【FAXのセキュリティ対策】FAX送受信時のリスクと対策を解説

こんにちは。「FNX e-帳票FAXサービス」ライターチームです。

業務上FAXを使用しなければいけないケースも少なくありません。その際、FAX使用のセキュリティリスクが気になっている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、FAXにはどのようなセキュリティリスクがあるのか、また必要なセキュリティ対策やポイントなどについても紹介します。

FAXのセキュリティについて気になっている方は、ぜひ参考にしてください。

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複合機でのFAX送受信におけるセキュリティの課題点

複合機でFAXを送受信する際、どのようなセキュリティリスクがあるのか解説します。

誤送信のリスク

誤送信による情報漏洩リスクがあります。誤送信には主に3つの原因があるため、ここではそれぞれの原因について解説します。

短縮番号の押し間違い

FAXを頻繁に送る企業の場合、短縮ダイヤルを設定しているケースも多いでしょう。その際、短縮番号を押し間違えてしまって、誤送信するケースも少なくありません。

短縮ダイヤルでは簡単な操作でFAXが送れてしまうため選択間違いに気づきにくく、A社にFAXを送るつもりがB社に送ってしまうということが起こりやすくなります。

アドレス帳の登録ミス

アドレス帳の登録ミスによって、誤送信が起こるケースもあります。アドレス帳に登録している場合、姓や企業名などを入力すると候補を表示する機能がありますが、候補をしっかりと確認せずに選んでしまうと、誤送信が起こる可能性が高いです。

0発信忘れ

0発信とは、オフィスの電話やFAXを使う際、はじめに0をダイヤルすることで、外線をかけられる状態に切り替える作業です。0発信を忘れた場合、別の企業に誤送信されてしまう可能性があります。

例えば、「03123～」というような番号だった場合、0発信を忘れると最初の0で外線に切り替わり、「3123～」という番号を使っている企業などに送信されてしまいます。

置き忘れのリスク

誤送信以外にも、物理的に情報漏洩してしまうケースもあります。FAXを受信した際には、受信トレイに用紙として残ります。すぐに受信トレイから回収すれば大きな問題にはなりません。

しかし、そのまま放置してしまったり、置き忘れてしまったりすると、内容が多くの人の目に触れる可能性が高まり、情報漏洩リスクが高まります。

複合機でのFAX使用に必要なセキュリティ対策

ここでは、複合機でFAXを使用する際に必要なセキュリティ対策を紹介します。

誤送信を防ぐ

前述したように、「短縮番号の押し間違い」「アドレス帳の登録ミス」「0発信忘れ」の3つが誤送信の主な理由になるため、これらを起こさないように送信先を入念に確認する、0発信を意識することが重要です。

クラウド型FAXサービス（インターネットFAX）には、誤送信が起こらないような工夫がされているため、導入を検討するのも対策の1つとしておすすめです。

受信トレイのFAXを放置しない

受信トレイのFAXを放置しないことも大切です。放置するとその分情報漏洩のリスクが高まるため、置き忘れないように意識しましょう。

注文書や請求書といった受発注に関わる書類を置き忘れたり紛失したりすると、再発注や納期のリカバリ、お詫びなどのさまざまな手続きが必要になるため、注意しましょう。

クラウド型FAXサービスにおけるセキュリティ対策のポイント

クラウド型FAXサービスとは、インターネットにつながったパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用してFAXの送受信ができるサービスです。

クラウド型FAXサービスには、さまざまなセキュリティ対策が施されています。

誤送信防止の工夫がなされている

FAXにおけるセキュリティの大きな課題は、誤送信です。複合機でFAXを送る際、どうしても誤送信のリスクが高くなりますが、クラウド型FAXサービスでは誤送信防止へのさまざまな工夫がなされています。

例えば、管理画面からFAX送信が可能なクラウド型FAXサービスでは、管理画面に送信先の番号登録が可能です。また、送信前に画面で再確認できるものも多く、送信先と送信内容の確認ができるため、誤送信を防止できます。

IDとパスワードを入力してログインする

クラウド型FAXサービスでは管理画面へアクセスして受信データを取得する場合、IDとパスワードを入力してログインする必要があります。簡単にログインできない仕様になっているため、セキュリティが保ちやすいです。

SSLによって暗号化されている

クラウド型FAXサービスは、管理画面がSSL化されているものが多いです。SSL化とはインターネット上の通信を暗号化する技術で、外部から内容を盗み見される心配が少なくなります。

管理画面がSSL化されていることにより、受信したデータもすべて暗号化されます。外部からの読み取りや不正アクセス、改ざんといった情報漏洩のリスクが大幅に軽減されており、セキュリティ面での安心感が高いです。

基幹システムとの連携で誤送信防止

クラウド型FAXサービスでは、受発注システムや販売管理システムといった基幹システムなどと連携が可能できるものもあります。これにより、送信内容を紙として出力せずに基幹システムから直接クラウド型FAXサービスに連携し、FAX送信ができます。

人の手を介さず送信する仕組みとすることで、情報漏洩のリスクが低下します。

また、データ連携をしてFAX送信することにより、ダイヤルの選び間違いやボタンの押し間違い、操作ミスといった人的ミスによる誤送信をなくすことが可能です。

FAXの送受信の記録を残せる

クラウド型FAXサービスは、FAXの送受信の記録が残るため、送受信の記録を確認したい場合にも便利です。例えば、日時や宛先、送達結果だけでなく、実際に送信した原稿データの内容などがサーバ上に残ります。

また、クラウド型FAXサービスであれば、インターネットにつながってさえいればスマートフォンやタブレットなどからもデータの確認が可能で、外出先や出張中に送信内容などを確認したい場合でも便利です。

送信済の原稿の放置による情報漏洩を防げる

送信済みの原稿を放置することによる情報漏洩も防げます。複合機などで送信する場合には、データを紙として出力し、手送りしなければいけません。その際、送信した原稿を複合機などに放置してしまうミスが起こる可能性もあります。

紙の場合、そのまま紛失したり破棄されてしまったりするリスクがありますが、データとして送信するクラウド型FAXサービスならそのリスクがありません。

まとめ

複合機などでFAXを送受信する際には、誤送信や情報漏洩といったセキュリティリスクがあります。その点、クラウド型FAXサービスであれば、さまざまなセキュリティ対策が施されているため、リスクを軽減しながらFAXの送受信が可能です。

ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」はクラウド型帳票FAXサービスの分野で業界最大手、国内サービスによる安心の運用サポートとサービスの安定性に定評があります。納期回答書や支払通知書などのデータ送信と同時にFAX送信を完了させるなど、業務効率化・セキュリティ対策・ペーパーレス化に役立つ機能を備えています。

日々のFAX送信で誤送信のリスクを抱えている企業は、ぜひご活用ください。

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