1.電話回線の接続	FAX機の送信側・受信側の間で電話回線の接続が行われます。この接続は「“呼”の設定」といわれます。この設定が完了すると、信号をやり取りする回線が確立します。
2.伝送速度や機能の決定	データを送信する際には、事前に送受信の機器間で伝送速度、用紙サイズ、解像度などを決定しなければなりません。回線の接続後に機器間での交渉が行われ、伝送速度や利用するFAX機能が決定されます。
3.符号変換	画像データ処理に適した形態に変換します。この作業は、データの「符号化」と呼ばれます。
4.データの伝送	符号化されたデータが、電話回線を通じて受信側へと伝送されます。
5.“呼”の切断	データの伝送が終わると、“呼”の設定で接続された電話回線が切断されます。

③印刷

受信側の機器で画像データが受け取られ、セットされている用紙に印刷されます。

FAX送信にかかる時間は？

上記のようなフローで届くFAXですが、その送信にはどれくらいの時間がかかるのでしょうか？

一般的には、A4サイズの文書を1枚送信するのにかかる時間は以下と言われています。

G3規格のFAXモデム　　約1分

スーパーG3規格のFAXモデム　約30秒

なお、FAXの送信速度は、「1枚あたりの処理速度」「送信側が保有している回線数」によって決まります。

専用の基幹システムやFAXサーバーなどがあれば送信までの工程を効率化できますが、FAXの送信速度そのものが速くなるわけではないため、注意が必要です。

FAX送信速度を決める要因①1枚あたりの処理速度

「1枚あたりの処理速度」は、以下の内容によって変化します。

送信する側のモデムの性能

受信する側のモデムの性能

FAX原稿

ただし、モデムの性能については、送信側と受信側を比べてより性能が低いものに合わせられます。したがって、送信側がいくら高性能のモデムを用意しても、受信側のモデムが低性能では、低性能のスペックに依存して低速になってしまうのです。

また、FAX原稿は、黒い部分が多いほど時間がかかります。グレーの場合、白と黒の点がより細かくなるため、データが大きくなりさらに送信時間がかかることがあります。

FAX送信速度を決める要因②送信側が保有している回線数

FAXを大量に送信する場合、保有する回線数は送信速度への影響が特に大きい要素です。単純に、回線数を増やせばFAXの送信速度を速くすることができます。

ただし、回線数を増やすと、当然ながら初期コストが発生し、ランニングコストも増えることになるため、注意が必要です。

繁忙期のFAX送信量に合わせて回線数を調整すると、反対に通常期・閑散期には持て余してしまうかもしれません。FAXの送信先である顧客・取引先が増えるたびに回線数を増設していると、この繁忙期と通常期・閑散期の差によるロスが大きくなっていきます。

こうした理由から、「配信速度を上げるために回線数を増やす」という選択は必ずしも正解とはいえないのです。

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豊富な回線を利用してFAX送信スピードを早くするには？

上述したように、BtoBのFAX配信には配信速度が求められます。また、回線数を増やすことも繁閑差やコストの面からおすすめできません。

そうした課題を解決するのが、クラウドFAX送信サービスです。通常、クラウドFAXの事業者は多くの回線を保有しています。大量のFAX送信で利用した場合も、スムーズに送達が可能です。

ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は数千という豊富な回線を保有していますので、数千枚規模でも3～5分程度という圧倒的な配信スピードを実現しています。一度に最大200宛先までの同時送信が可能です。

本サービスをご利用いただき、それまで1日数時間かかっていたFAX配信が数分に短縮されたお客様の実例もございます。また、急な予定変更により、特定日に数千枚単位の送信が集中した場合も対応可能です。

FAX送信時間を従来の0.4％に削減。貴重なマンパワーの効果的活用と顧客満足度の向上【株式会社バートル様×株式会社アクトシステムズ様事例】ワークウェアの製造・販売メーカーである株式会社バートル樣。顧客へのFAX送信にFNX e-帳票FAXサービスを採用し、FAX送信が750分から3分と大幅削減！顧客への提案機会も生まれ、満足度向上につながっているそうです。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

受け手の環境によっては伝送に失敗することも

伝送の確実性に優れるFAXですが、受信側の環境によっては伝送に失敗する可能性も否定できません。FAX伝送に失敗しやすいのは以下のような環境です。

FAX伝送に失敗しやすい環境①基地局から遠い場合

受信の現場が基地局から遠い場合、FAX信号が弱くなり伝送に失敗することがあります。都心部ではほとんど心配がないケースですが、山奥の宿泊施設などでは十分に起こり得るトラブルです。

FAX伝送に失敗しやすい環境②アナログ回線しか対応していない場合

電話回線にはアナログ回線、デジタル回線、光回線といった回線種別があります。受信側がアナログ回線にしか対応していない場合、他の回線ではFAXを受け取れません。

FAX伝送に失敗しやすい環境③キャリアが限定されている場合

受け手の環境によっては、特定のキャリアでしかFAXを送信できないケースがあります。

FAXが送信できない原因は？不達トラブルを回避する方法を解説！ FAXが送信できない原因は、FAX回線が使用中の場合や受信側機器のトナー・用紙切れ・故障などさまざまな理由があります。FAXが送信できない・不達になる原因や不達による問題、不達管理の手間を軽減するための解決策について解説しています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

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伝送失敗によって考えられる問題

上述した受信側環境によって伝送が失敗した際に考えられる問題は以下のようなものです。

画像の乱れ

黒い線など、出力される画像に乱れが生じることがあります。送信側機器の読み取り部分の汚れ、受信側機器の故障などさまざまな要因が考えられますが、受信側の環境もそうした要因のひとつです。

送信の中断

送信自体が中断してしまうこともあります。複数ページの原稿を送る場合、受信側でページが欠けて出力されるケースも一般的です。

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ビジネス文書は早く・正しく送られることが前提

言うまでもなく、ビジネス文書は受信側の環境に関わらず早く・正しく送られることが前提です。

FAXで送られるビジネス文書の代表例として、受発注書、納品書、支払通知書などが挙げられますが、これらの書類は早く、かつ精細に印刷されないと受取側との間で誤解などのトラブルに発展する可能性があります。

送信の中断による伝達ミスも回避しなければなりません。特に、細かな数字が記載された書類はエラーなく印刷される必要があります。

自動FAX送信で送達結果の確認は必須業務でFAXを送る場合は送達管理が重要です。1枚の不達が大きな問題に発展することも考えられます。こちらでは不達のリスクや、不達を防ぐための送達管理についてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

送信効率化とエラー回避を両立するクラウドFAX送信サービス

大量のFAX送信業務を効率化するクラウドFAX送信サービスは、上述したような送信エラーを回避するうえでも便利です。

サービス事業者のなかには、送信エラーの具体的な原因を究明し、確実な送達に努めてくれるものもあります。ビジネス帳票の場合、送信遅延やエラーが大きなトラブルになることも否定できません。

クラウドFAX送信サービスを導入する場合は、そうした確実な送達をサポートしてくれる事業者を選びましょう。

まとめ

ネクスウェイは、お客様が送信するビジネス文書の緊急性・重要性を理解し、確実な送達を目指しています。

単なるサービス提供事業者としてではなく、「FAX送信のスペシャリスト」としてなんでもご相談ください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

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