受注処理の課題をAI-OCRで解決！コスト削減と生産性向上を実現する秘訣

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多くの企業にとって、受注業務はビジネスの起点となる重要なプロセスです。しかし、紙やFAXで送られてくる注文書の処理に、多くの時間と人手を割いているケースも少なくありません。手入力によるミスや処理の遅延は、業務効率の低下だけでなく、顧客満足度の低下にもつながりかねません。このような課題を解決する手段として、近年「AI-OCR」が注目を集めています。本記事では、受注対応におけるAI-OCRの活用に焦点を当て、その基本的な知識から導入のメリット・デメリット、選び方のポイント、成功のための手順までを網羅的に解説します。

受注業務におけるAI-OCRとは？基本的な知識を解説

受注業務の効率化を目指す上で、AI-OCRは強力なツールとなり得ます。ここでは、まずAI-OCRの基本的な仕組みと、なぜ今、受注業務においてAI-OCRが注目されているのか、その背景について理解を深めましょう。

AI-OCRの基本的な仕組みとOCRとの違いを理解する

AI-OCRとは、AI（人工知能）技術を活用して、画像データ上の文字情報をテキストデータに変換するOCR（光学的文字認識）技術の一種です。従来のOCRとの大きな違いは、AIの学習能力にあります。従来のOCRは、あらかじめ定義されたパターンの文字を高精度で認識できましたが、手書き文字や多様なフォント、低品質な画像（FAX特有のかすれやノイズなど）の読み取り精度には限界がありました。

一方、AI-OCRは、深層学習（ディープラーニング）などの機械学習技術を用いることで、大量の文字データから文字の特徴を自動で学習します。これにより、従来のOCRよりも優れた性能を発揮します。具体的に従来のOCRとAI-OCRの主な特徴を比較すると、以下の表のようになります。

このように、AI-OCRはAIの力を借りることで、より多様な種類の文字や帳票を高精度で読み取ることが可能になり、これまで自動化が難しかった業務への適用範囲を広げています。

OCRの活用法についてはこちらのページもご覧ください

受注業務でAI-OCRが注目される背景を知る

受注業務においてAI-OCRが注目される背景には、いくつかの要因が挙げられます。まず、多くの企業で依然としてFAXや紙媒体での注文書が利用されており、これらの手作業によるデータ入力が業務負荷を高めている現実があります。

次に、人手不足の深刻化と働き方改革の推進です。少子高齢化による労働力人口の減少は、多くの業界で人手不足を引き起こしています。このような状況下で、単純作業を自動化し、従業員をより付加価値の高い業務に集中させる必要性が高まっています。

さらに、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れも大きな要因です。企業が競争力を維持・強化していくためには、デジタル技術を活用した業務プロセスの変革が不可欠です。AI-OCRは、受注業務というアナログな部分が残りやすい領域のデジタル化を促進し、DXの第一歩として取り組みやすいソリューションと言えるでしょう。

受注対応でAI-OCRを導入する具体的なメリット

受注業務にAI-OCRを導入することは、企業に多くのメリットをもたらします。ここでは、業務効率の向上、人的ミスの削減、コスト削減、そして顧客満足度の向上という4つの主要なメリットについて具体的に解説します。

注文書入力の自動化による業務効率の大幅な向上を期待する

最大のメリットは、注文書のデータ入力作業を自動化できることによる業務効率の大幅な向上です。従来、担当者が目視で注文書の内容を確認し、販売管理システムや基幹システムへ手入力していた作業をAI-OCRが代替します。これにより、1件あたりの処理時間が劇的に短縮されます。

人的ミスの削減とデータ精度の向上を実現する

手作業によるデータ入力には、どうしても入力ミスや転記ミスといったヒューマンエラーがつきものです。AI-OCRは、機械的に文字を認識しデータ化するため、人間が行うよりもはるかに高い精度でデータを処理できます。もちろん、AI-OCRも100%完璧ではありませんが、読み取り結果を確認・修正するプロセスを設けることで、最終的なデータ精度を大幅に向上させることが可能です。

コスト削減と生産性向上を達成する

受注処理にかかる時間の短縮と人的ミスの削減は、結果としてコスト削減と生産性向上につながります。まず、データ入力作業に従事していた人員の工数を削減できるため、人件費の抑制が期待できます。また、残業時間の削減にも寄与するでしょう。AI-OCR導入前後の課題と期待される効果をまとめると、以下の表のようになります。

受注処理のスピードアップと顧客満足度の向上を目指す

AI-OCRの導入は、受注処理全体のスピードアップを実現します。注文書を受け取ってから内容を確認し、システムに入力するまでの時間が短縮されることで、商品発送までのリードタイムも短縮できます。これにより、顧客はより迅速に商品を受け取ることが可能となり、顧客満足度の向上につながります。

受注処理の効率化についてはこちらの記事もご覧ください。

また、FAX受注業務の効率化についてはこちらの記事もご覧ください。

受注対応でAI-OCRを導入する際のデメリットと注意点

AI-OCRは受注業務に多くのメリットをもたらしますが、導入にあたってはいくつかのデメリットや注意点を理解しておくことが重要です。これらを事前に把握し対策を講じることで、スムーズな導入と効果的な活用が可能になります。

100%の認識精度ではない点を理解する

AI-OCRは高性能化が進んでいますが、それでも100%の認識精度を保証するものではありません。特に、極端に癖のある手書き文字、不鮮明な印字、複雑な罫線や背景模様がある帳票などは、誤認識が発生する可能性があります。そのため、AI-OCRで読み取ったデータは、必ず人間による確認・修正作業が必要となる点を理解しておく必要があります。

導入コストと運用コストを把握する

AI-OCRの導入には、初期費用や月額利用料といったコストが発生します。また、既存システムとの連携開発が必要な場合は、別途カスタマイズ費用がかかることもあります。導入後の運用フェーズでも、システム保守費用や、担当者の教育コストなども考慮に入れる必要があります。AI-OCR導入にかかる主なコストの種類を以下に示します。

既存システムとの連携の必要性を検討する

AI-OCRで読み取ったデータを有効活用するためには、販売管理システムやERP（統合基幹業務システム）といった既存システムとの連携が非常に重要です。連携がスムーズに行えない場合、AI-OCRでデータ化しても、結局手作業で別システムに再入力する手間が発生し、導入効果が半減してしまいます。

帳票フォーマットの多様性への対応を確認する

受注業務では、取引先ごとに注文書のフォーマットが異なるケースが一般的です。AI-OCR製品によっては、多様なフォーマットへの対応力に差があります。導入前に、自社で取り扱う帳票の種類や複雑さを洗い出し、検討しているAI-OCRがそれらに柔軟に対応できるかを確認することが不可欠です。

AI-OCRを選定する際の重要な比較ポイント

AI-OCR製品は数多く存在し、それぞれ特徴や機能が異なります。自社の受注業務に最適なAI-OCRを選定するためには、いくつかの重要なポイントを比較検討する必要があります。

自社の帳票に対応できる認識精度を確認する

最も重要なのは、自社で日常的に扱う注文書の文字を、AI-OCRがどれくらいの精度で認識できるかです。各AI-OCRベンダーが提供するデモンストレーションや無料トライアルを利用し、実際の帳票サンプルで読み取りテストを行うことが不可欠です。

操作性とサポート体制の充実度を評価する

AI-OCRを導入しても、操作が複雑で担当者が使いこなせなければ意味がありません。誰でも直感的に操作できるユーザーインターフェースであるか、設定や修正作業が容易に行えるかなどを確認しましょう。

また、導入時や運用開始後のサポート体制も重要な選定ポイントです。迅速かつ的確なサポートが得られる体制があるかどうかが、AI-OCRを安定して活用していくための鍵となります。操作性やサポート体制を評価する際の主な確認ポイントは以下の通りです。

セキュリティ対策と情報管理体制を確かめる

注文書には、取引先の情報や取引内容など、機密性の高い情報が含まれています。そのため、AI-OCRを選定する際には、セキュリティ対策が万全であるかを確認することが極めて重要です。クラウド型のAI-OCRを利用する場合は、データの暗号化、アクセス制御、不正アクセス防止策などを確認しましょう。

費用対効果を慎重に見極める

AI-OCRの導入にはコストがかかるため、それに見合う効果が得られるかを慎重に見極める必要があります。初期費用、月額利用料などの導入コストだけでなく、運用にかかる人件費なども含めた総コストを算出し、削減できる人件費や生産性向上効果と比較検討します。

受注業務へのAI-OCR導入を成功させるための手順

AI-OCRを導入して受注業務の効率化を実現するためには、計画的なアプローチが不可欠です。ここでは、導入を成功に導くための5つのステップを解説します。

手順1: 現状の受注業務の課題を明確化する

まず、現在の受注業務プロセスを詳細に分析し、どこに課題があるのかを具体的に洗い出します。例えば、「注文書1枚あたりの平均処理時間はどれくらいか」「手入力によるミスは月に何件発生しているか」などを把握します。

手順2: AI-OCR導入の目的と目標を設定する

現状の課題を踏まえ、AI-OCRを導入することで何を達成したいのか、具体的な目的と目標を設定します。例えば、「受注処理時間を現状から50%削減する」「入力ミスを90%削減する」といった、できるだけ数値化された明確な目標を立てることが重要です。

手順3: 複数のAI-OCRツールを比較検討する

設定した目的と目標に合致するAI-OCRツールを複数ピックアップし、比較検討します。各ツールの機能、認識精度、操作性、サポート体制、費用などを詳細に比較します。ツール選定にあたって行うべき行動を以下の表の通りです。

手順4: 一部の業務でスモールスタートし効果を検証する

いきなり全社的に導入するのではなく、まずは特定の部門や一部の帳票処理業務に限定してAI-OCRを導入し（スモールスタート）、その効果を検証することをお勧めします。このパイロット運用を通じて、実際の業務フローでの使い勝手や課題点などを把握できます。

手順5: 導入後の運用体制を構築し継続的に改善する

AI-OCRを本格導入した後は、安定した運用体制を構築することが重要です。担当者の教育やマニュアルの整備を行いましょう。また、導入して終わりではなく、定期的に効果測定を行い、目標達成度合いを確認し、改善活動を継続的に行うことで、より高い導入効果を目指します。

AI-OCRとRPAを連携させることによる受注業務のさらなる自動化

AI-OCRだけでも受注業務の効率化は期待できますが、RPA（Robotic Process Automation）と連携させることで、自動化の範囲をさらに拡大し、より大きな効果を得ることができます。

AI-OCRとRPAの役割分担を理解する

AI-OCRは、紙や画像データから文字情報を読み取り、テキストデータに変換する「目」の役割を果たします。一方、RPAは、そのテキストデータを用いて、システムへの入力や定型的なパソコン操作を自動化する「手足」の役割を担います。

連携による自動化で期待できる相乗効果を知る

AI-OCRとRPAを連携させることで、受注処理の一連の流れをシームレスに自動化できます。これにより期待できる主な相乗効果は以下の表の通りです。

このように、AI-OCRで「紙のデジタル化」を、RPAで「定型業務の自動化」を実現することで、受注業務全体のDXを大きく推進することができます。

【事例】AI-OCR導入で受注業務の課題を解決した企業のケース

まとめ

本記事では、受注対応におけるAI-OCRの活用について、基本的な知識からメリット・デメリット、選定ポイント、導入手順、RPAとの連携に至るまで幅広く解説しました。AI-OCRは、手作業が多く残る受注業務を効率化し、コスト削減や生産性向上を実現するための強力なツールです。自社の課題を正確に把握し、適切なAI-OCRを選定・導入することで、受注業務のDXを大きく前進させることができるでしょう。クラウドFAX「FNX e-受信FAXサービス 」は、各社が提供するAI-OCRソリューションと連携しています。取引先との商習慣は変わらずに、FAX上の受注に関する文字情報を識別して・データに変換し、基幹システムや販売管理システムへ連携させることができます。

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