【調査報告】企業間取引におけるFAX受信の実態調査

従来は、紙を使用して行うしかなかったFAXの受信ですが、現在はパソコンでも受信・編集・返信などが可能な、FAX電子化サービスを利用する企業も増えています。

そこで、ネクスウェイでは、2019年10月～12月に「企業間取引におけるFAX受信の実態調査」と題したアンケート調査を実施いたしました。

その結果のご報告とともに、FAX電子化における検討ポイントについて改めて考えたいと思います。

FAX受信「電子化していない」が6割に到達

「電子化済み」「電子化の予定あり」と回答した企業は、全体の4割弱に留まり、6割近くの企業が電子化をしていない実態がわかりました。

紙の多い企業ほど電子化が進む

受信するFAX枚数ごとの傾向で見ると、比較的大量のFAXを受信する501枚／日以上の企業では、「電子化済み」「電子化の予定あり」で100%となり、電子化が進んでおり、大量のFAXに起因する課題を電子化によって解決したいという傾向が見られました。

一方で、0～50枚／日と一番受信枚数が少ないレンジの企業であっても、約3割の企業では電子化を実施・検討中ということもわかり、受信枚数が少なくても電子化ニーズはあることもわかりました。

受信FAXに関する課題は多岐にわたる

FAX受信における課題については、「紙が多い」「紙の仕分けが手間」「外出先からFAXが見れない」「FAX機まで取りに行くのが手間」「紙の保管が手間・コストがかかる」など、いずれの選択肢も一定の割合の企業が選択し、課題が多岐にわたることがわかりました。

電子化した企業のうち、約6割の企業が課題を解決できていない！？

電子化した企業のうち、「課題が解決できた」と回答した企業は約3割に留まり、「一部課題が残った」「新たな課題が発生した」「解決できていない」など、約6割の企業が電子化をしたにも関わらず課題解決ができなかったことがわかった。

導入前に、操作性・管理面を確認することが重要！？

電子化によって解決できなかった・新たに生じた課題を聞いたところ、一番多かったのが「結局プリントアウトしている」で、22名と約半数の企業が回答しました。この課題はどのサービス・ソフトを選んでも運用やルールによって生じる可能性がありますが、注目すべきは2位以下です。

2～3割の企業が回答した、「仕分けに制限がある」「フォルダ管理ができない・しにくい」「検索がしにくい」「ソフト管理の手間がかかる」などの課題は、ソフトの操作性や管理面に関する課題です。つまり、導入前に操作性・管理面を充分に検証することが重要であるといえそうです。

昨今、目にする機会も多いFAX受信の電子化ソフトやサービスですが、安易な導入は現場の混乱だけでなく、生産性の低下も招きかねません。

ネクスウェイの自動FAX受信サービス「FNX e-受信FAXサービス」は、

• 直感的に使える画面
• ユーザ側で自由に設定できるフォルダ・ステータス
• 自動仕分け

などの面でご評価をいただいています。

現状のFAX受信業務に課題感を覚えている企業様は、ぜひご相談ください。

＞＞FAX受信業務の効率化ができる「e-受信FAXサービス」の資料をダウンロードする【無料】

「FNX e-受信FAXサービス」のお問い合わせはこちらから