
電子帳簿保存法への対応方法は、書類の受領方法によって異なります。ここでは「電子データで受け取る場合」と「紙の書類で受け取る場合」の2つのケースについて、具体的な対応手順を解説します。それぞれのケースに応じた実践的なアプローチで、スムーズに法令対応を進めることができます。
電子データで受け取る場合
電子データで請求書や領収書などを受け取る場合、それらを電子データのまま保存することが義務化されています。以下の手順に沿って対応を進めましょう。
手順1：自社の取引状況の確認をする
まず最初のステップとして、自社でどのような電子取引が行われているかを把握することが重要です。以下のポイントに注目して調査を行いましょう。
確認すべきポイント
- どのような種類の書類（請求書、領収書、注文書など）を電子的に受け取っているか
- どのような方法（メール、クラウドサービス、EDIなど）で受け取っているか
- 月間・年間でどの程度の件数があるか
- 現在はどのように保存しているか（印刷して紙保存、データのまま保存など）
この調査は経理部門だけでなく、営業部門や購買部門など、取引書類を扱うすべての部署を対象に行うことが大切です。特に、日常的に電子メールやクラウドサービスを使って取引先とやりとりしている部署は重点的に確認しましょう。
調査結果を以下のような表にまとめると、全体像が把握しやすくなります。
このような調査を通じて、現在の保存方法が電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認し、対応が必要な電子取引を特定します。
手順2：電子データの保存方法を決定する
電子取引データの保存方法を決定する際には、以下の3つの選択肢があります。自社の状況に合わせて最適な方法を選びましょう。
方法1：電子帳簿保存法対応システムを導入する専用システムを導入すれば、電子帳簿保存法のすべての要件に簡単に対応できます。システムによっては、AI-OCR機能を搭載し、請求書などから自動的に取引情報を抽出してくれるものもあります。初期費用はかかりますが、運用の手間が最も少なく、確実な対応が可能です。
方法2：既存のフォルダ構成を工夫する専用システムを導入せずに対応する場合、フォルダ構成とファイル命名規則を工夫する方法があります。ファイル名に「取引年月日_取引金額_取引先」の形式で情報を含め、年月や取引先ごとにフォルダを整理します。また、真実性確保のために事務処理規程を整備します。初期コストは低いですが、日々の運用負担が大きくなります。
方法3：索引簿（Excelなど）を作成する Excelなどのスプレッドシートで索引簿を作成し、電子ファイルとの関連付けを行う方法もあります。索引簿には取引年月日、取引金額、取引先、ファイルパスなどの情報を記録します。こちらも事務処理規程の整備が必要です。システム導入までの暫定対応として活用できます。
電子取引の件数が多い企業や、業務効率化を重視する企業では、専用システムの導入が最も効率的で確実な方法です。一方、電子取引の件数が少ない企業や、コスト削減を優先する企業では、フォルダ構成の工夫や索引簿の作成で対応することも可能です。
いずれの方法を選ぶ場合も、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たすことができるか確認しておくことが重要です。
手順3：電子データの保存場所を決定する
電子データの保存場所も重要な検討事項です。以下の選択肢から、自社に適した保存場所を選びましょう。
選択肢1：クラウドストレージ
メリット：どこからでもアクセス可能、自動バックアップ機能あり
デメリット：月額費用が発生、インターネット環境が必須
例：Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDriveなど
選択肢2：社内サーバー
メリット：自社内でデータを管理できる、セキュリティ管理が容易
デメリット：初期導入コストがかかる、社外からのアクセスには設定が必要
例：ファイルサーバー、NASなど
選択肢3：ローカルPC（共有フォルダなど）
メリット：初期コストが低い、導入が容易
デメリット：PCの故障リスク、バックアップ対策が別途必要
例：社内PCの共有フォルダなど
保存場所を選定する際は、以下の点に注意しましょう。
- 容量の確保：法定保存期間（原則7年間）の間、すべての電子取引データを保存できる十分な容量があるか
- バックアップ体制：データ消失リスクへの対策は十分か
- セキュリティ対策：不正アクセスからデータを守る対策は講じられているか
- 長期コスト：7年間の利用を想定した場合のコストは適正か
- 一括ダウンロード機能：税務調査の際にデータを一括で提出できるか
特に重要なのは「一括ダウンロード機能」です。税務調査の際に、税務署員から電子データの提出を求められた場合に対応できるよう、必要なデータを一括でダウンロードできる機能が必要です。
国税庁のFAQでも「保存義務者が税務調査等の際に税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、そのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく必要があります」と明記されています。
手順4：業務フローを構築・改善する
電子取引データを適切に保存するためには、これまでの業務フローを見直す必要があります。特に「印刷して紙で保管」していた業務フローを「電子データのまま保存」する業務フローに変更する必要があります。
紙の書類をベースにした従来の業務フローを見直し、完全にデジタル化されたフローを構築することで、単なる法令対応だけでなく業務効率の向上も期待できます。テレワーク環境でも滞りなく業務を進めることが可能になります。
業務フローを構築する際は、以下のポイントに注意しましょう。
- データの保存タイミング（受領直後がベスト）
- 責任者の明確化（誰が保存作業を行うか）
- 例外的なケースの対応方法（システム障害時など）
- チェック体制（適切に保存されているか定期的に確認する仕組み）
また、業務フローを文書化しておくことも重要です。担当者が変わっても同じ品質で業務が続けられるよう、手順書やマニュアルを作成しておきましょう。
手順5：社内外の関係者への周知と運用開始
新しい業務フローを確実に実施するためには、関係者への周知が不可欠です。以下の対象に対して、適切な方法で周知を行いましょう。
社内関係者への周知
- 経理担当者：詳細な運用マニュアルの作成と研修の実施
- 取引データを受領する部門：基本的な保存ルールの説明と協力依頼
- 経営層：コンプライアンス上の重要性の説明
取引先への周知（必要に応じて）
- 電子データと紙の二重送付をしている取引先には、電子データのみの送付を依頼
- データ形式や送付方法の標準化の相談
周知の際には、単にルールを伝えるだけでなく、電子保存のメリット（検索性の向上、保管スペースの削減など）も合わせて説明することで、関係者の協力を得やすくなります。
運用開始直後は、想定外の問題が発生することもあるため、こまめにチェックして必要に応じて業務フローの見直しを行うことが重要です。
紙の書類で受け取る場合
紙の書類を受け取った場合は、そのまま紙で保存することも可能です。しかし、保管スペースの削減や検索性の向上のために、紙の書類をスキャンして電子保存する「スキャナ保存」を選択する企業も増えています。
書類をスキャンして電子データを保存する
紙の書類をスキャンして電子保存する場合、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。スキャナ保存の対象となる書類は、その重要度に応じて「重要書類」と「一般書類」に分類されます。
重要書類（資金や物の流れに直結する書類）には、 契約書、請求書、領収書、納品書などが該当します。これらは資金や物の流れに直結するため、より厳格な保存要件が適用されます。
一般書類（資金や物の流れに直結しない書類） 検収書、見積書、注文書などが該当します。重要書類と比較して、保存要件が緩和されています。
スキャナ保存制度導入時に必要な機器やシステムを準備する
スキャナ保存を実施するためには、保存要件を満たす機器やシステムを準備する必要があります。
スキャナ・撮影機器
- 解像度200dpi以上、カラー階調256階調以上に対応したスキャナ
- スマートフォンやデジタルカメラも利用可能（約387万画素以上が必要）
国税庁のQ&Aによれば、「スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第２条第６項第２号イ⑴に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることを確認するためには、一般的に、画素数が約387万画素以上（縦横それぞれ2,000画素以上）あれば要件を満たすものと考えられます。」と説明されています。
機器やシステムを導入する際は、電子帳簿保存法の要件を満たしていることを確認するだけでなく、実際の業務フローに適合しているかも検討することが重要です。特に、日々の運用がスムーズに行えるかという観点から選定を行いましょう。
JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているシステムを選ぶと、要件への適合性が保証されるため安心です。JIIMAの認証製品一覧は、同協会のWebサイトで確認することができます。
入力期間の制限にあわせて規定や書類を作成する
スキャナ保存を採用する場合、押さえておきたいのが 「入力期間の制限」 です。電子化するタイミングは次のいずれかで管理する必要があります。
受領直後に対応できない場合は、業務処理サイクル方式を選択すると現場の負荷を抑えやすくなります。業務処理サイクル方式を採るときは、社内規程と手続書類を整備しておくことが要件になります。国税庁はサンプル様式を公開しているため、下記２点を自社向けにカスタマイズして備え付けましょう。
- 「スキャナによる電子化保存規程」対象書類／入力責任者／スキャン手順／解像度・カラー設定／タイムスタンプ対応 などを明文化
- 「国税関係書類に係る電子計算機処理事務手続書」システム構成、入力から保存までのフロー、検索方法、バックアップ・復元手順を記載
これらは国税庁の「各種規程等のサンプル」をベースにすれば、見落としを防ぎながら短時間で作成できます。
業務フローを構築し社内外の関係者への周知と運用開始
スキャナ保存のための業務フローを構築し、関係者に周知した上で運用を開始します。
スキャナ保存の基本的な業務フロー例
- 紙の書類を受領し、受領日を記録
- 入力担当者が定められた期間内にスキャン
- 電子保存システムにアップロード
- システム上でタイムスタンプを付与
- 必要に応じて検索情報（メタデータ）を入力
- 電子データの内容確認
- 電子承認フローの実施
- 保存完了
- （要件を満たしていることを確認後）紙の原本を廃棄
業務フローが確立したら、関係者への周知を行います。特に書類を受領する部門や実際にスキャン作業を担当する部門への教育が重要です。具体的なマニュアルや研修資料を用意し、実際にスキャン作業を体験してもらうことも効果的です。特に運用開始直後は、想定外の問題が発生することもあるため、こまめにチェックして必要に応じて業務フローの見直しを行うことが重要です。
電子帳簿保存法の対応でよくある疑問や注意点とは？
電子帳簿保存法への対応を進める中で、多くの企業が疑問や不安を抱えています。ここでは、よくある質問と注意点について解説します。正しい知識を持つことで、無駄な対応を避け、効率的に準備を進めることができます。
保存要件を満たさなくてもよいケースもある
電子帳簿保存法の保存要件は、すべての企業に一律に適用されるわけではありません。以下のようなケースでは、一部の保存要件が免除または緩和されることがあります。
小規模事業者に対する特例
前々年度の売上高が5,000万円以下のいわゆる小規模事業者は、検索要件のうち一部が緩和されます。例えば、以下のような検索機能は必須ではありません。
- 「取引年月日」「金額」の範囲指定検索
- 複数項目を組み合わせたAND検索
ただし、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の検索条件には引き続き対応が必要です。
また、税務調査等の際には、税務署からの電子データの提出要請に応じることが条件となっています。
やむを得ない事情がある場合の宥恕措置
2024年以降も、一定の条件下では紙での保存が容認されるケースがあります。これは、「やむを得ない事情」として、以下のような場合が該当します。
- 自社の体制やリソースの関係で電子保存への対応が現実的に難しい
- 電子データを紙に出力し保存している
- 税務調査の際に、紙で保存している書類を提示・提出できる体制がある
- 保存していた電子データを、要請があれば提出可能な状態で保管している
この措置は「恒久措置」として認められており、無期限に利用することが可能ですが、将来的な制度変更に備えて、段階的な電子保存への移行準備を進めておくことが望ましいでしょう。ただし、これらの特例や宥恕措置に該当する場合でも、電子取引データを適切に保存する義務自体がなくなるわけではありません。自社がどの条件に該当するのかを正確に把握し、適切な対応を取ることが重要です。
また、将来的な事業拡大や取引形態の変化を見据え、将来的に要件を満たせる体制を整えておくことをおすすめします。「今は大丈夫だから」と対応を先送りにするのではなく、計画的に準備を進めていくことが肝要です。
現場がつまずきやすいポイントを事前に把握する
電子帳簿保存法への対応を進める中で、多くの企業が共通して直面しやすい課題があります。こうしたつまずきやすいポイントを事前に把握し、適切な対策を講じておくことで、スムーズな導入と安定した運用が可能になります。
電子帳簿保存法対応システムの選び方のポイント
電子帳簿保存法に確実に対応するためには、専用システムの導入を検討することをおすすめします。システムを選ぶ際には、以下のポイントを確認しておくと良いでしょう。
大手企業が提供するシステムや、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているシステムを選ぶことで、一定の信頼性は確保できます。特に電子帳簿保存法は今後も改正される可能性があるため、法改正時の対応が迅速なベンダーを選ぶことが重要です。
電子帳簿保存法対応システムの選定には時間と労力がかかりますが、適切なシステムを選ぶことで、長期的には業務効率の向上やコスト削減につながります。複数のシステムを比較検討し、デモ版や無料トライアルなどを活用して、実際の使い勝手を確認した上で選定することをおすすめします。
まとめ
ここまで解説してきたように、電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守だけでなく、業務効率化やペーパーレス化を推進するチャンスでもあります。
電子帳簿保存法への対応は終わりではなく、デジタル化の始まりです。この機会を活かして、より効率的で生産性の高い業務環境を構築していきましょう。業務効率を高めながら、電子帳簿保存法に準拠した形で受注業務を進めることが可能になります。特に、FAX受注業務を継続しつつ、デジタル化による法令遵守の強化が今後の課題となります。
商習慣上、FAXを切り離すことができない業種の企業にとって課題だったFAXの電帳法対応は、電帳法対応のプラットフォームと連携できるクラウドFAXに切り替えることで対応ができるようになります。
