【2024年郵便料金値上げ】FAXや郵送で納品書を送る際の課題や注意点は？送付方法も紹介
こんにちは。ネクスウェイの須藤です。
私たちネクスウェイは30年にわたって企業間取引を業務改善できる「BtoB帳票支援ソリューション」を提供してまいりました。
提供サービスには、EDI、受注FAXの電子化や、クラウドFAX送信、帳票のWEB発行などを取り扱っており、これらは納品書や請求書などの帳票の種類を問わず、送る・受け取る双方のさまざまなフィールドで活用いただいています。
最近、お客様先にて話をさせていただくご相談内容に変化を感じております。
言葉としてごく当たり前になった「DXの推進」。そのための属人的な業務の棚卸し、ITツールを活用した業務効率化や、 電子帳簿保存法・インボイス制度など新しく施行される法律への対応など、企業体制の変化と社会の変化の両方に対応していくことが要求されているようです。
属人化している業務、業務効率化が必要な業務を棚卸しする際によく登場するのが帳票の郵送業務です。 月間1万通以上の納品書や請求書を郵送している企業様へ、今回はこの帳票の郵送業務を切り替える手段について解説します。
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【建設・建築業の事例】
納品書をＷＥＢ発行に切り替えて週180時間の負荷削減に成功。
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FAXで納品書を送る具体的な手順
納品書作成からFAX送信までの流れ
まず、納品書を作成します。納品書には、取引先の情報、商品やサービスの明細、数量、価格、納品日などの基本情報を記載します。次に、作成した納品書をFAX機にセットし、取引先のFAX番号を入力します。最後に送信ボタンを押すことで、納品書が相手先に送信されます。
FAXで納品書を送る際の注意点
FAXで納品書を送る際には、いくつかの注意点があります。
- 送信先のFAX番号が正確であること
- 送信前に納品書の内容を再確認し、誤りがないかをチェック
- 送信後に相手先に到着確認を行うことで、確実に納品書が届いたことを確認する
請求書、見積書、発注書、納品書・・・帳票郵送業務の課題点とは！？
これから全4回の連載にて、帳票の中で最も自動化しにくいといわれている請求書や、日々の業務で扱うことの多い納品書など、帳票の郵送業務に着目し、その業務内容や課題、そして今後の動向についてご紹介したいと思います。
今回の第1回は、請求書や納品書など、帳票の郵送業務の内容とその課題についてお話しいたします。
EDI、FAX、郵送・・・多様化・複雑化する帳票発行手段
企業が帳票を発行する手段は、帳票の種類や送受信間の会社毎の関係性（会社規模や業務負荷など）により多様化・複雑化しているといえます。
例えば、発注書は膨大な枚数を送っている企業が多いかと思いますが、送る先・送る元の相手先の会社規模やシステム投資額が大きな企業であればEDIを採用する企業が多いでしょう。逆に、送信枚数が少なければ手動でFAXを送っている場合もあると思います。
もしくは、印刷・封入・郵送している企業もあるかと思います。このように発注書は様々な条件により手段は多様化していますし、一方、請求書や納品書の郵送業務などは比較的多いともいえます。
ちなみに、ネクスウェイのFAX配信サービスでは40％が発注書で、納品書も20％にてご利用いただいております。
課題だらけの請求書・発注書の郵送業務は今すぐ効率化すべき！
今回のテーマである帳票郵送の一般的な業務フローは、上図のように「請求データの確定・帳票作成～印刷・仕分～封入・封緘～局出し・投函」という流れで行われるのが一般的かと思います。
「これまでも同じ方法だったし・・・」「アウトソースする方がコスト高になりそう・・・」など、様々理由によってこれらの作業を自社で行っている企業様も多いことと思います。
中にはメール添付などの電子的発行を実施する企業様もいらっしゃいますが、帳票の受け手側の負荷や業務慣習を考えて、全ての取引先には適用できないというお話もよく伺います。
とはいうものの、帳票郵送業務は典型的な定型業務とも言え、人手不足や働き方改革が取り沙汰される今日においては、これらの業務課題を見直してみるのも一つの手段として効果的ともいえそうです。
Lose-Lose！お互い不幸な帳票の郵送
それでは、次に、これらの帳票郵送における業務課題を「送る側」「受け取る側」の二者の側面で考えてみましょう。
①送り手側の課題
■ 印刷・仕分・封入・封緘業務
人的作業による業務負荷がかかる（例：100通の封入に1時間要する）
郵券代、封筒代、用紙代、印刷代が発生する（例：1枚封入の場合1通100円以上）
■ 局出し・投函業務
持込、受付のための時間と手間を要する（例：持込に30分、受付待ちで1時間要する）
社外に持ち出すことによる帳票紛失のリスク
■ 発送から受領まで
物理的に時間を要する
災害時の対応
郵便局での紛失、不達のリスク
不達時、紛失時の再発行業務
■ 全体を通しての課題
繁忙期のスポット業務（月末、月初、五十日など）のための人材確保や、業務がない日の過剰人件費の発生
担当者が業務発生日に休みが取れないなど、働き方の柔軟性が損なわれる
繁忙期の残業の発生
②受け手側の課題
■ 受取業務
発送先から距離が離れている場合、イレギュラー対応が発生するリスク
- 災害時の対応
- 担当者の欠勤時にリモートワークが行えないなど、働き方の柔軟性が損なわれる
- 担当者間の回覧時の紛失リスク
- 不達時、紛失時の再発行業務
- 紙の保管コスト
約30％も…2024年10月から郵便料金が値上げされます
日本郵便の2024年の料金変更に関するページでは、郵便物の料金が引き上げられることが説明されています。
物価上昇や運営コストの増加に伴い、サービス維持のための料金改定に至ったようです。
定形郵便物25ｇ以内では 1通あたりの郵便料金は84円から110円に料金が変更になり、
毎月大量の郵送が発生する帳票の郵送業務では郵送コストの高騰が問題になってきます。
（参考）2024年10月1日（火）から郵便料金が変わります。 - 日本郵便HP
https://www.post.japanpost.jp/service/2024fee_change/index.html
このように、帳票郵送には、「送る側」「受け取る側」の双方に多くの課題があり、まさに「Lose-Lose」を生みかねない温床とも言えそうです。
今まで、従来の慣習を維持することや、人件費（作業費）などの見えないコストの考え方によって、改善の優先度を低く見積もっていた企業様もいることと思います。
しかしながら、対策によっては時間をそこまでかけずに実施できるものがあったり、IT技術・サービスが数多くリリースされたり、実現性がぐっと高くなっているものもあると思います。
次回の記事では、具体例をあげて、これらの帳票郵送業務の対策について説明させていただきます！よろしくお願いいたします。
＞＞【製造業の事例】
郵送コスト68%削減、15分で納品書を発行。帳票業務の属人化を解消した事例はこちら
https://b2bform.nexway.co.jp/case/kyubin/06-goyo-package
