FAXサーバーとは？クラウドサービスとコスト・機能を徹底比較！
こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。
企業で発生する発注書・見積書などの帳票を、システムから自動的にFAX送信されている会社様は多くいらっしゃいます。
システムから自動でFAXを送るには、
①FAXサーバーを自社で保有する
②クラウドFAXサービスを利用する
の2つの手段があります。
では、実際にどちらの方がメリットがあるのでしょうか？
この記事では、FAXサーバーとは何か、またクラウドFAXサービスのとの違いやメリット、コスト比較についてご紹介します。
＞＞FAX配信業務を効率化したい方必見
クラウドFAXサービス「FNX e-帳票FAXサービス」の資料をダウンロードする
目次[非表示]
FAXサーバーとは？
FAXサーバーとは、FAX送受信の機能を要するサーバーのことです。送信したい電子ファイルをPCや社内システムからFAXサーバーを介すことで、FAXとして送信できます。オンプレミス型FAXサービス、オンプレミス型FAXサーバーと呼ばれることもあります。
送受信には、基本的にはパソコンとモデムとFAXサーバーソフトが必要です。モデムを使わない方法については下記の記事を参考にしてください。
クラウドFAXサービスとは？
クラウドFAXサービスとは、FAXの送受信をインターネット上で行えるサービスです。わざわざ自社でFAXサーバーを構築しなくても、PCからのFAX送受信やシステムと連携した自動FAXが実現できます。
ASP型FAXサービス、インターネットFAXと呼ばれることもあります。
「高い」と思いがちなクラウドFAXサービス、実際のところは？
クラウド型の各種サービスが普及しはじめた頃は、クラウド移行のメリットの一つとして、「オンプレミス型よりもコストが削減できること」がよくあげられていました。
一方で、クラウドの活用方法が多様化してきたなか、「クラウド＝コスト削減」とはいえず、むしろ「クラウドは高い」という声も増えているようです。
弊社もFAXサービスをご提案するなかで、
オンプレミス型は、サーバ・その他周辺機器・開発費用など初期費用が高額になるんでしょう？
クラウド型は、初期費用は少ないけど、月額費用がかかり、トータルでオンプレミス型よりも高額になるんでしょう？
といったお声をいただくことが多くあります。
そこで、次項以降でそれぞれの比較についてお伝えいたします。
FAXサーバーのコスト
①初期費用
サーバ、ソフトウェア、モデム、ライセンス費用などが発生します。
メーカーで保守も含めセットになっている場合もありますが、8回線であれば200万円弱程かかります。加えて、開発費用に数十万円、ベンダーへ依頼する場合、上記開発費用とは別にベンダーへ保守費用を支払うケースもあります。
また、この費用が、一般的なサーバーリプレイス時期といわれる、5年毎に発生することになります。
②月額費用
通信費、回線使用料が発生します。通信費は、アナログ電話、ひかり電話に分けられ、アナログ電話は、距離に依存し、ひかり電話は一律の料金になります。キャリアにより、大量値引きの例もあるそうです。
また、利用する回線数に応じて回線使用料が発生します。１回線につき2,000円〜4,000円の費用が発生します。
また、これらの費用はBCP対策等により冗長化を行う場合、より高額になります。
クラウドFAXサービスのコスト
①初期費用
クラウドFAXサービス提供会社へ連携するFAXの原稿データがテキストデータ（CSV）なのか、イメージデータ（PDF、TIFF）であるのかによって変わってきます。
テキストデータである場合、提供会社で帳票レイアウトの作成を依頼する必要があり、１レイアウトに付き数万円〜数十万円の費用がかかります。イメージデータの場合は上記の費用はかかりません。
その他、原稿データの連携部の開発に数十万円かかります。
②月額費用
FAX送信1枚毎に発生する従量料金、基本料金により構成され、その他費用は基本的に発生しません。
FAXサーバーとクラウドFAXサービスのコスト比較
今までのコストについて試算したのが下の表です。
※コスト試算は一例となり、お客様の構成・送信枚数によってはこの通りとはなりません
前提条件にもよりますが、5年間での比較では、オンプレミス型FAXサーバー（BCP対策なし）のほうが、クラウドFAXサービスより300万円ほど安くなるということがわかります。
ただし、この試算は「BCP対策なし」のコストとなり、BCP対策ありのオンプレミス型FAXサーバーの場合、クラウドFAXサービスは200万円ほど安くなるということがわかります。
＞初期費用0円！クラウドFAXサービス「FNX e-帳票FAXサービス」の料金プランを見る
BCP対策の有無によってコストに大きな差が出ることがわかりましたが、FAXサーバ・FAXサービスにどの程度のBCP対策を講じればいいのでしょうか？次章で解説します。
FAXサーバーとクラウドFAXサービスの機能比較
クラウドFAXサービスのメリットとして、配信速度の担保、BCP対策、冗長化、データセンターでの管理、運用の手間が不要などがあげられます。
とは言うものの、FAXサーバーを自社で保有するか、提供会社のFAXサーバ＾を利用するかの違いであり、オンプレミス型でも相応の費用を投資すればクラウド型と同等スペックのサーバーを用意することはできます。
そのため、機能面のスペックについては、投資する金額に依存するとも言えます。
求める要件に「必要十分に適した投資」の判断を！
クラウドFAXサービスと同等のスペックをオンプレFAXサービスで準備する場合、多額の費用が発生することが多く、自社で求める要件に応じたレベルのシステム投資がポイントになります。
求める要件のレベルにもよりますが、クラウドFAXサービスの方が費用として抑えられる場合が多いといわれ、大量配信される会社にとっては、求めるシステム要件も高くなることから、導入メリットは大きくなると言えます。
また、必要なシステム要件が高くなくとも、クラウドFAXサービスは、複数の利用会社で共用利用となるため、すべての会社に同等の品質を提供することになります。すなわち、特別な費用を支払うことなく、高スペックな機能を利用できるということです。
例えば、自社で冗長構成のFAXサーバーを用意しようとした場合、5年間で約1,584万円のコストがかかりますが、クラウドFAXサービスであれば約1,378万円で導入可能です。同等スペックのサーバーを利用できるにも関わらず、月額3万円、5年間累計では200万円近くのコスト削減につながります。
※コスト試算は一例となり、お客様の構成・送信枚数によってはこの通りとはなりません
昨今の、BCP対策やクラウド型サービスの浸透、運用人材の削減など、以前は要件とならなかった事項も、今後は必要要件となることも考えられます。
高額だと思われがちなクラウド型も、「ただ高額である」のではなく「必要十分に適した投資」と判断できるかもしれません。
また、昨今のFAXを取り巻く環境の変化により、FAXそのものの必要性がずっと続くかは不透明と言えるでしょう。このような状況をうけ、FAXサーバーへ投資するのか、クラウドFAXサービスへの切り替えるのか、検討するのもいいでしょう。
まとめ
ネクスウェイのクラウドFAXサービス「FNX e-帳票FAXサービス」は、システムから出力される、発注書・納期回答書・支払通知書などのデータをお送りいただくだけで、取引先へ帳票を自動でFAX送信するサービスです。
クラウド型だから、従来のようなFAXサーバの構築や、モデムやFAX回線の保有は必要ありません。また、サービスが保有する大量の回線を利用して帳票FAXをスピード配信いただけます。
900社以上の導入実績がある、経験豊富な弊社にぜひご相談くださいませ。
FAX配信業務の効率化ができる「e-帳票FAXサービス」の導入事例を資料請求する【無料】
