インターネットFAXとは？一般的なFAXとの違いや利用方法、導入のメリットなど解説 インターネットでFAX業務を効率化！メリットと自社に合う選び方

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

インターネットの普及が進み、ツールも多様化するにつれて、ビジネスのスタイルもさまざまな面で変化してきました。

この記事では、受注発注業務にFAXを利用し、日々大量のFAXを受信している企業のご担当者様や情報システム部門の担当者の皆さまに向けて、インターネットFAXについてご紹介します。

インターネットFAXの概要や仕組み、メリットから、料金や利用方法、一般的なFAXとの違いまで解説していますので、ぜひ検討の参考にしてください。

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インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネットにつながったパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用してFAXの送受信ができるサービスです。クラウド型FAXサービスやクラウドFAX、WEB FAXなどと呼ばれることもあります。

従来のFAXは、FAX機や複合機から紙を読み込むと、紙に書かれた内容が信号に変換され、FAX回線を通して送信を行っています。

インターネットFAXの場合も作成した原稿を送信できるように信号に変換する点は同じですが、パソコン上のWEB管理画面から相手に送信するできる点が異なります。相手側が一般のFAX機でも通常通り送受信できます。

相手側からのFAXはPDFやTIFF形式で届き、そのままパソコン上で管理することが可能です。受信したFAXのファイルの拡張子はサービスによって異なることもあるので、確認が必要です。

在宅勤務や外出先でも使える利便性や従来のFAXに比べて初期費用の削減につながる、社内管理工数が削減できるなどのメリットもあります。ただし利用するサービスによって経費削減の効果は異なり、必ずしもコストカットになるわけではありません。

インターネットFAXとクラウドFAXは、どちらもクラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるところは共通しています。ただし、細かな定義については、メーカーやサービス提供会社によって異なります。

クラウド型のFAXサービスは、送受信に

1. インターネット回線を利用するタイプ
2. 既存の電話回線をそのまま使うタイプ

の2種類があります。ただし、上述の1.と2.両方のタイプを含める場合や、1.だけを意味する場合がありますので、サービス検討時には注意が必要です。

例えば、インターネット回線を利用するタイプの場合、FAX番号を変えなければならない場合もありますが、既存の電話回線をそのまま使うタイプは今使っているFAX番号を変える必要がありません。

従来のFAXとの違い

従来のFAXとインターネットFAXでは先述した通り、まず送受信する原稿の保管方法が異なります。

従来は紙で作成した原稿をFAX専用機や複合機を使って送信し、受信したデータは紙にプリントアウトして保存していました。対するインターネットFAXでは、送受信したFAXデータはクラウド上に保存されており、インターネットにつながるパソコンがあれば、いつでも・どこからでもFAXの内容を確認できます。

また、FAXデータがクラウドサーバ上に保管されるので、紙を保管する手間・場所がなくなります。送受信したFAXを仕分けし、ファイリングし、棚へ移動させる。量が増えると数カ月分をまとめて倉庫へ移動させ、数年保管した後は破棄。このような作業が一切なくなります。

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インターネットFAXの利用料金

サービスの利用料金は提供する会社によって異なります。

ほどんどのサービス提供会社では、初期費用のほか、月額費用や送受信費用がかかります。導入時に必要になる初期費用はもちろん、長期的にみて月額費用や送受信費用が負担にならないかどうか、それぞれの金額を考慮に入れてサービスを選ぶことが大事です。

受信費用については無料にしているところが多いですが、毎月一定枚数までは無料というところもあります。送信費用は1枚ごとや1送信ごとの料金設定、一定数までは無料で超過分から料金が発生するものなどさまざまです。

また、利用するユーザ数によって課金するサービスもありますので、検討時には事前に社内の利用者数を確認するといいでしょう。

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXは、一般のFAX機から送信されたデータをクラウドサーバ上に保管します。そのまま手元のパソコンなどで閲覧および管理することも紙媒体に出力することもできます。

既存の電話回線を利用するクラウド型FAXサービスの場合、相手側との通信自体は電話回線で行われますが、サービス提供会社のサーバーでデータの変換処理が行われ、デジタル化されたデータを受け取れます。

また、受信したFAXに返信する場合は、そのままクラウドサービスから返信できるものも多いです。相手側にはサーバー上でFAX用の信号に変換されたデータが届くため、一般のFAX機を使用していても従来通り紙でデータを取り出すことが可能です。

インターネットFAXの利用方法（使い方）

インターネットFAXでは、WEB管理画面やメール、スマホアプリからFAXの送受信が可能です。

ただし、使えるブラウザ、アプリなどはサービスによって異なるため、事前に自社の活用シーンを考慮しながら確認するといいでしょう。

また、実際の操作方法もサービスによって大きく異なるため、事前にデモ画面やトライアルなどで操作感を確認するといいでしょう。

インターネットFAXを導入すべき会社とは？

インターネットFAXやクラウド型FAXサービスを導入することで、メリットを得られますが、特にどのような会社が導入するのにおすすめなのでしょうか？
ここでは3つのポイントを説明します。

社員の外出・出張が多い会社

スタッフが常に会社内で業務を行っている場合、従来通りFAX機を利用してもそれほど問題ないかもしれません。しかし、外回りが多い職種の人が多く在籍している会社や出張が多い会社などは、外部からでもFAXの送受信ができるインターネットFAXに向いています。

毎日大量のFAXの送受信がある会社

日々大量の受注FAXが届く会社では、届くFAXの仕分けをするだけでも大変な労力です。その後、各FAXに対して追記や返信、処理が終わったFAXをファイリングするのも手間がかかります。

業務を効率化するためにも、大量のFAXをやり取りする会社ではインターネットFAXの導入がおすすめです。

テレワークを導入している会社

従来のようにFAX専用機を使わなければならない場合、FAXの送受信時は会社にいなければなりません。テレワークを導入していても、FAXを送受信するためだけに出社するのでは非効率です。

インターネットFAXを導入すれば、会社以外の場所でもFAXを使った業務ができます。

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インターネットFAX導入のメリット

インターネットFAXを導入することで得られるメリットについて、あらためて7つのポイントを紹介します。

インターネット環境があれば場所を選ばずFAXの送受信が可能

FAXデータがクラウド上に保管されるため、インターネットにつながったパソコンなどのデジタル端末さえあれば会社にいなくてもFAXを処理できます。急ぎのFAXを外出先で確認したり、テレワークで自宅から送受信したりすることもできます。

送受信したFAXデータの管理がしやすい

送受信したFAXデータはクラウドサービス上に保管されるため、FAXのやり取りをデジタルデータで管理できます。取引先ごとなど、フォルダ分けして管理できることに加え、FAX番号や受信日時などで検索できるなど、検索性が高い点もメリットです。

個人の机やファイルなどからFAX紙を探すのに時間がかかる、という課題から開放されます。

ペーパーレス化によるコスト削減

受信したFAXを紙で出力する必要がないためインク代や用紙代が不要になります。

また、受発注に関わる書類の場合、企業によっては3年や5年などの保管期間を設けていると思います。その間の保管スペースや、場合によっては外部倉庫を借りていた場合、そのコストなども不要になります。

もちろん、見積もりを取って検討する必要はありますが、インターネットFAXの方が送受信紙に関わる費用にかかる費用が少なくなるケースが多く、コスト削減につながります。

部署内で共通管理ができる

受信したFAXはすべてクラウドサーバ上に保管されます。担当ごとにフォルダ分けして管理すれば、上司は各メンバーの処理状況を把握することが可能になります。

また急なメンバーの欠勤があった場合、個人の机の中を慌てて探さなくても、WEB管理画面でFAXデータを確認し、該当のFAXを他のメンバーが代わりに処理することもできます。

プリントアウトせずに送信できる

わざわざ紙にプリントアウトしてFAX専用機で送る必要がなくなり、パソコンなどで作成した原稿をそのまま送信することが可能です。紙やインクを使わなくて済むのはもちろん、プリントアウトするひと手間を省いて業務が効率化するメリットがあります。

FAX機までの移動が不要

オフィスではすぐに手が届く、自分の横にFAX機があるとは限りません。FAXを数多くやり取りする必要がある業務に従事している場合、自席とFAX機まで繰り返し移動するだけでも時間や手間がかかるでしょう。

インターネットFAXを導入すれば自席から送受信ができるため、移動の手間を省くことができます。

セキュリティ面でも安心

インターネットFAXを利用する際、SSL暗号化やサービスログインのIP制限やID・パスワード管理により、セキュリティを向上できます。ただし、セキュリティ対策はサービスによって異なるため、事前に自社のセキュリティレベルとあわせて確認しておくといいでしょう。

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インターネットFAX導入のデメリット

さまざまなメリットがあるインターネットFAXやクラウド型FAXサービスにも、デメリットは存在します。この段落ではデメリットについても詳しく紹介します。

インターネット環境がないと使うことができない

インターネットFAXは、インターネット環境が整っていなければ使うことができません。インターネット環境がない会社は少なくなりつつありますが、万が一環境がなければ、まずインターネット環境を整える必要があります。

外出先でもインターネットにアクセスできない場所では使えない点がデメリットのひとつです。

手書きのメモや書類はスキャンする必要がある

従来のFAXとは異なり、インターネットFAXでは手書きで作成した書類やメモ、帳票や申込書などを送るためにはスキャンが必要です。デジタルデータ以外のものをFAXでやり取りする機会が多い会社では、スキャンの手間がかかります。

通信コストが高くなる場合がある

料金体系はサービス提供会社によってさまざまですが、一定の受信枚数を超えると超過料金が発生するようなサービスでは、受信枚数によっては料金が負担になる可能性もあります。

市内など近距離への通信では一般のFAXで利用する電話回線のほうが安くなるケースもあり、エリアによって通信コストはかえって高くなる場合があることも確認が必要なポイントです。

自社に合うインターネットFAXの選び方

数多くのインターネットFAXサービスが提供されているため、自社の業務要件に合ったものを選ぶことが重要です。ここでは、サービスを比較検討する際に確認すべきポイントを解説します。

既存番号を引き継げるか確認する

サービスによってはこれまでのFAX番号から移行する必要があるものや、選べる市外局番が限られているものもあります。番号を変えることになれば、取引先や仕入先など日々FAXでやり取りしている相手先すべてに周知徹底しなければならず、手間がかかるのは避けられません。

ただし、サービスによっては番号を変更せずに済むインターネットFAXもありますので、サービス提供事業者に確認しましょう。

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送受信頻度に応じた料金プランを選択する

自社の毎月のFAX送受信枚数を正確に把握し、それに最適な料金プランを選ぶことがコスト削減の鍵となります。サービスによっては、毎月一定の枚数までは月額基本料金に含まれており、超過した分から従量課金となるものがあります。受信は完全に無料で送信のみに料金がかかるプランや、逆に送信が無料となるプランも存在します。特定の時期だけ送受信が集中するなど、季節によって利用量に変動がある場合は、柔軟にプランを変更できるかも確認します。初期費用や月額費用といった固定費だけでなく、実際の利用状況に合わせたトータルコストで比較検討することが重要です。

受信データの形式を確認する

インターネットFAXを導入する際、受信データの形式も確認しておくことが必要です。

多くのサービス提供会社ではPDFで受信する設定がありますが、サービスによっては形式・拡張子が独自のものの場合もあります。他サービスとの互換性も考慮し、確認しておくことが必要です。

セキュリティ対策やサポート体制を評価する

FAXでは顧客の個人情報や企業の機密情報を多く扱うため、十分なセキュリティ対策が施されているかの確認は欠かせません。インターネット上の通信経路が暗号化されているか、サーバー上のデータが安全に保護されているかを確認します。また、複数人でシステムを利用する場合は、誰がどのFAXデータにアクセスできるかを細かく設定できる権限管理機能があると安心です。万が一のシステムトラブルに備えて、電話やメールでのサポート窓口が充実しているかも重要な判断基準となります。

特に導入の初期段階は設定方法でつまずくことも多いため、手厚いサポート体制があるとスムーズに運用を開始できます。

今の業務フローが再現可能か確認する

今まで紙で管理していたものが、パソコンのWEBブラウザ上での管理になるので、業務フローの精査は必要です。届いたFAXの仕分け、処理、Wチェック、返信、保管、などの一連の業務がサービス上で再現できるのか、事前の検証が重要になります。

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まとめ

この記事で解説した、インターネットFAXの基礎知識や導入のポイントについて要点をまとめます。

• PCやスマートフォンを活用し、インターネット環境があれば場所を問わずFAXの送受信が可能
• クラウド上でのデータ管理により、ペーパーレス化によるコスト削減や社内での情報共有が容易
• 導入にあたっては、インターネット環境が必須となる点や手書き書類をスキャンする手間が発生する点に注意
• サービス選定時は、既存のFAX番号が引き継げるかや、現在の業務フローを再現できるかをしっかりと確認

自社の運用要件に合った最適なインターネットFAXサービスを比較検討し、受発注業務のデジタル化と効率化に向けてぜひ具体的な検討を進めてみてください。

受発注業務に特化したネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は専用のアダプタを設置するだけで工事の必要がなく、現在のFAX番号をそのまま使うことが可能です。FAXのシステム変更を考えているのなら、FAXの送受信や閲覧、編集をWEB上で行える「FNX e-受信FAXサービス」を検討してみてはいかがでしょうか。

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