受発注業務をすぐに電子化することは可能か？

ペーパーレス化の重要性が叫ばれている現在も、FAXによる受発注を続けている現場は少なくありません。取引先への受発注をすぐに電子化することは可能なのでしょうか？

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1. FAXの受発注を電子化するためのシステムは存在する

FAXの受発注にともなうストレスは多くの企業で課題視されています。もちろん、昨今のペーパーレス化、業務効率化のニーズにともない、FAXの受発注を電子化する取り組みを行っている企業も少なくありません。

実際に、FAXの受発注を電子化するためのシステムは存在します。EDI（Electronic Data Interchange）やWEB受発注システムです。

EDIは、受発注のほか出荷、請求、支払いといった情報をデータ化し、通信回線を通じて企業間で共有する電子商取引の仕組み・システムを意味します。具体的には以下のようなメリットが期待できます。

• ペーパレス化
• 受発注の速度上昇、効率化
• ヒューマンエラーの低減

「自社と取引先をつなぐツール」という性質上、自社だけでなく取引先も共同で利用することが前提です。

また、EDIは「従来型EDI」と「WEB-EDI」に分けられます。以下では、それぞれについて簡単にお話ししましょう。

- 従来型EDI

後述するWEB-EDIの台頭にともない、これまでのEDIは「従来型EDI」と呼ばれ区別されています。主に一般の電話回線を通信回線としても用いるEDIです。また、利用する端末には専用ソフトのインストールが必要です。

2024年にはISDNのデータ通信終了が決まっており、従来型EDIからインターネット回線を利用したWEB-EDIへの移行が進むと考えられております。

従来型EDIには以下のような種類があります。

個別EDI 

取引先ごとに個別の通信形式・識別コードを用いるEDIです。取引先が増えると追加で通信形式、識別コードを拡張する必要があるため手間がかかります。

標準EDI 

規格化された通信形式や識別コードを用いて、複数の企業とやり取りできるEDIです。

業界VAN 

特定業界に特化したネットワーク技術を用いて、同じ業界内の企業とのやり取りを行うEDIです。標準EDIの一種として分類されています。

- WEB-EDI

WEB-EDIはインターネット回線を用いてデータのやり取りを行うEDIです。電話回線を利用する従来型EDI以上に高速かつ安定した通信が可能になります。

また、専用ソフトのインストールが不要なので、PCとインターネット回線があればすぐに始められることもメリットと言えます。

2. 電子化は自社だけでは進められない

上述したEDIをはじめ、受発注を効率化するためのサービスは多数展開されています。

しかし、魅力を感じていたとしても、自社の判断だけで導入することはできません。

「取引先との連絡のために用いる」というツールの性質上、実際に導入する際には自社以外の取引先のことも考えなければならないのです。

3. 受発注業務の電子化を妨げる要因

EDIの導入に踏み切れるかどうかは、取引先の状況にもよって異なります。取引先が大手であればコストの点から比較的導入が容易です。

しかし、取引先には経済的な余裕がない中小企業もふくまれます。こうした企業は、コストをかけてEDIを導入することに消極的な場合があります。

また、業界によっては、世代交代前・文化・風土といった問題から、そもそもシステムに馴染みがないケースもあります。実際には、業界トレンドの変化や取引先の世代交代などを待つしかなく、すぐには導入に踏み切れないことも少なくありません。

4. 導入効果を体感できない場合

もうひとつ注意しなければならないのが、EDIシステムの乱立です。上述したとおりEDIには複数の種類があり、取引先とのやり取りが可能なものを選ぶ必要があります。

取引先ごとに異なるEDIシステムを導入すると、利用するシステムの乱立からかえってやり取りが煩雑になってしまうことも少なくありません。

導入するEDIを限定すると一部の取引先とのコミュニケーションのみの効率化にとどまり、期待していたほどの効果が得られないこともあるでしょう。

このように、EDIによる受発注の根本的な効率化を目指すうえでは、一部だけではなく取引先全体と調整を進める必要があります。

5. 選ぶならFAX、WEB画面などが併用できるEDIサービス

EDIのメリットは多いものの、上述したように取引先との調整が難しく導入できないことも少なくありません。発注データをシステムに入力すると取引先へFAX送信されるような、WEB画面とFAXなどの複数手段を併用できるサービスであれば、取引先への負担なく始められるでしょう。

EDI選定の際には、自動FAXサービスとの連携も確認してみるといいでしょう。

FAXでのやり取りを希望する取引先には、コミュニケーションは変わらずFAXで行われるため、取引先への負担はありません。

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取引先との調整を考えると、FAXの受発注業務をすぐに電子化するのは難しいのが現実です。しかし、自動FAXサービスと連携していれば、取引先に強いることは何もありません。

WEB画面とFAXなどの複数手段を併用できるサービスであれば、取引先への負担なく始められるでしょう。EDI選定の際には、自動FAXサービスとの連携も確認してみるといいでしょう。

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