受発注とは？電子化して業務効率UPする方法をご紹介

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

働き方改革の推進やペーパーレス化の重要性が叫ばれている現在も、FAXによる受発注を続けている現場は少なくありません。取引先への受発注業務を効率化することは可能なのでしょうか？

この記事では受発注を効率化する方法やメリット、電子化するにあたっての障壁や対応策をご紹介します。

FAXによる受発注業務にお困りの担当者さまはぜひご一読ください。

受発注とは？

受発注業務とは、顧客から注文を受け、商品やサービス提供する一連の業務の総称です。自社が提供する商品やサービスの注文を受ける「受注業務」、そして相手先企業から提供される商品やサービスを注文する「発注業務」に分けられます。

受発注の流れ

受発注業務の基本的なフローは以下の通りです。

1. 見積もり
2. 発注確定（契約締結）
3. 商品の発送・受領
4. 支払い・請求

それぞれの具体的なフローは、以下の記事で解説していますのでご覧ください。

受発注業務を効率化するポイント

受発注業務を効率化する4つのポイントについて解説します。

業務フローを可視化し、課題を洗い出す

まずは、現状の受発注業務のフローを可視化し、課題がどこにあるか明確化することが重要です。

属人化している業務があると、担当が変わった際や急なお休みの際に、混乱が生じてしまします。業務を標準化し、マニュアルを作成することで、教育時間の短縮にも繋がります。また、無駄な業務があると、業務負荷が膨らんでしまいます。本来はやらなくてよい業務や、複雑化している業務などの精査が重要です。

システムを見直す

課題解決のために、基幹システムや受発注システム、周辺システムを見直すことは、受発注業務を効率化する方法の一つです。

システムを見直すことで、社員が人力で行っていた受発注業務を効率化したり、自動化したりできます。また、各種システムを自動連携できれば、入力や転記の手間がなくなるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。

アウトソーシングやBPOを活用する

今まで、効率化する方法についてお伝えしてきましたが、「そうは言っても、ノウハウもないし人材も足りない」という場合には、アウトソーシングやBPOサービスの活用も検討するといいでしょう。

アウトソーシングやBPO事業社は各種ノウハウを蓄積しているため、受発注業務の効率化のプロです。自社での人材採用や業務フロー整理の手間を省略できますので、自社の従業員はコア業務に注力したまま、受発注業務を効率化することができます。

受発注を電子化するためのシステム「EDI」

FAXの受発注にともなうストレスは多くの企業で問題視されています。もちろん、昨今のペーパーレス化、業務効率化のニーズにともない、FAXの受発注を電子化する取り組みを行っている企業も少なくありません。

実際に、FAXの受発注を電子化するためのシステムは存在します。EDI（Electronic Data Interchange）やWEB受発注システムです。

EDIとは

EDIは、受発注のほか出荷、請求、支払いといった情報をデータ化し、通信回線を通じて企業間で共有する電子商取引の仕組み・システムを意味します。具体的には以下のようなメリットが期待できます。

• ペーパレス化
• 受発注の速度上昇、効率化
• ヒューマンエラーの低減

「自社と取引先をつなぐツール」という性質上、自社だけでなく取引先も共同で利用することが前提です。詳しくは以下の記事で解説しています。

また、EDIは「従来型EDI」と「WEB-EDI」に分けられます。以下では、それぞれについて簡単にお話ししましょう。

EDIの種類

①従来型EDI

後述するWEB-EDIの台頭にともない、これまでのEDIは「従来型EDI」と呼ばれ区別されています。主に一般の電話回線を通信回線としても用いるEDIです。また、利用する端末には専用ソフトのインストールが必要です。

2024年にはISDNのデータ通信終了が決まっており、従来型EDIからインターネット回線を利用したWEB-EDIへの移行が進むと考えられております。

従来型EDIには以下のような種類があります。

WEB-EDI

WEB-EDIはインターネット回線を用いてデータのやり取りを行うEDIです。電話回線を利用する従来型EDI以上に高速かつ安定した通信が可能になります。

また、専用ソフトのインストールが不要なので、PCとインターネット回線があればすぐに始められることもメリットと言えます。

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受発注業務の電子化を妨げる要因

上述したEDIをはじめ、受発注を効率化するためのサービスは多数展開されています。しかし、魅力を感じていたとしても、自社の判断だけで導入することはできません。また、導入したとしても100%の効果を実感できないこともあります。

ここでは、電子化を妨げる要因や効果を実感できない要因について解説します。

取引先との関係性

EDIの導入に踏み切れるかどうかは、取引先の状況にもよって異なります。取引先が大手であればコストの点から比較的導入が容易です。しかし、取引先には経済的な余裕がない中小企業もふくまれます。こうした企業は、コストをかけてEDIを導入することに消極的な場合があります。

また、業界によっては、世代交代前・文化・風土といった問題から、そもそもシステムに馴染みがないケースもあります。実際には、業界トレンドの変化や取引先の世代交代などを待つしかなく、すぐには導入に踏み切れないことも少なくありません。

「取引先との連絡のために用いる」というツールの性質上、実際に導入する際には自社以外の取引先のことも考えなければならないのです。

システムの乱立

もうひとつ注意しなければならないのが、システムの乱立です。上述したとおりEDIには複数の種類があり、取引先とのやり取りが可能なものを選ぶ必要があります。

取引先ごとに異なるEDIシステムを導入すると、利用するシステムの乱立からかえってやり取りが煩雑になってしまうことも少なくありません。導入するEDIを限定すると一部の取引先とのコミュニケーションのみの効率化にとどまり、期待していたほどの効果が得られないこともあるでしょう。

このように、EDIによる受発注の根本的な効率化を目指すうえでは、一部だけではなく取引先全体と調整を進める必要があります。

受発注の電子化におすすめなサービス

①FAX、WEB画面などが併用できるEDIサービス

EDIのメリットは多いものの、上述したように取引先との調整が難しく導入できないことも少なくありません。発注データをシステムに入力すると取引先へFAX送信されるような、WEB画面とFAXなどの複数手段を併用できるサービスであれば、取引先への負担なく始められるでしょう。

EDI選定の際には、自動FAXサービスとの連携も確認してみるといいでしょう。

FAXでのやり取りを希望する取引先には、コミュニケーションは変わらずFAXで行われるため、取引先への負担はありません。

②OCR・RPA

OCRやRPAも受発注の電子化にはおすすめなサービスです。受信したFAXを、OCR（光学文字認識）技術を使ってテキストデータ化し、基幹システムへの入力処理をRPA（Robotic Process Automation）で自動化すれば、FAXのデータ化や入力処理を効率化できます。

ただし、かすれた文字や傾いた文字などの手書き帳票の場合には識字率が高くない場合もありますので、導入前には実際の帳票を用いてどの程度データ化できるか確認するといいでしょう。

③FAX電子化サービス

FAXを電子化でき、FAXを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができる「FAX電子化サービス」の導入もおすすめです。

取引先は従来どおりFAXを使い続けることができるため、取引先へのオペレーション変更を依頼する必要は一切ありません。自社のみでFAX業務の効率化を実施できる点がメリットです。

また、導入コストについても比較的安価なものが多く、導入しやすいといえます。クラウド型のサービスを選べば、万が一運用がうまくいかなかった際の解約もしやすいです。

まとめ

取引先との調整を考えると、FAXの受発注業務をすぐに電子化するのは難しいのが現実です。しかし、FAX電子化サービスを利用すれば、取引先に強いることは何もありません。

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株式会社ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、FAX番号を変更せずに利用できる受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。専用のアダプタを設置するだけで利用できるため、基幹システムの改修やFAX番号の変更などの手間がかかりません。

非効率はFAX注文を効率化したいものの、FAXをなくすことは難しいとお困りの方は、気軽にお問い合わせください。

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